公司合同外签证管理办法

1、总则

    为规范公司在施工生产、项目管理活动中的经济行为，加强现场合同外签证管理、明确工作职责，使合同外签证工作系统化、规范化、程序化，提高企业管理水平和竞争力，特制订本管理办法。

2、定义：

2.1劳务分包合同：指承包劳务（或含部分辅材和小型机具）的分包合同。

2.2专业分包合同：指承包分部分项工程（包工包料）的分包合同。

2.3租赁合同：为项目正常施工提供与施工相关的物资、机械设备等的分包合同。

2.4合同外签证：指由分包单位完成或提供，但不在已经签订的分包合同范围内的工作内容及物资、机械等所需办理的现场确认资料。

2.5签证计工：完成的工作量无法用通常的计量方法和规则计算的，而只能用签证计工的办法确定完成工作量的内容。

3、适用范围

3.1本管理办法适用于公司直接经营管理的项目所签订的分包合同的合同外签证。

3.2由公司组织供应但需由项目部办理结算的合同外签证及现场委托加工的或对外租用、周转性材料、机械设备等合同外的签证。

3.3其他需要按签证完成的工作。

4、职责范围

4.1项目申请部门：项目在施工过程中，根据各部门的分工管辖范围，需要办理合同外签证的部门提出申请，填报施工部位及工作内容、签证的原因或依据、预计发生的工作量或工日，并经项目商务部审核并连续编号后交项目领导批准后签发“合同外签证工作指令”。签证的工作内容实施完成后，负责“合同外签证工作记录汇总表”中相关内容的记录和填报，并对此表内容的真实性承担责任。

4.2项目商务部：负责审核本项目“合同外签证工作指令”中的工作内容是否在原合同范围内，对同一工作内容、同一份合同是否有存在重复签证现象，并对同一分包合同项下的所有合同外签证进行连续的工作指令编码，然后在“合同外签证工作指令”上填报计价依据及相关描述。签证工作内容结束后在“合同外签证工作记录汇总表”中签署意见。并按最后经项目经理审批过的 “合同外签证工作指令”及对应的“合同外签证工作记录汇总表” 办理月度结算和完工结算中的“合同外签证工程量结算汇总表”，并承担相应的责任。

4.3项目质量部：依据“合同外签证工作指令”中的施工部位及工作内容，负责对分包单位施工的工程质量、档案资料、创优标准或提供的物资、机械设备的质量等进行评定，待签证工作内容结束后在“合同外签证工作记录汇总表”中签署意见。

4.4项目安全部：依据“合同外签证工作指令”中的施工部位及工作内容，负责对分包单位安全施工及机械设备的安全状况进行评定，待签证工作内容结束后在“合同外签证工作记录汇总表”中签署意见。

4.5项目生产经理、商务经理、执行经理等项目领导：在各自分管的职责范围内，在“合同外签证工作指令”、“合同外签证工作记录汇总表”签署意见，并承担相应的责任。

4.6项目经理：根据项目现场实际情况，全盘综合考虑，在“合同外签证工作指令”、“合同外签证工作记录汇总表”上签署最终意见。项目经理是项目合同外签证的最终责任人，并承担每一笔签证的审批责任。

5、合同外签证的操作程序

5.1申请部门管理人员或分包单位需合同外签证时，应先向主管部门经理提出口头申请，由部门经理根据本人掌握的合同水平初步确定是否应签证，如属于合同承包范围内工作内容，则告知提出申请人根据合同的有关条款已在承包范围内，不应提出申请。当申请部门经理认为应属合同外签证，应填写“合同外签证工作指令”中的相关内容，提交商务部审核并统一编号。表格中的施工部位及工作内容、签证原因或依据、预计工作量（或工日）应尽量描述清楚，有助于项目商务部和项目领导审核。

5.2商务部在接到申请部门经理提交的“合同外签证工作指令”后应认真分析“合同外签证工作指令”中所提出的申请内容，根据合同及相关协议会同相关部门确定是否属于承包范围外的签证工作。如属于合同承包范围内应告知申请人根据合同的有关条款已在承包范围内，驳回申请。经分析确属合同外签证，商务部经办人对该份合同项下的“合同外签证工作指令”填写连续的“工作指令编号”，并在“合同外签证工作指令”中写明依据合同的某条款属合同外签证并由经办人及商务部经理签字确认，然后依次报项目领导批准。

5.3项目领导根据申请部门和商务部的意见审核是否批准“合同外签证工作指令”。如有不同意见，应与申请部门经理和商务部经理沟通提出不同意见的理由，根据不同情况分别由申请部门经理或商务部经理负责与分包进行商谈，结果向项目经理报告。最后经项目经理同意，并在“合同外签证工作指令”上签字批准。

5.5申请部门经理根据由商务部、项目领导班子成员签字确认的“合同外签证工作指令”，安排分包单位执行，申请单位应做好记录。

5.6在签证项目实施过程中，申请部门应当做好签证工作有关的记录，并填写“合同外签证工作记录汇总表”。项目质量部和安全部在各自职责范围内检查签证工作质量和安全情况，并在“合同外签证工作记录汇总表”上签署意见。申请部门的记录人员及分包单位负责人应在“汇总表”上签字后报送商务部，该记录将作为签证结算的依据。

5.7商务部在接到申请部门报送的“合同外签证工作记录汇总表”后，认真审阅“合同外签证工作记录汇总表”中的内容（含签证的内容、范围、数量等），根据合同规定签署结算意见。

5.8项目领导审核各部门根据实际情况签字确认后的“合同外签证工作记录汇总表”。并签署意见。

5.9项目经理审批完成后，商务部将“合同外签证工作记录汇总表”复印件返还分包方一份，原件留存商务部，作为分包单位月度结算和完工结算的依据。

5.10商务部根据“合同外签证工作指令”、“合同外签证工作记录汇总表”办理月度结算中“合同外签证工程量汇总表”并建立台帐，对合同外签证逐项登记，每月的合同外签证进行汇总分析，并报项目主管领导。

6、关于合同外签证的有关规定

6.1有明确范围的图纸设计变更、图纸修改按合同规定的计价办法计算。应尽量按实物工程量计算签证费用，当不能按实物量确定签证费用时方可按签证计工计算费用，当签证计工也无法确定费用时才能使用计时工的办法。签证计工必须由工程、商务及相关项目领导共同参与并做好相关记录。

6.2申请部门应认真填写“合同外签证记录单汇总表”，在签证单中，有图的需附详细的图纸及有关说明。经办人应当根据现场情况对报送合同外签证的范围、内容和数量认真核对，记录单中的施工内容应与“合同外签证工作指令”的工作内容相一致。对签证计工，部门经理应进行严格审查，审批后应当签署详细意见（要求必须在三个工作日之内予以签认）。所有合同外签证必须由经办工长在当天的施工日记上做详细的记录。计时工的安排应当合理、紧凑，签工时根据工作的时间如实签发，每八小时按一个工日计算。

6.3如果某计时工项目需要多人工作，但工作时间不足八小时，可以进行折算。

6.4任何签计时工的部门必须对签证用工的事实、数量、质量负责。商务部为签工的审核部门，应当根据事实进行严格审核，任何不符合事实和数量的签证商务部均可否定。较大的计时工项目事先应会同商务部协商确定，如没有共同协商确定的，商务部在审核时有权扣除。

6.5资料签字齐全、按时报送的签证方为有效签证。合同外签证工程完成后一周内应及时报送商务部，未报或超过规定时间的视为自动放弃。

6.6签证应当一事一签，或一项一签，不得重复、不切实际的乱报或在

项目经理签字确认后有意涂改的，一经发现该签证单作废且对签证单位处以该签证单签证金额的双倍罚款，从当期工程款中扣除。签证单由项目部相关人员相互传递，不得由签证单位人员传递。签证单的原件由商务部保留，签证单位只留存复印件。

6.7签证单需按照规定的格式编制（见附件）。

6.8无“合同外签证工作指令”、“合同外签证工作记录汇总表”的商务部则不予计算签证费用。

附件：合同外签证工作指令

合同外签证工作记录汇总表

附件：

合 同 外 签 证 工 作 指 令

备注;分包方必须保留好完整的相关记录，并及时发送我方以备审查、校核和现场验证。

合同外签证工作记录汇总表