项目成本管理中MsProject应用技术探究

【摘要】项目管理是一个多目标的复杂的系统工程。进度、资金、质量与人、机、料、能等单项管理很难在企业管理中获取最大的经济效益。使用项目管理软件进行项目管理， 可以增强计划的可执行性， 提高资源的有效配置，进而提高项目的管理水平。作为成本管理人员，我们通过Project2003项目管理软件可以加强成本管理， 节约资金， 提高企业的竞争能力。

【关键词】项目成本；MS Project；管理

多项目管理与单一项目管理有很大的不同：多项目管理以公司经营方针为导向，更注重公司整体的利益，讲究整体性、协调性、系统性，追求资源利用率的最大化。从成本管理的角度出发，多项目管理对人、机、料、能的成本核算提出了更高的要求。其中人力成本核算由分为一人参与多项目的成本核算与多人参与多项目的成本核算。

1、MS Project项目管理软件的应用

MS Project是由微软公司推出的目前最为流行的项目管理软件工具之一。主要功能包括项目的范围管理、进度管理、成本管理、资源管理及信息管理等方面。本文阐述MS Project在杭州某工程项目成本管理中的应用。

2、成本管理

成本管理是项目管理三大目标（成本、进度、质量）之一，就是在工程项目实施过程中对生产经营所发生的费用，进行科学管理，有效监督，时时调节和有效控制，并及时纠正将要发生和已经发生的偏差，把各项工程项目费用控制在预算时的计划成本范围之内，以保证成本目标的有效实现。

2.1成本管理的内容

要运用Project2003管理软件进行成本管理，首先要分清成本的两个类别，一类是固定成本，另一类是资源成本，两者相加便得到项目的总成本。

即：项目的总成本=项目的固定成本+项目的资源成本.

（1）项目的固定成本与资源成本

项目的固定成本：

项目的固定成本是无论项目任务工期或者资源完成的工时是多少，始终保持为常量的一组任务成本。比如项目经理的管理费用，必须付给项目经理，它是固定不变的，不受任务工期和资源多少的影响。

项目的资源成本：

项目的资源成本是使用资源所带来的项目成本。资源成本是一种可变成本。所以项目成本的动态计算，主要是对资源成本的计算。

资源是推动项目的原动力，包括人力、物力、财力、机器和设备等。资源管理是Project 软件的一个非常重要的内容，利用它可以管理项目中的每个资源的详尽信息，编制资源库，并按类别组织起来，把资源分配到各个任务上，同时帮助检查分配的资源是否超出了现有的强度，以及调配平衡资源。

就Project 而言，资源可以分为两类：一类是材料类资源，另一类是工时类资源。

即资源成本=材料类资源成本+工时类资源成本.

（2）材料类资源成本

a、材料类资源成本的组成与和管理流程

材料类资源成本有固定成本和可变成本组成，其资源的材料费用与材料用量被称为可变成本，例如项目打印用纸、办公用品等。由于材料类资源的可变成本构成复杂，金额相对于固定成本来说很小，且精确计算需要耗费大量人力成本，为提高公司管理效率，现将材料类资源成本中的可变成本另作归类，此处不再赘述。而材料的每次使用成本被称为固定成本。

其中，材料类资源固定成本的管理流程为：

项目经理根据签订的项目合同要求，提交相应材料设备采购清单；主要部分材料设备经公司相关人员（包括公司总工、经营人员、采购人员、项目经理等）综合评估确定，再提交给公司采购部门统一采购。（材料设备品牌的选定是根据公司多年积累形成的供应商体系，并结合各项目产品要求及实际生产应用经验来确定的。这样可以避免很多问题：例如综合评选避免了选型不合理，不符合项目适应性要求，经济性要求等问题。）公司预算部门负责编制各个项目的材料类资源成本作为正式的文本文件下发项目经理进行项目运转。

2.2项目人工成本管理的几点注意事项

由于项目人工成本与资源约束、项目进度、质量要求等因素存在相互依赖与制约关系，所以，控制人工成本具有一定的难度，在实践中，利用Project软件进行项目人工成本管理应注意以下几点：

（1）预算约束原则

人工成本预算是人工成本使用计划和控制标准，编制合理的项目人工成本预算是进行人工成本控制的基础。

预算中应详细规定每个活动投入的人员种类与数量，并与项目进度计划结合起来，将成本预算合理分解到整个工期内。预算一旦得到批准，就成为一个刚性约束，项目组应严格执行，有效控制预算外支出。公司人工成本预算首先是以书面形式进行相应管理，正式确定，待项目经理编project项目计划时，则把书面人工预算成本中相应各项列入相应成本框内。

（2） 项目各要素保持平衡

项目成本与进度、项目质量、项目范围之间存在复杂的关系，在编制预算时这几个要素之间保持平衡。不能片面强调压缩人工成本而导致项目质量下降或工期拖延。在预算内完成项目是项目团队的直接目标。人工成本管理应充分考虑多种因素，在保证项目目标实现的前提下，合理加以控制。

（3）严格控制项目变更

项目变更是引起成本上升的重要因素，包括项目范围变更，设计内容、进度计划调整和质量标准变化等，都可能影响到对人力资源的需求变化，产生额外的人工成本。因此，每个项目都应防止出现不正确的、未核准的变更。对必需的项目变更申请，通过变更管理流程进行评审，估算其对人工成本的影响。

（4） 建立项目间人力资源配置平台

由于项目分布范围广，每个项目独立运作，其人员配置及工作负荷信息是相互孤立与封闭的。平行进行的项目间没有隶属关系，项目经理无权从其他项目中直接调配人员。在企业层面建立项目间人力资源配置平台，及时掌握各项目的人力资源负荷情况，进行跨项目的人力配置，能提高项目人员使用率，减少人工浪费。

（5）建立企业项目管理信息系统

企业要想对多个项目进行有效的监控，必须解决三个问题：一是及时获取项目中关于进度、质量、成本的信息。二是及时处理、分析这些信息，发现问题，提出应对方法、策略。三是指令能够快速高效地反馈到项目组，并能对项目组的执行情况进行追踪。如果企业自身项目管理信息系统网络完善，那么就能迅速获取信息，并传达信息，就能有效地实施管理，达到节约成本的目的。

（6）资源共享

企业实施的多个项目在业务内容或技术上存在共性，则实施过程中出现的技术难点、实施过程也具有共性。因此，可以把相关项目共性的知识梳理出来，建立一个完备的知识管理系统，提供给项目组借鉴，各项目组通过知识系统获取所需的知识，这样可以大大节约共性知识搜索的时间及成本。知识系统中不能解决的某些问题，再汇总并通过公司层面来解决。

3、结语

这是当今项目管理发展的热点问题，我们也将持续实践研究project软件在项目管理中的应用技术，发挥Project 二次开发的功能，使之更贴近工程的习惯和格式，并能使施工、监理、业主各方技术人员可以互相及时传递信息，动态掌握工程的实施情况，使我们的项目管理水平更上一个层次。