浅谈医疗机构档案的信息化建设

摘要：随着计算机技术和网络系统的不断发展，信息化建设在医疗机构档案管理（本文主要就文书档案）中的地位日益提高；医疗机构档案的信息化管理可以提高工作效率、实现信息共享、节约成本，使医疗机构管理工作充分利用档案信息资源，为制定医疗机构工作质量评价、医疗、护理、教学、科研、论文撰写等提供了坚实的平台。在医疗机构文书档案的信息化建设中也存在着电子文件保密性受限制，系统运行的稳定性和安全性不可靠，医疗机构文档的多样性、复杂性、专业性，档案综合管理人员的素质难以达到专业化、信息化要求等实际问题。解决这些问题需要从规范统一标准入手，采取主动管理方式，提高档案管理人员素质，注重网络维护和安全设置及档案部门之间的广泛联系。

关键词：医疗机构 电子文件 档案信息化管理

一、医疗机构实行档案信息化建设的优点

一个典型的事务型办公自动化系统包括文字报表处理系统、公文处理系统、档案管理系统、会议管理系统、轻型印刷系统、行政事务管理系统、系统维护等几个主要模块。而文书档案管理系统做为其一部分，在医疗机构领导决策、医疗机构管理和业务处理等方面发挥着日益强大的功能：

1.检索快捷，提高了工作效率。现代网络系统提供了方便快捷的管理手段和检索工具，在文件归档、信息检索利用、档案立卷等方面极大地减轻了文书档案管理人员的劳动强度，增加了归档质量，提高了检索速度和准确度。在手工操作中存在的文档积存现象，立卷缺漏问题，可以得到即时修改。与传统纸质文件相比，电子文件具有信息与载体的相分离性，信息流包含着更广泛、更快速的逻辑关系在四通八达、紧密联结的网络载体上高速运行。

2.实现信息共享，提供高效服务。在原始的手工操作管理中，往往存在大量信息闲置在文件柜中，文件和信息查找费时费力。随着计算机网络技术的发展，档案的管理提升到文件级，管理更加体系化，文件的内容属性和目录属性可以合并存在，调阅文件保证了较高的查全率和查准率。

3.电子文档较纸质文件的优越性。随着大容量移动硬盘的开发，电子文件的无纸化储存成为现实，新的文件载体存取方便快捷，具有可复制性，传输速度快，传输距离不受限制。储存时间长，对温度、湿度、氧化等外部条件要求相对降低，易于保存。与传统的纸质文件存档相比，储藏占地也极大压缩。

4.成本节约。医疗机构文书档案担负着各级领导公文分类、转递、归档以及医疗机构重大事件、重要活动原始资料记载收集等工作，是医疗机构管理历程的见证和有效凭据。传统的纸质文件的传阅方式、手工操作费工费时，储藏、保养均要占用较多建筑、电力和人力；远程传输、传阅成本较高，且在传阅过程中易将公文损坏或遗失；还要相应地建设大规模的档案馆并配备恒温恒湿设备以及防护措施。网络电子收发文、微机建档立卷则大大提高了办公效率，由传统的纸质文件的“串行”传阅变为以网络为基础的“并行”甚至是“放射状”模式，节约了时间，减少了人力、纸张等成本支出，极大地方便各部门之间公文的传送与信息共享，医疗机构各部门的联系更加简便快捷，高效低耗。

二、目前医疗机构档案信息化建设面临的问题

1.电子文件保密性能弱化。在形式上，电子文件对储存软件有较大依赖性，在不同载体相应有不固定的的形式；在内容上，反复复制、粘贴、存盘的过程中很容易造成误操作，而且人为修改电子文件不但简便，而且修改过程没有任何记录。在技术上，为每一份电子文件加盖公章或签发领导的亲自签名也难以操作，判断电子文档是否原件也就无法完成。在网络中传输的电子文件也会受到计算机病毒、黑客入侵等干扰，保密性无法达到纸质文档的水平。

2.医疗机构网络平台的维护不足。医疗机构档案具有较大复杂性，目前的网络平台在兼容性上难免顾此失彼。加之缺乏高水平的网络管理员，或者档案管理者的水平还不能适应日新月异的计算机网络发展水平。在微机终端、网络传输、服务器存储等过程中，计算机黑客的入侵、网络病毒、网络事故都对档案信息安全构成严重的威胁。

3.电子公文、电子签名等法律问题。公文电子签名、电子签章、电子指纹认证等在技术上已经日趋发展成熟，但其法律效力的规范化、标准化还远远没有达成共识。导致目前电子公文权威性、公信度受到影响，尤其是在将其作为法律、法规、政策依据提供使用时效力更难以认定。在医疗机构管理的实际工作中，虽然文件的网络传输、归档、立卷逐渐成为现实，但仍无法摆脱对纸质文件的依赖。

三、医疗机构文书档案信息化建设的问题解决方案

1.规范体制，统一标准。标准是信息共享的前提，它关系到档案工作能否良性、持续地发展。没有标准的档案管理系统是难以与其它管理信息系统相衔接并共享信息。因此，要做好医疗机构档案的信息化管理工作，首先必须规范文档管理体制；电子文件的管理由档案部门负责，电子文件形成部门要提供协助和支持。目前我院档案如文书档案、人事档案、财务档案、设备档案、科技档案等前期管理属于不同的管理部门，档案室对文件的前期控制往往难以开展。我院传统的档案接收方式是逐年接收，很多合同、协议在形成文件的部门分散保管时往往容易遗忘丢失。而在办公自动化的文档管理系统，电子文件向档案部门移交以逻辑归档形式，在网络上实时进行，有效地保证了电子文件的及时归档。其次要制定业务流程标准。建立健全电子档案管理制度，明确文件处理、归档管理流程和著录要求，统一电子文件格式，确保电子文件的有效性和完整性。三是统一技术操作标准。在进行系统设计时，应使用兼容性强、应用性能好的软件系统，并对相关技术参数、技术标准进行规范。

3.提高医疗机构档案人员的综合素质，培养适合信息时代发展的复合型人才。档案管理人员应熟悉本机关地位、职能、联系范围、部门设置和工作分工，了解各部门业务活动和有关业务知识，真正做到根据实际工作发挥档案服务效能。

综上所述，医疗机构档案是医疗机构历史全貌的真实记录，医疗机构档案管理与医疗机构的基础管理密不可分。充分利用档案信息资源，将为制定医疗机构工作质量评价、医疗、护理、教学、科研、论文撰写等打下坚实基础，并配合重点专科、学科带头人选拔、科研课题确立等工作顺利完成。作为档案信息人员，应提高业务素质，拓宽知识面、优化知识结构，既要具备档案管理基础知识，熟练地掌握档案工作的基本原则和方法，又要熟练掌握计算机软硬件技术、数字通信技术等，变过去被动接收档案为主动干预和控制医疗机构内部信息的形成和传递，使公文与档案互相渗透、融合，最终趋于统一，直接为医疗机构的医教研工作服务。

参考文献：

[2]陈兆，和宝荣， 《档案管理学基础》， 中国人民大学出版社，1996年第二版

[3]电子文献：百度文库，《电子文件归档与电子档案管理办法》.