新闻传媒编外流动人员人事档案管理思考

摘要：为顺应时代变革，响应国家提出的深化人才发展体制机制改革实施意见，转型期的传媒业必须突破人事制度双轨制的掣肘，健全编外流动人员的人事档案管理和服务，畅通人才流动渠道、搞活用人机制，以期寻求媒介人力资源管理的创新突破。

关键词：流动人员；人事档案；流动和配置

伴随时代的变革，国家提出了深化人才发展体制机制的改革意见，倡导健全人才流动机制，打破户籍、地域、身份、学历以及人事关系等制约，促进人才资源合理流动、有效配置。由于历史原因，新闻传媒单位内部长期运行的是“编内”和“编外”双轨制人事制度。在由事业向企业转型的改革趋势下，传媒业消除双轨制管理对人才流动造成的掣肘十分迫切和重要。再加上事业单位编外流动人员人事档案管理政策的真空和历史遗留等问题，传媒业编外流动人员的人事档案管理水平远落后于市场配置和人才流动的需要，新闻传媒单位的流动人员档案亟待加强管理。

一、事业转型期，新闻传媒流动人员的人事档案管理现状

1.人事制度双轨制，导致人事档案易被忽视。我国传媒业既肩负着舆论宣传政治使命，实现社会公共利益，向社会大众提供公共服务或产品，又在市场中靠生产新闻产品服务满足市场需求和广大消费者需要，赢得市场经济效益，实现自主经营、自负盈亏。改革开放以来，受制于编制管理，传媒业长期大量使用编外人员解决用工缺口，由此衍生“事业单位，企业化管理”模式。虽然国家人事部早在2002年就颁布了《关于在事业单位试用人员聘用制度的意见》，但是这种全员聘用制在传媒业并没有真正落实。在不享受国家拨款和资金扶持的编外人员规模不断扩大甚至超过编内人员的现实下，编内和编外人员身份意识和薪酬待遇等差异依然较大，甚至有传媒单位为低成本用人方便，忽视聘用合同和社保缴纳，或者采取派遣租赁等用工形式把人推到中介机构管理。在这种管理环境下，编外流动人员人事档案自然不被重视，档案管理无序混乱、利用效率低，同时制约传媒人才在市场上的自由顺畅流动。新形势下，当媒体由事业型转变为企业型法人后，人才流动的异常突出将更加暴露当前传媒业编外人员人事档案管理的落后。2.外部政策真空，导致人事档案管理先天不足。2014年，国务院颁布了《事业单位人事管理条例》，促进事业单位人事制度改革取得了较大进展。但规定中“事业单位工作人员”概念依然没有对事业单位编外人员的范围明确界定。从1991年的《干部档案工作条例》到2009年的《干部人事档案材料收集归档规定》，国家对编内人员的人事档案管理政策制定逐步完善，档案管理实施的各项环节清晰完整。但是针对编外人员的人事档案管理专项规定是真空的。从流动人员管理角度，可供参照文件有国家颁发的《流动人员人事档案管理暂行规定》《中共中央组织部、人力资源社会保障部等五部门关于进一步加强流动人员人事档案管理服务工作的通知》（人社部发〔2014〕90号）和国家人社部办公厅下发的《关于简化优化流动人员人事档案管理服务的通知》（人社厅发〔2016〕75号）等文件。上述规定明确了流动人员人事档案的范围，即非公有制企业和社会组织聘用人员的档案，辞职辞退、取消录(聘)用或被开除的机关事业单位工作人员档案；与企事业单位解除或终止劳动(聘用)关系人员的档案、和未就业、自费出国留学、因私出国(境）、自由职业、灵活就业以及其他实行社会管理人员的档案等。可以看出，对于事业单位的在职编外人员人事档案是否属于流动人员人事档案范畴界定依然不明确。因此，缺乏外部政策的专项扶持，使传媒业想要完全依托社会代理服务机构做好编外人员的人事档案管理工作，畅通传媒人才档案流动，也存在很多难以解决的问题。

二、如何做好传媒业流动人员人事档案管理

长期以来，传媒业是党和政府宣传喉舌，具有政治性、内部管理偏行政化，单位内部欠缺企业化市场管理的经验是不争的事实，因此新闻传媒单位很难自主地管好编外人员的人事档案，而完全依靠外部人才市场的管理，政策和资金扶持也不到位，困难重重。为了打破这种制约，为人才流动打好坚实基础，笔者建议从以下几个方面予以探索如何完善新闻传媒单位的人事档案管理和服务。1.单位平等重视档案管理，强化员工个人档案意识。新闻传媒单位必须认清，新形势下，不管是事业或企业单位，对员工人事档案的利用范围和使用深度是在不断扩大和加强的，人事档案在各种信息认定和采集、社保办理和离退休手续等方面发挥着不可替代的作用，近些年，各种改革工作对个人人事档案利用的时效性、完整性和真实性要求越来越高。编外流动人员虽然具备很强的人才流动性，但不是“临时工”。这些流动人员恰恰是新闻传媒单位需要着力进行开发的人力资源存量，是单位必须留住和使用的传媒人才。在编外流动人员与编内人员共同承担关键职责的现实下，新闻传媒单位要重视弥补内部管理的薄弱环节，对流动人员人事档案工作给予足够的重视，对档案办理难度做好充分思想准备。新闻传媒单位也要具备高度责任感，及时督促编外流动人员重视个人档案的保管，增强他们的档案意识，为他们做好服务工作，体现出单位对个人的尊重和负责。编外流动人员自身的档案意识的确比较薄弱，很多人主观上不重视档案管理，弃档、死档现象时有发生，导致个人在晋升考察、职称评聘、养老退休等手续办理时，缺乏关键材料支撑，从而后悔莫及，利益受损，与单位产生劳动纠纷与争议。单位和个人双方必须知道，人事档案的完整齐全地托管是需要较长的办理时间，期间会经历多个部门和环节，必须留有足够的时间进行办理。但是，如果双方档案意识都比较强，那么这项工作就会在双方督促之中按时完成，及时发挥作用。2.积极与人才交流服务机构建立合作关系。国家和各地的人社部门所属的人力资源管理市场和人才交流服务机构等部门，是新闻传媒人才日常流动的主要渠道。按照政策规定，人才交流服务机构通过借助行政职能，配合企事业单位的用人制度改革，为企业和人才个人搭建了社会化管理的服务平台，为双方提供配套的人事保障服务。各级人才交流服务机构对于流动人员的人事档案转递和保管都有详细的工作流程和操作标准，具体包括档案接收、档案转出、档案必备材料、非必备材料以及档案建立、遗失与补办等方面，同时对流动人员人事档案的跨地区流动、信息化管理和安全管理等提出了明确要求，严肃流动人员人事档案纪律。新闻传媒单位应积极与社会各级公共服务专业机构，特别是各级人才交流服务机构建立良好的合作关系，在自身管理的硬件和软件水平具备管理资格之前，克服局限，努力为编外流动人员的人事档案找到一个可靠、专业、稳定的档案托管机构。充分利用他们的专业管理水平和服务质量，配合做好编外流动人员的档案服务和管理工作。同时，也为日后新闻传媒人才在各种渠道间自由合理地流动，做好渠道对接工作，以实现新闻传媒人才资源配置市场化，畅通人才流动渠道。3.健全档案管理制度、配备专业人员、实现档案信息共享。新闻传媒单位要为编外人员建立配套的人事档案管理制度，从编外人员应聘入职环节起，规范档案操作程序、时间和负责人等细则，要求责任相关部门和人员认真执行，对于关键重要岗位和职务晋升岗位编外流动人员的人事档案管理细则必须向编内人员的管理看齐，最好由单位妥善保管。由此实现编外流动人员档案管理工作的制度化和规范化。档案工作人员是档案管理和服务工作的主体，所有档案收集和管理工作都要靠档案管理人员来完成，这是一项专业技能很强的工作，需要稳定的专业档案人才支撑去完成。由于新闻传媒编外流动人员来源广泛，其原来从事的职业和领域多样，要保证档案材料的齐全完整难度较大。对于档案工作人员而言，必须本着对单位和个人负责的态度，积极查遗补漏，定期、动态、协调催收和存档各种材料。同时，利用新闻传媒单位的各种信息化管理平台和技术手段，做好内外信息的核实完善和共享保存工作，以确保编外流动人员档案的完整、提供信息的真实性和准确性，使新闻传媒人才的人事档案发挥更大的价值和作用。

三、结语

在我国新闻传媒单位特有的用人机制和管理环境下，编外流动人员无疑最为关心自身群体的身份定位和权益保障等问题，解决这些问题的关键，除了要打破单位内部人事制度壁垒的制约，流动人员人事档案的管理工作也是一项基础性技术性工作，不容忽视。人事档案不仅是新闻传媒单位选才用才的重要材料依据，也是新闻传媒流动人员个人传媒经历的重要证明，对个人的新闻职业生涯规划起到了非常重要的作用。新闻传媒单位做好编外流动人员的人事档案管理和服务工作，不仅能弥补制度不足、打破双轨制制约，也有利于新闻媒体人在时代变革期的转型规划，和单位加强传媒人才发掘与培养、稳定人才队伍，以及促进传媒人才在市场上合理有效流动与配置。

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