2012.03.02商业信函的写作

上传者：郭建飞
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上传时间：2015-05-05
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2012.03.02商业信函的写作

个人心得：
在给客户写商业信函时首段一定要吸引住客户的注意力，激发客户的好奇心，让他继续读
信函。
信函习惯的格式，首先是说明获得客户联系方式的途径，以免唐突，比如“有幸在广交会
上得到您的名片”、“经同行介绍”、“在某某网站上看到您的求购信息”等等。接下来，简
要介绍一下自己的情况，包括公司规模、成立时间（国际贸易商青睐成立时间较久的企业，
觉得信用度较高）、产品——特别是主打产品的介绍、对双方合作的诚意以及联系方式。
需要注意的是，信函应言之有物，凸显公司于产品的优势，提高吸引力。但也不宜太过详
细，长篇大论。须知商业信函不是作文比赛，其目的是引起客户的注意和兴趣，引诱客户
回复联系。因此，有收有放，有所保留，“欲知情况如何请联系详谈”才是上着。

作为初次联系的信件，一定要简洁明了，鲜明地展示了自己的特点：工厂、款式多、价格
竞争力，并暗示建议客户绕开中间商直接跟厂家合作。因为不知道客户的详情，特别强调
有多种品质，这样无论对方是精品路线还是廉价路线，我们都会跟他们有很大的洽谈空间。
此外，不要谈论太深，而是引导客户去访问我们自己的网站。最后再抛出诱饵，以不断提
供新款设计信息为由吸引客户回复。而客户一旦回复，就极可能确认了应该联系的人——
毕竟我们不敢保证原先获得的名称地址是不是只是个打字员的。
这样的商业信函，再随附一张展现琳琅满目款式的产品照片，效果会很不错的。
当然，商业信函要我们自己写，而不要抄书上或者网上那种固定的范文。古板雷同的文字
只会让客户反感。
况且产品种类不同，写法也不一样。对于我们所做的服装、纺织品，不妨轻松活泼。
另外，信函不同于Trade Lead，为表示诚意，不以千篇一律，我们可以根据客户的规模、
国籍不同略作调整，在信函中适合的地方自然地点一下客户的公司名字，暗示这封信函是
专门诚意写给贵公司的，而不是草率的广告。这些小技巧虽然不起眼，但颇能给客户以好
感。
商业信函，可以用传真的形式，但目前更多的采用电子邮件方式。

以下是我在网上看到的一些信息：
商业信函是一种具有习惯格式的文体。信文又称信笺。它记载商业业务的具体事宜，是商
业信函的核心部分。信文内容多种多样，其表达既灵活，又有一定的格式。一般由开头、
正文、结尾、署名、日期、附件六个部分组成。
商业信函的基本组成部分及要求
一、开头
开头写收信人或收信单位的称呼。
称呼要单独占行、顶格书写，称呼后用冒号。
二、正文
信文的正文是书信的主要部分，叙述商业业务往来联系的实质问题，通常包括：
（一）、向收信人问候；
（二）、写信的事由；
（三）、该信函要进行的业务联系，如询问有关事宜，回答对方提出的问题，阐明自己的想
法或看法，向对方提出要求等如果既要向对方询问，又要回答对方的询问，则先答后问，
以示尊重；
（四）、提出进一步联系的希望、方式和要求。
例如：

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