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对外签订合同的管理制度

上传者:权进国
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上传时间:2016-12-08
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对外签订合同的管理制度

合同管理制度


第一章 总则

为加强合同管理,避免失误,提高经济效益,根据《中华人民共和国合同法》及其他有关法规的规定,结合公司的实际情况,制订本制度。

1、公司对外签订的各类合同一律适用本制度。

2、本规定提出了合同管理的操作流程和管理要求,旨在确保合同的起草、签订、履行及终止能规范有序地进行,防范与控制合同风险,有效维护我公司的合法权益。

3、该制度是公司内部制度,若发生与研究所纲领性文件冲突,以研究所文件为准。该制度必须执行“三重一大”及《分权分则规范(试行)》相关要求,若有违背以“三重一大”及《分权分则规范(试行)》的要求为准。


第二章 职责与权限

相关部门及其相关岗位对于合同管理的职责和权限见表1。

表1 职责与权限

部门/岗位

职责与权限

综合部

 

 

 

 

综合部

 

a) 负责建立、健全并落实合同管理制度;

b) 负责对合同的合法性和合规性进行审查,提供审查意见,对符合手续的合同加盖合同章。

c) 负责合同的档案管理(统一编号);

d) 参与重大合同的评审,监督,抽查合同的执行情况。

e) 发生纠纷时,协助有关部门收集证据材料,确定纠纷解决方案。

f) 负责合同的归档和存档。

合同主办部门

a) 负责合同谈判、起草、签订以及所签订合同的全过程跟踪管理。b) 对承办合同发起审查、会签。

c) 组织、监督合同履行。

d) 明确与合同有关的关联部门。

e) 确定承办人。

f) 对承办进行专门的立项管理,并移交综合部归档。

g)制定和落实合同保密措施。

其他部门

负责对涉及其部门的条款进行审查。

 

第三章 合同管理原则

1、凡以我公司名义对外签订的合同均应当采用书面形式。

2、对外签订合同,应按照《分权分责规范(试行)》的有关规定行使签订合同的权力;超过权限的,须办理授权委托书。

3、严禁拆分合同,不得对同一标的拆分成两个或多个标的并签订两个或多个合同,同一标的只能签订一个合同。

4、严禁签订阴阳合同。阴阳合同是指相同主体就同一个标的签订两份有不同条款的合同,其中一份公示,另一份不予公示,以规避法律法规或带有其他意图。

5、严禁签订空白合同。空白合同是指合同的主要条款如标的、价款、数量、履行期限等空缺,而要求先予签字盖章的合同。

 

第四章 指定承办人

每一宗合同需由法定代表人或合同主办部门确定我公司的承办人。承办人应符合如下要求:

1)承办人可以是业务人员或职能人员,但不得是临时工作人员或试用期人员;

2)承办人应依法律法规及本规定要求开展合同相关的工作;

3)承办人应自合同谈判起至合同履行完毕全过程负责,期间出现的任何与合同有关的问题应及时与有关部门及负责法务的部门协商。

 

第五章 合同审查

一、合同相对方的主体资格和资信审查

在合同签订前,由合同主办部门负责对合同相对方的主体资格和资信进行如下审查:

1)主体适格,经过合法登记,年检合格,其登记证明核载的内容与实际相符;若合同相对方为自然人,则须为持有合法身份证明并具有完全民事行为能力的成年人。

2)合同标的应与经营范围相符,涉及专营限制许可的,应要求对方出示相应的生产许可证、经营许可证或者资质证明。

3)由代理人代签合同的,应出具真实、有效的法定代表人身份证明书、授权委托书、代理人身份证明;境外代理人还应出具所在国(地)的我国使领馆或法律指定机构对上述文件所作的公证书。

4)具有相应的履约能力,即具有支付能力、生产能力或运输能力等。必要时应要求其出具资产负债表、资金证明或会计(审计)事务所出具的资信证明、验资报告等相关文件。

5)有担保的合同,要审查担保人的担保能力、担保资格、授权委托书。

6)具有履约信用:过去三年重合同、守信用,无违约事实,现时未涉及重大经济纠纷或重大经济案件。

7)属于公司重要决策范围的合同,须严格审查对方的主体资格和资信;其他合同,主要审查1、2、3三项。对于与经常合作的相对方签订非重要决策范围的合同时,每年应至少审查一次1、2 3项。

二、合同内容审查

1、所有合同须经过法律审查并编号后方可签订。

2、合同审查的内容包括:

1)适格性:各方当事人主体适格,具备缔约资格和能力;

2)合法性:内容合法,无悖于法律、法规、政策及计划、无规避法律行为,无显失公平内容;

3)可行性:包括各方当事人双方特别是对方是否具备履行合同的能力、条件。预计取得的经济效益和可能承担的风险。合同非正常履行时可能受到的经济损失。

4)真实性:合同标的真实,合同各方意思表示真实,审查对方资信情况、履约能力、生产经营和偿付能力,以防止合同欺诈或虚假合同出现;

5)严密性:条款齐备、完整、文字清楚准确,设定的权利、义务具体、确切;相应手续完备,相关附件完备,附加条件适当、合法;

6)程序性:审查所涉及部门审批的环节是否齐全,有无遗漏等;

7)合同项目是否列入年度预算计划(未列入的合同项目,是否已按《分权分责规范(试行)》进行审批)。

8)合同形式:合同文本文字无误,正副本及附件份数完备;

9)综合部认为需审核的其他内容。

 

第六章 合同拟定

1、经双方谈判后,达成初步合作意向,应争取由我公司出具合同初稿:

我公司作为买方、发包人或定作人等需履行付款义务的合同,初稿须由我公司起草;合同主办部门负责合同起草的具体工作。

2、合同应包括如下内容:

1)合同各方的法定名称、地址、邮政编码、电话、法定代表人姓名、职务、代理人姓名、职务、联系方式;合同各方的名称或姓名一定要写全称,并与营业执照或身份证或其他登记证明保持完全一致;

2)签约的目的和依据,标的,数量和质量,包括验收标准和方式;

(3)价格及酬金,包括支付方式,履行的地点、期限和方式;

(4)争议解决方式及违约责任,变更或解除条件、不可抗力因素责任、 合同保密责任;

(5)基建、采购、租赁、外协等合同根据国家、地方或上级的有关廉政要求适当增加廉政条款,必要时附签廉政合同;

(6)根据法律或合同性质应具备的条款或合同各方共同认为应明确的条款;

(7)正副本份数、存放地点,(生效时间和条件、约定的联系方式)附件名称,签约的地点、日期;

(8)合同各方的开户银行及账号,公章或合同专用章,法定代表人或代理人签章。

3、对于常用的合同,包括销售合同、采购合同、技术开发合同、租赁合同,法务部门应尽量制定合同范本。合同主办部门须按照合同范本拟制合同。

 

第七章  合同签订

1、合同各方的法定代表人授权委托代理人签订合同时,应签署授权委托书;授权委托书应明确委托权限和期限。合同对方代理人无法定代表人签署的授权委托书或委托权限、期限不明确的,公司不予签订合同。

2、完成审批流程的合同由综合部加盖合同章。合同须符合以下所有条件方可盖章:

1)合同按要求进行了编号;

编号规则:合同号由单位代号、部门代号、年份、合同类别代号、合同序号组成。单位代码为HY;部门代号为前面两个字首字母大写,例如综合部代号为ZH、市场部代号为SC(生产部代号为SHC);合同类别代号前面两个字首字母大写,例如采购代号为CG、外协代号为WX;合同序号由三位数字构成,从001开始到999。

合同编号事例:HY-ZH2014CG001。

2)无拆分合同或阴阳合同的现象;

3)审批手续符合《分权分责规范》和《质量体系程序文件》的相关规定。

 

第八章  合同履行管理

1、合同主办部门须严格按照合同约定履行,力求做到我公司不违约。

2、合同主办部门须督促对方履行合同义务。发现对方有违约行为时,要密切关注,及时做出反应,收集对方违约的证据,为以后处理合同纠纷作准备。

3、合同主办部门在合同履行过程中所做的工作,均需完整记录并保留有效凭证。支付合同款项的,应通过银行转账支付,并在转账凭证上注明款项用途及对应的合同编号等;交付货物的,应索取有效的收货凭证等。

4、合同主办部门应及时催告对方按约定履行义务。发现对方的交付不符合约定的,应及时向对方提出书面异议。对方延期付款或有可能不履行或不能履行付款义务的,首先应以对帐等方式取得对方对债务的确认书,然后以法律许可的方式积极予以催收并保留催收的证据。

5、合同履行过程中,综合部应监督、检查合同条款的具体履行情况。检查内容主要包括:合同各方是否按约定进度全面履行合同,是否存在数量、交货期限、付款等方面有变更的情况,是否存在违约情况等。

6、合同履行完毕后,对所余留问题,应指定专人负责解决,并规定解决期限。各相关部门的项目管理员须对本部门的合同履行情况进行登记和汇总,具体在《周动态跟踪表》里面体现。

 

第九章 合同变更和解除

1、变更或解除合同,须由合同主办部门主办。

2、变更或解除合同应采用书面形式

3、合同履行过程中,合同各方需变更、补充或解除合同的,应按合同签订程序办理手续。

4、合同的变更或补充经审查通过后,原合同签字人员应在变更或补充的合同上签字并办理用印手续,原则上签字人员前后不得更换,确需变更的需在变更或补充的条款中有所说明。

4、因变更、解除合同而使当事人的利益遭受损失的,除法律允许免责任的以外,均应承担相应的责任,并在变更、解除合同的协议书中明确规定。

5、合同变更或补充时,相关部门应申请合同审查,相关人员应就合同需要变更或补充的条款提供意见。

6、变更、解除合同的协议在未达成或未批准之前,原合同仍有效,仍应履行。但特殊情况经双方一致同意的例外。

 

第十章 合同纠纷解决办法

1、 合同各方在合同履行过程中发生纠纷时,应首先按实事求是的原则,平等协商解决。

2、在一定期限(一般为一个月)内无法就纠纷的处理达成一致意见或对方无意协商解决的,承办人员应及时书面报告部门领导、法务人员,相关人员均应提出处理意见,并报公司领导批准处理方案。

3、涉及合同纠纷已提起诉讼或仲裁的,合同主办部门应及时将合同的签订、履行、纠纷的成因以及处理情况整理成书面材料连同所有有关证据,报公司法务人员,由法务人员提出相应应对措施并报公司领导批准执行。

 

第十一章 合同信息管理

1、合同采取分级归口管理的原则。根据合同的不同的内容,由不同的部门管理。如采购类合同由负责采购的相关部门进行管理。    

2、合同的各归口管理部门须在各自管理权限内建立合同档案,对本部门组织签订和履行的合同作详细的记录,并妥善保管合同文本。合同履行完毕后,须积极转交综合部进行归档。归档频率为每月一次,遇特殊情况可与档案管理人员具体商议。合同档案内容包括:

1)合同文本及份数、各文本存置记录;

2)合同台帐;

3)合同附件、审查意见书及其他有关文件;

4)纠纷或争议的处理情况记载及有关材料。

3、各归口管理部门对其主办的合同要建立起保

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