办公用品管理规定
办公用品管理规定
1.目的
为加强公司的办公用品规范化管理,完善办公用品订购程序,提高效率,做到既满足工作需求又杜绝铺张浪费,特针对办公用品的计划、购买、入库、领用等环节,制定本规定。
2.适用范围
全公司
3.职责
3.1 行政部是各公司、部门办公用品的管理部门,负责监控各公司、部门办公用品的申购及使用情况,并负责办公用品的购置、发放等管理工作。
3.2 财务部负责办公用品的费用监控。
4.定义
4.1 本规定所指的办公用品包括如下:
4.1.1 消耗品:笔、刀片、胶水、胶带、大头针、图钉、曲别针、笔记本、复写纸、卷宗、便条纸、信纸、橡皮、夹子、印油、订书钉、修正液、电池、描图纸等。
4.1.2 管制消耗品:剪刀、美工尺、美工刀、订书机、打孔机、大型削笔器、打码机、日期章、计算器、可充电电池、印泥、印台、杂志架、书立、单板夹等。
5. 实施办法
5.1 办公用品的申购流程
5.1.1 各部门每月办公用品的购置应本着实事求是,节约经营成本的原则。每月的办公用品订购需求需报本部门负责人审核,通过后方可汇总至行政部进行采购。
5.1.2 每月第一至第三个工作日,各部门根据工作需要编制本月的办公用品需求计划。
5.1.3 每月第四个工作日,系统汇总所有申购需求,生成《每月办公用品申购总表》,由资产仓管员结合现有仓库库存状况编制《办公用品采购计划表》,采购人员根据此表实施采购任务,采购时限为三个工作日。如遇到数量短缺,资产仓管员应及时在申购表上做好记录,并通知采购中心安排送货,二个工作日内送到。如遇特殊情况,由
采购中心进行解释。
5.1.4 公司各部门若需采购临时急需的办公用品,必须以部门为单位进行申请审批。
5.1.5 对专业性办公用品的采购,由所需部门协助行政部共同进行采购。对于单价大于100元的办公用品,须填写申购报告,审批流程参照临时办公用品申购。
5.2 办公用品的入库管理
5.2.1 办公用品入库前须进行验收,对于符合规定要求的,由资产仓管员登记入库;对不符合要求的,由采购人员负责办理调换或退货手续。办公用品采购发票必须经仓管员签字确认入库后,方可走报销流程。
5.2.2 各部门除特殊性印刷表格、物品、书籍外,其余通用性印刷纸张(如信封、信纸、公司便笺等)均由资产仓库保管,领取参照办公用品申购流程。
5.2.3 常用的办公用品可以做适量库存,库房要做到类别清楚,堆放整齐。库存的办公用品每月进行核查工作,做到帐实相符。
5.3 办公用品的领用管理
5.3.1 每月第十至第十二个工作日,资产仓管员将办公用品进行分装打包,并通知各部门到仓库领取。
5.3.2 对于管制消耗品,在第一次领用后,之后的领用必须以旧换新。
5.4 办公用品的使用管理
5.4.1 办公用品采取“谁使用,谁保管”的原则,使用者具有不可推卸的保管与维护责任,使用者不得擅自委托他人保管办公用具。凡属各部门或部门内员工共用的办公用品应指定专人负责保管。
5.4.2 严禁将办公用品带出公司挪作私用。员工离职时,其办公用品由所在部门代为保管,安排给下任交接员工使用。(消耗品除外)。
5.4.3 员工应本着节约的原则使用办公用品。严格控制不必要的消耗和损坏,对不负责任而造成损失者要追究其责任或经济赔偿。
5.5 办公用品的费用结算
5.5.1 资产仓管员每月向财务部递交《每月办公用品申购总表》,财务部负责统计和费用归集。对非外因造成的消耗量增大现象进行分析,及时采取针对性的改进措施。
5.5.2 财务部对办公用品的定额、采购、仓储、领用进行监督管理,对办公用品仓库进行监督抽查。
6. 支持性文件
6.1 《每月办公用品申购总表》
6.2 《办公用品采购计划表》
6.3 《临时办公用品申购表》
6.4 《办公用品申购表》
7. 附则
7.1 本规定由行政部负责修订和解释。
7.2 本规定自通知发布之日起开始实行。
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