跟大家分享一些做PPT的思路

怎样做PPT更快更有效？

跟大家分享一些做PPT的思路

1. 制作PPT的目的：

PPT属于众多视觉传达工具的一种，因此制作PPT的目的就是利用图文来进行有效的信息传递。

这里需要注意两点：

1) 再好的文字也不是万能的。

制作PPT比较忌讳的一点就是出现整段的文字。这是因为每页PPT在观看者面前停留的时间非常有限，一般大概在1-2分钟，而同时观看者又必须调动听力机能吸收演讲者的语言，所以大段文字虽然可以提供更全面完整的信息，但是却忽略了听众的接受能力。有相关调查指出，人在看与听的同时，往往都有侧重性，即要么侧重看，要么侧重听，只有专注于一件事时，才能保证大量信息的接收效果。而一边听大段说词，一边阅读大段文字，显然对听众的接受能力要求过高了，同时听众对演讲内容的兴趣也会因疲劳而降低。

2) 再美的图片也不是万能的。

除非演讲者非常有信心来描述图片中的每个细节，并能做到在使用图片的过程中承前启后，否则最好在图片的空隙处找个合适的位置加一些关键词或者相关的观点。这样做的好处有两个：一是可以丰富本页的内容；二是可以避免演讲者没有充分利用这张图片，在演讲过程中遗漏了某些关键信息。

2. 几个基本原则：

1) 明确这份PPT的使用者和观看者。

拿到一个制作PPT的任务时，首先要明确两个问题：①谁是这个PPT的使用者？②谁是这个PPT的观看者？

明确第一个问题的用意在于我们制作的PPT一定要符合使用者的习惯。例如，如果使用者习惯以讲为主，演示为辅，那么这份PPT就可以省掉很多不必要的文字说明，只把握整个内容的脉络就可以，同时各章节的大标题可以按照使用者的思维逻辑进行编辑。如果使用者更偏向与演示，只是补充性地在每页PPT边将几句，那么这样的PPT就需要包含更多的细节说明，同时各章节的大标题可以按照内容的自然顺序来编辑。

另外，某些使用者对PPT的色彩搭配和风格设计有特殊偏好，了解了这一点，可以让自己的工作减少返工的可能。

明确第二个问题的用意在于我们制作的PPT需要兼顾观看者的习惯。如果一份PPT是用来做培训的，观看者也是学习者，那么这份PPT的特点将是内容长、页数多。针对这种类型的PPT，每页的内容就可以尽可能饱满，同时最好有清晰的内容导航提示。第二种情况，如果这份PPT是用来给领导汇报的，那么这样的PPT应尽量做到主题明确、条理清晰、内容精炼、图案简洁，同时文字不能太小，因为这符合领导“一览众山小”的思维习惯。第三种情况，如果这份PPT是用来给客户做展示的，那么PPT的制作就要非常注意美观和专业性的体现。且内容易多但不易杂，要有较强的针对性，把客户可能感兴趣的部分强调出来，把客户不需要的信息尽可能去掉。

一般来讲，公司内部使用的PPT无需加公司logo，公司在外部使用的PPT一定不能忘记加公司logo。

2) 明确这份PPT要表达的核心思想。

明确PPT要表达的核心思想非常重要，因为这将是你设计提纲、选择内容的主要依据。 做这一步时，试着站在两个角度分别考虑一下：

从PPT使用者的角度考虑，他想要表达什么？

从PPT观看者的角度考虑，他想要了解什么？

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确认好这两个问题后，你要做的就是将表达诉求和了解诉求整合在一起，根据这个“平衡点”来准备PPT的内容。

3) 保证这份PPT内容的完整性和可读性。

PPT内容的完整性是指这份PPT包含了所有使用者想要表达的信息和观看者想要了解的信息，且没有多余的、无意义的内容。

PPT内容的可读性包括主题是否明确、大标题和小标题是否清晰统一、文字表达是否通顺且没有歧义、字体大小是否适合远距离观看、颜色搭配是否适合不同距离/在不同明暗环境下观看，等等。换句话说，所有与观看者有关的因素都会影响PPT的可读性。

4) 保证这份PPT的风格协调统一。

对于一份“从无到有”的PPT，我们很容易就可以统一它的风格，因为我们可以自己选择背景、底色、字体、图片风格等。但是对于一份已经是“半成品”的PPT，要统一它的风格就要麻烦些。这里我把“半成品”的PPT定义为已经有部分必须使用的现成图片或者一个必须使用的模板的PPT，这时候我们自己发挥的空间就比较小了。

针对“半成品”的PPT，我们可以做这样几件事：

① 如果有时间，可以考虑重新设计已有的图片，换上自己喜欢的配色会更容易让整个PPT的风格协调统一。另外，有空间感的图片尽量不要和没有空间感的图片放在一起使用，这样不利于风格的统一。

② 既然模板的颜色和风格已经定下来了，那么就要去寻找和模板更协调的其它配色以及和模板风格统一的图标、图案。就像我们搬进了一个复古风格的房子，如果在里面放置现代感十足的宜家家具肯定会显得不伦不类，所以需要在房子本身风格的基础上去选择家居的风格。PPT模板风格和表达元素风格的关系也是这样。

3. 内容架构的排列：

内容架构部分最容易出错的地方是架构的主次不清。出现这种情况的原因往往是在一开始领到任务的时候没有明确好这份PPT要表达的核心思想（见第二部分第2条）。所以建议做架构排列的时候，首先理清楚这份PPT的核心思想，然后扩展核心思想应包含的关键内容，再将每个关键内容延伸到具体的东西。也就是“从上到下、从整体到局部”的一个整理过程。

4. 颜色搭配：

这里的颜色搭配主要针对商务类的PPT。这样说明一下是因为PPT本身并没有颜色搭配的特殊规定，尤其当它是一件艺术品的时候。而商务用的PPT往往是为了在外面体现公司的专业性，因此对颜色搭配的要求比较多。

颜色搭配主要需要考虑到这几个方面：

① 底色简洁大方，避免花哨（推荐色：白色、浅灰、浅蓝、深蓝）；

② 字体的用色要考虑背景颜色，即深色背景用浅色字体，浅色背景用深色字体（推荐色：黑色、白色、深蓝色、深红色、橙色。不推荐：任何荧光色、紫色）。

③ 风格色的搭配尽可能遵循色彩原理中的互补色原则。互补色就是每个颜色与对面的2-3个颜色。例如：紫色-黄色，橙色-蓝色。运用互补色可以增强颜色的表达效果，更适用于突出PPT中的一些重点内容。

另外，PPT中可以交替使用不同明度的颜色，但应尽量使用同一个纯度的颜色。（颜色的明度：就是颜色的深浅。颜色的纯度：就是颜色的饱和程度。）

5. 字体与排版：

PPT的字体一般使用方正一点的字体会比较好看（推荐中文字体：黑体、微软雅黑；推荐英文字体：Arial、Calibri）。

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字体的排版一般是和图片结合起来的，一般做到图文并茂，比例适中就行。如果不是有特殊需要，字体尽量不要竖向排版，因为这样一来不符合观看者的接收习惯，二来排版不是很好看。

6. 补充：

如果想要让用于演说的PPT更加完美，可以在PPT的页脚加上页码，格式为“第X页/页数”（如2/11，即共11页，当前为第2页）。这样做的好处是有利于观看者了解整个PPT的汇报进程，帮助双方建立时间观念。