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行政部门岗位职责说明

上传者:田菁
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上传时间:2016-08-19
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行政部门岗位职责说明

行政部部门职责:

 

企业的行政管理工作内容包括行政事务管理、办公事务管理、网络资源管理。具体包括公司相关制度的制定和执行推动、日常办公事务管理、办公物品管理、文书资料管理、会议管理、涉外事务管理,分公司一切事务的办理。

 

行政部门人员编制:

 

行政主管,网络工程师,网络管理员,前台,保洁人员。

 

行政主管岗位职责:

 

1. 负责制定公司行政事务管理制度及年、季、月度费用预算和配置标准,批准后监督执行。

 

2. 负责公司固定资产及办公用品的采购、领用和管理。

 

3. 制定公司办公设施的维护管理办法。

 

4. 负责制定公司总部大、小会议室的管理制度及使用流程,重要活动提前布置。

 

5. 配合许良经理做好公司的安全及消防工作,负责督促各部门卫生、着装制度的落实,严格执行奖惩制度。

 

6. 负责制定前台、保洁人员的管理办法,并落实到位。

 

7. 负责制定公司嗣宿舍的管理办法,并定期检查。

 

8. 负责协调公司总部客服务人员对面签、提车客户的接待工作。

 

9. 公司员工宿舍管理

 

10. 完成领导交办的其他工作。

 

网络工程师工作职责:

 

1. 北京各分公司及外地各分公司网络架构建设及应用软件开发。

 

2. 负责公司技术咨询、应用软件的培训,方案设计及技术指导工作。

 

3. 负责公司技术部及分支机构技术队伍的管理和建设工作。

 

4. 外地分公司网络技术人员招聘及技术人员考核。

 

5. 负责服务器重要数据的备份与管理。

 

6. 负责建立和完善公司的技术文档

 

网络管理工作职责:

 

1. 负责网络维护、监控、管理服务器、通讯线路及相关设备、设施,确保网络的正常运转。

 

2. 加强网络资源的建设,负责网站建设,做好主页内容的更新,保证重要信息及时发布,对网站信息及时更新、备份、归档。

 

3. 负责网络实体,如服务器、交换机、集线器、路由器、防火墙、入侵检测设备、配线架、网线、接插件、机柜、设备间等的维护和管理。

 

4. 预防网络故障,并制定网络受到(病毒)攻击后的紧急处理措施。

 

5. 负责网络设备、计算机设备及外设的采购及管理。

 

6. 利用网管平台实时监控网络设备、服务器等各种设备,包括运行状态和性能。判断所发生问题的类型、严重程度,完成对设备信息和一般告警的处理。

 

7. 负责公司总部各部门及各分公司行政事务(包括设施配置、名片、胸卡制作及发放、饮品)的调配和使用。

 

8. 实施公司办公设施的维护管理办法并负责设备的预防保养、日常维护、故障请修落实维修。

 

9. 公司办公设备包括:电脑、复印机、打印机、碎纸机、传真机、电话、照相机、摄像机、移动存储设备、音响设备、投影仪及各部门配备的空调等各种贵重物品。

 

10. 定期对使用设备进行盘点,随时查核设备帐册所载的名称、规格、和数量是否与实际相符;

 

11. 制作标签于设备上注明编号、名称、责任人;

 

12. 协助购置办公设备,价格核实。

 

13. 办公设备安装和验收;

 

14. 故障请修,维修全程跟踪,定期拟定办公设备的检修计划;

 

15. 督促各使用部门按规范执行日常保养维护工作;

 

16. 办公设备基本资料的建立,如:说明书、保修卡、附件、维修厂家联系方式等。

 

前台接待:

 

(一)工作规范

 

1. 来访人员登记、接待时主动起立、接待热情,登记要及时、完整、认真详细、规范、检查无差错;

 

2. 询问来访人员来访目的,按不同的类型分类型记录;

 

3. 接听来访电话及时,语气温和,主动问候,用语标准;

 

4. 报刊、邮件收发准确、及时,并能即时交予收件人;

 

5. 来公司找工作人员的访客,要先电话通知工作人员,然后引领客户到指定的区域;

 

6. 领导交办的其他工作质量  是否能够及时、按质完成领导交办的其他工作。

 

(二)前台工作流程

 

1.8:30之前到前台,开彩灯,把提车、面签、访客登记表准备好

 

2.8:30准时发放提车牌和面签号

 

3.有面签的通知业助。有提车的客户自己联系业务员

 

业助电话83833165

 

4.京华时报10点左右到,通知秘书来拿;新京报给李总。

 

5.10:30订餐标准是每份15元,例外的打电话问

 

李总6元的盒饭

 

陈总吃素

 

许经理和陈总差不多

 

张总不一定在这吃。秘书通知

 

谷经理也不一定在这吃

 

北京银行15元

 

招行打电话问一下(分机号834)

 

任经理15元

 

王总通知时候订

 

6.快递费经理和谷建秋、会计的是月结

 

7.转接电话

 

8.收发信件。收到快件打电话让他们来拿

 

9.5:30准时下班,关彩灯,开大灯

 

保洁人员:

 

1、 保洁员工作区域:总部工作区域(前台、客户休息大厅、业务受理大厅、各办公室、会议室飞、等)

 

2、 每天即时清理各办公区域的垃圾,保持地面清洁

 

3、 随时清除业务大厅及客户休息大厅的烟灰、垃圾、废纸杯等物

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