交通事业单位改制转企后电子档案管理的初探

【摘 要】 虽然档案管理活动内容系统完整，但是各个行业或同一行业的不同单位对档案的管理却明显不同，本文试着就交通行业档案管理与企业档案管理活动的不同点出发，探讨交通事业单位改制成企业后，它的档案管理活动该如何进行，这个话题在当前社会具有借鉴意义。

【关键词】 交通事业单位 改制 企业 档案管理

改革开放三十多年来，我国的经济和社会生活发生了翻天覆地的变化。正如马斯诺的需要层次理论所提到的，衣食住行是人们生活的必需，是第一层次的需要即生理需要。交通事业在近些年蒸蒸日上，对百姓的生活带来了许多方便。社会主义经济经济体制的建立，也对各行各业的管理活动进行了大改革，许多国有企业和股份制企业纷纷进行改制，以适应经济社会发展的需要。毫不例外，部分交通事业单位也在积极地转型，加入全面竞争的行列。但是这里有一个问题，交通事业档案改制以后所形成的档案性质不一样了，那么对这些档案的管理应当如何进行呢？下面我们就来试着分析一下。

1 交通事业单位档案管理现状

交通事业单位档案是交通档案的一部分，不包括交通行政系统或个人的档案，而是交通事业单位在交通活动中直接形成的对经济和社会有价值的历史记录，是交通行业发展的重要信息资源。当今时代，交通事业在科学发展观的指导下，进入了全面持续快速发展的新时期。交通事业单位具有明确的内容和鲜明的特点。

1.1 交通事业单位档案管理内容

交通事业档案主要包括各业务方面档案和行政文书档案，而业务档案包括各个部门活动所形成的档案如行政执法档案、公路航道建设（改善）档案、运输管理档案等，业务档案在交通档案中占较大的比重。

交通事业单位一般有公路、运管、航道、海事等部门， 其业务各自独立，所以主管部门档案人员要经常深入基层进行业务指导，每月组织档案业务学习， 对归档立卷的标准要求严格，定期收集与整理业务档案。

档案管理活动包括收集工作、整理工作、鉴定工作、保管工作、编研工作和利用工作等各个环节。2007年以来，交通部和省各级档案行政主管部门陆续下达了如何进一步加强建设项目档案管理以及贯彻重大建设项目档案验收办法等管理性文件。在具体工作中，各档案机构把好工程前期所形成文件材料的质量关，开展经常性的自查活动，对自查中发现的问题及时整改，以保证项目档案的准确、完整，保证档案工作与工程建设同计划、同施工、同验收。[1]

根据2005年《交通档案管理办法》规定，各单位形成的档案应由各单位档案部门实行集中统一管理并由档案部门对本单位的归档工作进行指导。

由于交通事业单位发展比较成熟，一般都会专门设立档案管理部门，或录用专职档案工作人员。档案室对本单位各部门或各环节的归档工作进行指导。档案室会同本单位有关业务部门对已超过保管期限的档案进行鉴定。总之，档案室有自己的一套管理方案，能够保证档案活动的顺利开展。

档案馆的档案主要包括机关、企事业单位档案和部分个人档案或家族档案。各类档案馆所收藏档案的内容各不相同。各交通事业单位在完成了文书处理程序，把有保存价值和经过有序整理的档案向各事业单位档案室移交，再由档案室定期向档案馆移交。

2 企业档案管理特点

企业档案是企业生存与发展的记忆库，借助企业档案，我们能够了解企业的过去，现在和预测其未来。企业档案主要包括企业在研发、生产、经营和管理等一系列活动中形成的资料文件。企业档案由企业自身单独保管，但是受到各地市档案馆的监督和指导，各破产企业的档案在一般情况下交由档案馆来保藏。[2]

3 交通事业单位转制改企后的档案管理应注意几个问题

事业单位改革是手段，最根本目的是要发展由这些事业单位所提供的各种公益服务，使其成为中国经济社会发展的新动力。在事业单位改制后，根据事业档案和企业档案管理的不同特点，我们发现，对其所形成档案的管理活动要进行重新思考。

3.1 在会计档案管理方面

如今，交通事业单位体制改革正在如火如荼进行，在会计档案管理方面企事业单位的管理方式不同，主要体现在两个方面，一是，企业对应收帐款质量的控制是提取坏帐准备，而交通工程事业单位的应收帐款虽越来越多，但在这方面没有做出任何规定，因此，交通事业单位应该参考企业的做法对应收帐款提取坏帐准备，并对坏帐准备的提取方法和提取比例做出明确的规定；二是，交通事业单位固定资产不计提折旧，固定资产的损耗不在成本核算中体现出来，而企业是通过计提折旧的方法计入成本。这些方面的不同要求事业单位能够进行认真地反省和借鉴。

3.2 在人事档案管理方面

在交通事业单位中，人员的变动比较小，整个组织结构模式相对比较稳定，而竞争因素在企业体现地越明显，导致人事档案在企业中相对比较复杂，需要档案管理者足够重视此方面的内容。人事档案的管理依据也需要从《干部档案工作条例》、《干部档案整理工作细则》、《交通管理处干部档案管理制度》等规定转变成企业人事档案管理规定，由干部向普通人转变。

3.3 移交单位的变化方面

一般来说，交通事业单位档案向档案馆移交，除此之后，没有其他的地方。但是事业单位改制成企业后，可以适用企业档案管理的办法，由档案寄存中心进行寄存管理，引入市场化因素。寄存管理服务项目是为企业档案提供档案寄存的一种有偿服务，为配备档案保管条件代价太大，或者不具备保管条件的企业提供了档案保管归宿。

4 结语

总之，交通事业单位的改制势在必行，基于档案管理方式的不同，对交通事业单位转企业后应注意的某些方面需要更加重视，比如在会计档案、人事档案和服务理念上，在工作重心和移交单位的变化上，是档案管理一个方面，不容小觑。企业档案工作当然也需要转换其管理方式，以期能够为交通事业单位的发展提供更好的服务。由于我国是实行集中制的国家，在档案管理方面，一致遵行在组织的集中统一领导下，分散地管理档案。在集中统一原则下，取其事业单位和企业档案管理的精华，共同为交通行业的档案管理工作谋福利。

参考文献：