行政部门岗位职责说明
上传者:田菁|上传时间:2016-08-19|密次下载
行政部门岗位职责说明
行政部部门职责:
企业的行政管理工作内容包括行政事务管理、办公事务管理、网络资源管理。具体包括公司相关制度的制定和执行推动、日常办公事务管理、办公物品管理、文书资料管理、会议管理、涉外事务管理,分公司一切事务的办理。
行政部门人员编制:
行政主管,网络工程师,网络管理员,前台,保洁人员。
一 行政主管岗位职责:
1. 负责制定公司行政事务管理制度及年、季、月度费用预算和配置标准,批准后监督执行。
2. 负责公司固定资产及办公用品的采购、领用和管理。
3. 制定公司办公设施的维护管理办法。
4. 负责制定公司总部大、小会议室的管理制度及使用流程,重要活动提前布置。
5. 配合许良经理做好公司的安全及消防工作,负责督促各部门卫生、着装制度的落实,严格执行奖惩制度。
6. 负责制定前台、保洁人员的管理办法,并落实到位。
7. 负责制定公司嗣宿舍的管理办法,并定期检查。
8. 负责协调公司总部客服务人员对面签、提车客户的接待工作。
9. 公司员工宿舍管理
10. 完成领导交办的其他工作。
二 网络工程师工作职责:
1. 北京各分公司及外地各分公司网络架构建设及应用软件开发。
2. 负责公司技术咨询、应用软件的培训,方案设计及技术指导工作。
3. 负责公司技术部及分支机构技术队伍的管理和建设工作。
4. 外地分公司网络技术人员招聘及技术人员考核。
5. 负责服务器重要数据的备份与管理。
6. 负责建立和完善公司的技术文档
三 网络管理工作职责:
1. 负责网络维护、监控、管理服务器、通讯线路及相关设备、设施,确保网络的正常运转。
2. 加强网络资源的建设,负责网站建设,做好主页内容的更新,保证重要信息及时发布,对网站信息及时更新、备份、归档。
3. 负责网络实体,如服务器、交换机、集线器、路由器、防火墙、入侵检测设备、配线架、网线、接插件、机柜、设备间等的维护和管理。
4. 预防网络故障,并制定网络受到(病毒)攻击后的紧急处理措施。
5. 负责网络设备、计算机设备及外设的采购及管理。
6. 利用网管平台实时监控网络设备、服务器等各种设备,包括运行状态和性能。判断所发生问题的类型、严重程度,完成对设备信息和一般告警的处理。
7. 负责公司总部各部门及各分公司行政事务(包括设施配置、名片、胸卡制作及发放、饮品)的调配和使用。
8. 实施公司办公设施的维护管理办法并负责设备的预防保养、日常维护、故障请修落实维修。
9. 公司办公设备包括:电脑、复印机、打印机、碎纸机、传真机、电话、照相机、摄像机、移动存储设备、音响设备、投影仪及各部门配备的空调等各种贵重物品。
10. 定期对使用设备进行盘点,随时查核设备帐册所载的名称、规格、和数量是否与实际相符;
11. 制作标签于设备上注明编号、名称、责任人;
12. 协助购置办公设备,价格核实。
13. 办公设备安装和验收;
14. 故障请修,维修全程跟踪,定期拟定办公设备的检修计划;
15. 督促各使用部门按规范执行日常保养维护工作;
16. 办公设备基本资料的建立,如:说明书、保修卡、附件、维修厂家联系方式等。
四 前台接待:
(一)工作规范
1. 来访人员登记、接待时主动起立、接待热情,登记要及时、完整、认真详细、规范、检查无差错;
2. 询问来访人员来访目的,按不同的类型分类型记录;
3. 接听来访电话及时,语气温和,主动问候,用语标准;
4. 报刊、邮件收发准确、及时,并能即时交予收件人;
5. 来公司找工作人员的访客,要先电话通知工作人员,然后引领客户到指定的区域;
6. 领导交办的其他工作质量 是否能够及时、按质完成领导交办的其他工作。
(二)前台工作流程
1.8:30之前到前台,开彩灯,把提车、面签、访客登记表准备好
2.8:30准时发放提车牌和面签号
3.有面签的通知业助。有提车的客户自己联系业务员
业助电话83833165
4.京华时报10点左右到,通知秘书来拿;新京报给李总。
5.10:30订餐标准是每份15元,例外的打电话问
李总6元的盒饭
陈总吃素
许经理和陈总差不多
张总不一定在这吃。秘书通知
谷经理也不一定在这吃
北京银行15元
招行打电话问一下(分机号834)
任经理15元
王总通知时候订
6.快递费经理和谷建秋、会计的是月结
7.转接电话
8.收发信件。收到快件打电话让他们来拿
9.5:30准时下班,关彩灯,开大灯
五 保洁人员:
1、 保洁员工作区域:总部工作区域(前台、客户休息大厅、业务受理大厅、各办公室、会议室飞、等)
2、 每天即时清理各办公区域的垃圾,保持地面清洁
3、 随时清除业务大厅及客户休息大厅的烟灰、垃圾、废纸杯等物
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