办公用品管理规定

上传者：戴侃斐
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上传时间：2015-05-11
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办公用品管理规定

1.目的

为加强公司的办公用品规范化管理，完善办公用品订购程序，提高效率，做到既满足工作需求又杜绝铺张浪费，特针对办公用品的计划、购买、入库、领用等环节，制定本规定。

2.适用范围

全公司

3.职责

3.1 行政部是各公司、部门办公用品的管理部门，负责监控各公司、部门办公用品的申购及使用情况，并负责办公用品的购置、发放等管理工作。

3.2 财务部负责办公用品的费用监控。

4.定义

4.1 本规定所指的办公用品包括如下：

4.1.1 消耗品：笔、刀片、胶水、胶带、大头针、图钉、曲别针、笔记本、复写纸、卷宗、便条纸、信纸、橡皮、夹子、印油、订书钉、修正液、电池、描图纸等。

4.1.2 管制消耗品：剪刀、美工尺、美工刀、订书机、打孔机、大型削笔器、打码机、日期章、计算器、可充电电池、印泥、印台、杂志架、书立、单板夹等。

5. 实施办法

5.1 办公用品的申购流程

5.1.1 各部门每月办公用品的购置应本着实事求是，节约经营成本的原则。每月的办公用品订购需求需报本部门负责人审核，通过后方可汇总至行政部进行采购。

5.1.2 每月第一至第三个工作日，各部门根据工作需要编制本月的办公用品需求计划。

5.1.3 每月第四个工作日，系统汇总所有申购需求，生成《每月办公用品申购总表》，由资产仓管员结合现有仓库库存状况编制《办公用品采购计划表》，采购人员根据此表实施采购任务，采购时限为三个工作日。如遇到数量短缺，资产仓管员应及时在申购表上做好记录，并通知采购中心安排送货，二个工作日内送到。如遇特殊情况，由

采购中心进行解释。

5.1.4 公司各部门若需采购临时急需的办公用品，必须以部门为单位进行申请审批。

5.1.5 对专业性办公用品的采购，由所需部门协助行政部共同进行采购。对于单价大于100元的办公用品，须填写申购报告，审批流程参照临时办公用品申购。

5.2 办公用品的入库管理

5.2.1 办公用品入库前须进行验收，对于符合规定要求的，由资产仓管员登记入库；对不符合要求的，由采购人员负责办理调换或退货手续。办公用品采购发票必须经仓管员签字确认入库后，方可走报销流程。

5.2.2 各部门除特殊性印刷表格、物品、书籍外，其余通用性印刷纸张（如信封、信纸、公司便笺等）均由资产仓库保管，领取参照办公用品申购流程。

5.2.3 常用的办公用品可以做适量库存，库房要做到类别清楚，堆放整齐。库存的办公用品每月进行核查工作，做到帐实相符。

5.3 办公用品的领用管理

5.3.1 每月第十至第十二个工作日，资产仓管员将办公用品进行分装打包，并通知各部门到仓库领取。

5.3.2 对于管制消耗品，在第一次领用后，之后的领用必须以旧换新。

5.4 办公用品的使用管理

5.4.1 办公用品采取“谁使用，谁保管”的原则，使用者具有不可推卸的保管与维护责任，使用者不得擅自委托他人保管办公用具。凡属各部门或部门内员工共用的办公用品应指定专人负责保管。