现代企业办公室管理工作优化策略研究

摘 要：办公室是企业中不可或缺的综合性服务机构，办公室工作质量的好坏直接影响着企业的发展，是保障企业各个环节中的工作能否正常运行的关键，新形势树立良好的企业形象，必须做好企业办公室工作的管理和方式的创新，保障现代企业能够跟上并适应时代的发展。本文将针对企业办公室工作的现状进一步探索现代企业办公室管理工作的优化措施。

关键词：现代企业；办公室管理；优化策略；网络；

一、企业办公室的主要职责

（一）日常事务精细管理

日常事务条理化是每一个规范高效的现代企业科学管理的前提。而企业大量的日常事务都是由办公室负责承办的。办公室职员务必追求分管业务井井有条、条条清晰有理。

（二）档案分类管理

档案管理是一项专业性较强积累性工作，企业办公室要根据企业自身专业特点搞好档案的分类管理，方便查询，指导未来业务和管理创新。

（三）信息沟通管理

企业办公室要建立一个完整的信息网络，保持沟通渠道的畅通。一切事务既要快速处理，又要力求准确执行，这离不开企业办公室的信息沟通职能。企业办公室对内部管理信息的报批传阅递送处理归档，应建立制度细化工作流程模式。对外部政策、市场用户等各种类信息也应建立库并完善信息平台，疏通沟通渠道进行网络化管理。

（四）协调管理

企业管理实际上企业在生产经营过程中协调人和人、人和事、人和物（生产资料）之间的利益分配关系。协调关系是办公室职能；办公室在企业中，是沟通上下、协调左右、联系各方，它是保证企业工作正常运转的服务中心。企业办公室既要协调企业内部门与部门之间的关系，上级与下属之间的关系，又要协调本单位与外单位以及客户/政府职能部门的关系。

（五）会议管理

会议是管理的形式，也是管理的一个重要组成部分，企业有序运作离不开大大小小会议的举行。企业办公室是会议工作的主要策划、组织者。企业的办公会议、生产会议、营销会议、接待等会议从开始到结束，都由办公室策划布置、安排执行、检查落实、也就是业务工作还未开干，办公室策划者已经大脑模拟一遍。并要做到未雨绸缪，预测预防可能出现的不可控意外因素。从业务（拟定会议通知）工作开始便身先士卒，参与其中安排落实会议、整理有关会议纪要材料、下发各会议计划任务至有关部门单位、跟踪执行过程情况、进行督促检查并及时建议领导协调过程困难、改进方法措施、直至考核的实施与激励的兑现。

（六）辅助决策管理

管理决策者一般一人分管多项工作，因而难以对每个方面工作都作详尽细致的了解。何况决策者本身也受到其信息、经验、专业知识、实践范围等多方面的局限，不可能洞察一切，事必躬亲。因此要求办公室各业务主管人员就其主管的职责业务，进行汇总统计出结果后拿出初步处理意见，供领导妥善决策，这就是企业办公室是领导智囊参谋作用的体现，所以办公室是业务机构也是管理部门，每名办公室职员务必做到认真/细致/严谨/规范/公道/正派。

二、现代企业办公室管理工作优化策略

（一）建立高效管理制度

要建立一套高效的制度，这样才能高效的进行规范化的管理并科学的开展工作。办公室工作的步骤繁琐，影响方面多，所以在平时工作时一定要有一套科学的规章制度来提供依据。这样才能使工作有序、顺利的开展，特别是印章管理制度、接待管理制度、公文管理制度及会议管理制度等更加需要有一套严格的规定。在进行接待及会议工作时要涉及到诸多重要机构和外部的一些企业，影响因素增多，这更加需要有一套科学的管理制度来提供保障，最好能将该项工作图表化、制度化、步骤化，这样还可以使工作效率大大提高。在进行优化工作流程的时候，要坚持有序性、系统性、可行性和简洁性的基本方针政策，确保做到统筹兼顾、简洁高效、流程设计简单易懂。深入分析工作程序、拟定关键路线、优化工作途径，采用合并法、剔除法、压缩法、重新排列等方法简化工作工序，找出最简洁的工作工序，进而加速工作，有效提高工作效率。根据多年的工作经验，充分利用信息化的工具就可以优化工作的流程，也是极大提升工作效率的有效工作方式。

（二）更新工作服务观念

办公室管理工作的开展，需要通过为企业提供良好的服务来体现。办公室的一个重要工作职责之一，就是负责企业内部的接待工作。办公室良好的对外接待能力，是企业综合实力的体现，也从另一方面影响了企业的自身形象。企业的办公室人员要对自身的思想意识进行提高，并且明确服务的工作理念。办公室的服务工作对象要针对于领导、基层和外部组织来开展，并且不断地进行各项服务技能的学习，提高自身的服务能力。

（三）提高内部资源配置水平

办公室的工作内容相对复杂，在开展工作中要做好协调和管理，既要完成自身的本职工作，也要做好对其他部门之间的协调，完成领导所安排的各项任务。在一些任务的划分上，办公室人员要在做好本职工作的基础上，再对其他部门的工作进行帮助。办公室工作由于具有较强的工作压力和工作难度，工作人员要不断地提高自身的业务素质水平，并且对人员配置结构进行合理化地调整，以适应办公室管理工作不断变化的需求。

（四）保持企业发展目标

企业办公室工作的开展最主要目的，是为了更好地促进企业的发展，并且服务于企业的日常运营管理工作。办公室工作的开展，要以发展的眼光来看待各项管理工作，并且坚持正确的立场和工作方向，始终围绕企业的发战略来开展工作。只有真正地坚定正确的立场，才能更好地对工作中的是非进行分辨，找出企业的发展规律，更好地做好本职工作，促进企业的持续发展。

三、小结

企业办公室是行政业务管理的主要组成部分，掌管着企业日常事务的核心，对企业的发展而言有着不可替代的重要作用。而办公室本身就是复杂的工作，只有办公室人员能够重复的事用心做，不怕麻烦。要针对日常工作中发现的问题，进行工作的及时调整，营造良好的工作氛围，做好现代企业办公室管理工作。