秘书参谋的时机与场合的选择

15 《秘书之友》2 007年 第1 0期 工作研究 秘书的参谋辅佐是一种以才智输出为主要特 征的高层次脑力劳动。如果才智与谋略是参谋成 功的基础的话，那么对时机与场合的把握则是参 谋成功的必要条件。一个好的参谋点子是早点讲 还是迟点讲，是在领导胸有成竹时讲还是在领导 举棋不定时讲，这些都是大有讲究的。有些好的 意见和建议如果讲早了，领导思想上毫无准备， 未必会引起他的注意；如果讲晚了，领导早已心 中有数，难免失去参谋的作用。如果时机和场合 适宜，好点子会立即被派上用场；如果选择的时 机与场合不宜，就可能碰一鼻子灰。可见，时机 与场合是秘书参谋成功的两个重要因素。 时机的出现有 很 大 的 偶 然 性，因而很难把 握。但是，偶然往往寓于必然之中，只要认真揣 摩和捕捉，任何机会的出现都是有规律可循的。 我认为，通常情况下领导者使用信息的高峰期或 者指导工作的 关 键 时 刻 便 是秘书参谋的极好时 机。 一是形势发生转折时。客观形势总是不断变 化的。每当形势发生新的变化和转折时，领导者 既定的目标和任务就可能随之调整或变动。当面 对新的转折时，领导的思想往往会有一个短暂的 调适过程。他们或者心中无数， 徨观望；或者 思路不清，若 明 若 暗 ；或 者 把握不准，举棋不 定。此时，领导者最需要听到有真知灼见的好点 子，最需要听到能够帮他平稳过渡、从容应对的 好建议，这正 是 秘 书 人 员 出谋献策、展示“应 变”才能的好时机。 二是进行决策试验时。一些重要的决策在领 导“拍板”之后往往要进行试验求证。正如毛泽 东同志在《人的正确思想是从哪里来的？》一文 一、 把握参谋时机 彷 杨春雨 秘书参谋的时机与场合的选择 中所说：“ 这时候的精神、思想是否正确地 反映了客观外界的规律，还是没有证明的，还不 能确定是否正确，然后又有认识过程的第二个阶 段，即由精 神到物质的阶段，由思想到存在的阶 段，这就是把第一阶段得到的认识放到社会实践 中去，看这些理论、政策、计划、办法等是否得 到预期的成功。”显然，决策作出之后领导者最 需了解和掌握的，就是自己作出的决策在试验求 证中的效果究竟如何，有什么异常情况和问题。 秘书人员如果能够通过跟踪调查和信息反馈，将 试验求证中得出的评价意见以及对决策的调整意 见或补充意见等适时地提供给领导，就能够参到 点子上、谋在关键处。 三是政策措施落实时。一项政策措施能否不SECRETARY`S COMPANION 16 《秘书之友》2 007 年第1 0期 M 折不扣地贯彻落实，

往往是领导者关注的重点。 一方面，事物总是在不断地发展变化，再好的政 策措施在落实中也难免会出现一些新的情况和问 题；另一方面，由于人们对政策条文理解的差异 和各地实际情况的不同，政策措施在落实中难免 出现某些偏差或者这个政策与那个政策“撞车” 的现象，有时还会在某些区域、领域出现落实的 “空白点”。这就需要领 导 者 及 时 地 研究新情 况、解决新矛盾、采取新对策，做好堵塞漏洞、 完善政策的工作。这个时候，也正是秘书跟踪调 研、反馈信息、参谋辅佐的“节骨眼”。 四是情况出现变化时。任何工作都不可能是 一帆风顺的。领导在工作中也会遇到一些意想不 到的变化：或者发生某些偶然事件，将原先正常 的工作部署打乱；或者发生自然灾害和安全事故 等，导致必须调整生产经营计划；或者遇到不可 预测的外部因素的干扰，需要采取应急措施等。 在这些情况下，领导者亟需有人帮助出主意、想 办法。如果秘书能及时拿出一些应急的好点子， 那就会正当其时、倍受欢迎。 五是出现某种征兆时。事物发生重要变化之 前往往会显现某种征兆，或者露出一些带有倾向 性的苗头。如果对此发现得早、处理得早，就能 把事件或问题解决 在 萌 芽 状 态 ，减少损失和危 害，取得领导工作的主动权；如果发现得晚，或 者视而不见任其发展，就可能使小事酿成大事、 易事变成难事，甚至出现无法控制的局面，造成 工作被动。秘书人员如能注意捕捉超前性信息， 敏锐地发现某些事件的苗头、前兆，并能提出一 些具有针对性的预防性对策意见和建议供领导参 考，就能取得很好的参谋效果。 参谋场合包括参谋的时间、地点、对象以及 与这些因素相关的自然环境、地点环境、现场气 氛等。场合对于秘书的参谋活动影响很大。同样 一条内容正确的意见和建议，在适宜的场合提效 果 就好，在不适宜的场合讲效果就不好。因此， 秘书人员必须讲究参谋场合的适宜性。 一是参谋地点要适宜。地点是秘书进言时所 处的特定空间，也是构成参谋场合的一个最主要 的因素。提意见、建议的地点，对秘书和领导的 心理和情绪都有一定影响。比如，秘书人员向领 二、讲究参谋场合 导提一些重要的意见和建议，话题比较严肃，最 佳的参谋地点就应是办公室。因为在办公室这个 特定空间里，领导和秘书的心思 都 集 中 在 工作 上，会在严肃认真的气氛中交流，其效果往往比 较好。如果下班后到领导家里去谈工作上的事， 场合就不适宜。因为领导家里是领导和家人休息 居住的地方，在家里

，领导的心思很难集中在工 作上，况且有领导家属在场谈工作也不方便。 二是环境气氛要适宜。秘书对领导提参谋建 议不可能像领导班子成员或专家学者在评估论证 会上那样直陈己见。秘书的意见、建议往往只能 在适宜的场合如会议前后、会议的间隙见缝插针 地提，有很大的随机性。这就要求秘书注意把握 参谋的环境气氛，根据可以利用的场合灵活地调 整自己出谋划策的思路和表达方式，努力使所要 表达的观点、内容与场合的特点、气氛相吻合、 相协调。比如在吃饭、娱乐场合与领导交谈，就 应选择一些相对轻松的话题；随同领导下基层调 研，就可以与领导深入地探讨一些比较重大的问 题；在会议间隙交谈，就应选择简洁明了、三言 两语即可说清楚的话题。同样一条意见和建议， 在正式场合提出语 言 表 达 就 应 文雅、准确、规 范 在非正式场合提出语言就可以平易通俗、活 泼风趣些，不可用一种腔调、一副面孔去应付多 种不同的场合。 三是交谈时间要适宜。在 参 谋 时 间 的 选择 上，既要做到及时以防止贻误，又要考虑领导的 时间、精力、情绪等多种因素。一般来说，在领 导有时间、精力旺、情绪好的时候提意见建议， 就会收到比较好的效果；如果在领导工作很忙、 精神疲惫的时候去谈问题，效果往往不会理想， 有时还可能引出领导的“无名之火”使你下不了 台。许多秘书的经验表明，在以下一些时间、场 合不宜提参谋建议： 领导心情不佳的时候； 领导处理紧急公务或突发事件的时候； 领导正 在主持召开重要会议的时候； 领导接待重要客 人或正在与客人交谈的时候； 有领导家属在场 或一些不相宜的人在场的时候等。在这些时间地 点找领导提意见和建议最容易引起领导的厌烦情 绪，很难收到好的参谋效果。 , 1. 2. 3. 4. 5. （作者单位： 中国石油黑龙江鸡西销售分公司党群工作部）