档案资料管理制度

上传者：陈利
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上传时间：2015-04-26
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档案资料管理制度

为规范公司档案资料管理，做到保护、保质、保量、保密，实现公司档案资料的有效利用，特制定本制度。

1、收集归档范围

(1) 上级决定、决议、指示、条例、规定、计划等文件资料。

(2) 公司印发的公文。

(3) 公司的各种规章制度、实施细则、程序文件。

(4) 公司签订的合同、协议书等文件正本。

（5）公司重要会议资料，包括会议通知、决议、总结、重要发言、会议纪要等。

（6）公司与有关单位来往的文书和传真。

（7）公司重要的技术资料、原材料供应商档案资料、客户资料等。

（8）公司管理人员的任免文件资料

（9）公司员工奖励、处分的文件资料。

（10）公司员工的考核与培训资料。

（11）公司及产品的获奖证书、文件资料。

（12）公司历史沿革、大事记（含媒体资料、音像资料）。

（13）信访工作文件资料。

（14）其他需整理归档的相关文件资料。

2、立卷归档要求

（1）公司实行部门收集、立卷、归档、管理使用文件资料制度。

（2）公司按国家行业标准《归档文件整理规则》，搜集、整理、保存有价值的纸质、电子、音（影）像等文件资料。

（3）文件资料立卷归档分为永久、长期、短期保存。

①永久卷：公司章程；股东名册；组织规程及办事细则；董事会及股东会记录；财务报表；政府机关核准文件；不动产所有权状及其他债权凭证；工程设计图；人事档案；其他经核定需永久保存的文档资料。

②长期卷（10年以上）：预算、决算表；会计凭证；公司计划、规划资料；试验技术资料；其他经核定需长期保存的档案资料。

③短期卷（5—10年）：合同期满和解除合约的档案资料；结案后无需长期保存的档案资料；经核定保存属短期的档案资料。

（4）在工作中形成的文字材料（含电子版）要遵循文件形成规律和特点，保证文件资料的系统完整（附件不得抽存、移出、加页）。

（5）财务、会计资料归档按《会计法》等法律、法规的规定执行。

（6）公司和各部门的原始资料、单据，应齐全完整、安全保密，不得涂改、伪造。

（7）办理完毕或经批准的文件资料应收集齐全，加以整理，分类归档。

(8)根据立卷要求，编制“案卷类目”。“案卷类目”的条款必须简明确切，并编注明细。

（9）文件资料按照“案卷类目”对号入座，装订入盒，存入资料档案柜（橱）

（10）文件资料归档时，每份文件的正件与附件、请示与批复、转发文件与原件，归放在一起，不得分开。

（11）文件应按年度立卷，跨年度的总结放在针对的后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年。

3、档案资料销毁

（1）任何个人和部门非经允许不得销毁公司档案资料。

（2）当档案资料到期销毁时，由档案管理人员填写《公司档案资料销毁审批表》，经总经理批准后实施销毁。

（3）经批准销毁的公司档案资料，档案管理员必须认真核对，将批准的《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。

（4）在销毁公司档案资料时，必须由总经理或总经理指定专人监督销毁。

4、奖罚规定

（1）不按规定搜集、整理、立卷、归档、保管、使用的，处直接责人10—50元/次罚款。同处部门负责人10—50元/次罚款。

（2）丢失、损坏公司一般性档案资料的，处直接责任人10—30元/次罚款。同处部门负责人10—30元/次罚款；重要档案资料、技术资料处直接责任人30—100元/次罚款，同处部门负责人30—50元/次罚款。

（3）擅自销毁公司一般性档案资料的，处直接责任人10—30元/次罚款。同处部门负责人10—30元/次罚款；重要档案资料、技术资

料处直接责任人30—100元/次罚款，同处部门负责人30—50元/次罚款。

（4）盗窃、买卖公司一般性档案资料的，处直接责任人50—100元/次罚款。同处部门负责人50元/次罚款；重要档案资料、技术资料处直接责任人100—1000元/次罚款，同处部门负责人50—100元/次罚款，造成公司重大损失的，给予罚款、开除直至追究相关人员的法律责任。

（5）财会、试验等档案资料被上级有关部门查处的，处直接责任人30—50元/次罚款。同处部门负责人30—50元/次罚款，发生重大问题的加重处罚。

（6）财会、试验等档案资料被上级有关部门通报表彰的，奖直接负责人50—100元/次，同奖部门负责人50—100元/次。

（7）在搜集、整理、立卷、归档、保管、使用档案资料中表现突出的，奖直接负责人50—100元/次。同奖部门负责人50—100元/次。

（8）制止（或举报）擅自销毁、盗窃、买卖公司档案资料的，经查实，奖直接负责人100—200元/次。同奖部门负责人100—200元/次。

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