浅谈信息时代下的档案管理

随着全球网络化的发展，信息技术迅速发展，计算机被广泛地应用到各个领域。信息技术的普及，也为电子政务的建立做了良好的铺垫，成为各个工作岗位开展工作的必备工具和手段。如今人类生活的方方面面，都离不开信息化，电子计算机和通信技术的有机结合为信息化提供了便利条件。当然，作为引导电子政务全面建设的机关档案更加离不开计算机的信息化技术。电子档案的形成，有利于档案管理员进一步加深对档案管理工作的认识，优化档案保存和整理的时间，提高档案管理员的工作效率，为进一步与时俱进、营造机关电子档案与电子政务和谐发展提供了有力保障。

档案信息数字化是信息化时代对档案管理工作的特殊挑战，也给档案工作者和社会带来巨大的机遇。如何把握好信息化时代带来的机遇努力做好自己的本职工作以及如何通过有效的方法去克服工作中的挑战是档案管理员目前需要思考的问题。电子政务是一个新兴的办公方式，它的出现给办公人员提供了极大的方便，但是当下很多旅游局档案管理部门底子薄、人员流动性大，而且并没有从根本上认识到信息化电子政务的好处，没能与信息化办公同步。这就要求旅游局根据自身实际情况，主动积极地加强对档案管理工作的重视程度，健全档案管理网络，学习借鉴国内国外电子政务的先进经验，全身心地参与到档案管理工作中去，全面提升机关档案管理整体水平，投入人力、物力、财力，将电子文件归档管理和数字化档案建设纳入电子政务和办公自动化建设之中，争取早日实现办公自动化、信息化。

一、信息化社会要求提高档案管理人员的综合素质

档案管理人员的综合素质指的是档案工作者在本职岗位上应具备的专业知识、专业技能以及职业道德的总和。档案管理人员的素质高低直接关系到旅游局档案管理工作的开展，因此，必须提高旅游局档案管理人员的综合素质。档案管理人员首先要热爱自己的工作，对档案工作有责任心，能够发挥自己的特长去做好档案工作；把所学的档案知识和档案法规灵活的运用到日常档案管理中去。档案具有一定的保密性和政治性，因此要求档案管理人员必须具有保密意识，对待工作的认真程度直接反映了一个人的素质的高度。另外，作为档案管理人员还要具有较高的服务意识，在倡导雷锋精神的新世纪，机关工作人员必须要有服务意识，能够为上级领导和群众带来便利；还要多学习专业知识，多参加各类培训，大力倡导创新意识，形成良好的工作局面，逐渐成为复合型档案管理人才。总之，政治理论知识扎实，档案专业知识深厚，科学文化知识广博，是一个档案专业人员比较理想的知识结构。

二、信息化社会要求旅游局加强档案管理的硬件设施建设

旅游局必须将档案管理作为机关的一项重要基础工作来抓，不断完善和提高档案管理的硬件投入，进一步建立健全档案工作管理制度。档案管理主要是档案的归档、管理、利用、统计、保密、鉴定、销毁、移交、借阅等一系列工作。虽然旅游局的工作比较繁忙，但是对于档案管理的重视不能忽视，要结合旅游信息化建设进程，加大对档案管理工作的物质和技术力量的投入，可以设置综合档案室，并配备档案管理设备和相应办公软件辅助工作的开展。只有旅游局在硬件方面达到了档案管理工作的要求，才会提高对文件材料进行鉴定、整理、立卷的效率，才会有利于组卷合理、排列规范、保管期限划分准确、封面填写清晰合规，也保证了入库案卷的质量。同时，健全各项规章制度，提升档案管理规范程度也很必要。需要切实做到主要领导亲自抓、分管领导重点抓，经常询问档案管理工作，明确分工，任务细化，落实责任。

三、信息化社会要求旅游局档案管理工作具有时效性

当今时代，是信息时代。信息化将人类社会带入了另一个世界，人们开始追求时效性，对于复杂的工作通过信息技术能够很快的处理，大大减少了工作时间，提高了工作效率。同样，作为档案管理人员必须要有时间观念，增加服务力度，将“时间就是生命”作为行动的指南，优化工作细则，探索工作新思路，这样才能及时完成任务。面对计算机技术与网络的发展，传统的工作方法面临巨大挑战。对于档案管理工作而言，更需要充分利用好信息技术，社会上开发出的许多档案管理软件对档案管理工作有很大的帮助，这些软件通过数据的录入，数据的转换分析以及收集整理，不仅缩短了工作时间，提高了工作效率，还有利于对过去录入的数据进行检索。

四、信息化社会要求领导加强对档案管理工作的重视程度

现在有的机关单位对于档案管理不重视，对于科员的指导教育程度不够，很容易将一些重要的文字资料以及声音图片制品等丢失，久而久之，档案管理部门就没有了生机。这种现状必须改变，否则影响深远。领导要加强对档案管理工作的重视程度，给予档案管理人员最大的支持，把健全档案管理作为全局信息化的一部分去落实，使党员干部充分做好本职工作，提高服务意识和对档案的保护意识。随着市场经济的不断完善，档案管理工作的压力就与日俱增，同时档案管理难度也不短增加，给档案管理人员提出了很多难题。档案管理人员队伍建设是实现档案信息化成功的决定因素，决定着档案信息化的发展速度和质量。信息时代就要求档案管理人员不仅要熟悉电子档案的规范管理，还要掌握计算机系统和网络知识，确保档案信息化的安全性。另外，让档案管理人员及时了解档案发展历史和现代化技术在档案工作中的应用，不断提高他们的工作技能，才能确保档案管理工作稳步提高。

信息化给档案管理工作带来了巨大的挑战的同时，也为获取信息提供了极大的便利性。通过信息技术对档案资源进行管理，节约了大量时间和精力，降低了信息传输的时间成本，减少了工作步骤。每一个旅游局档案管理工作人员必须清楚地认识到档案管理工作是一项长期、艰苦的工作，必须具备高度的责任感和使命感，树立档案管理至上的理念，努力提升自己的专业水平，将档案管理工作做好做到位。努力多思考，多研究，营造一种锐意进取、积极向上的创新氛围。档案工作者一方面要耐得住寂寞，踏踏实实地工作，提高档案工作的自身价值，发展档案事业，而且还要深入贯彻档案的相关法律法规，全面做好档案基础工作，由单一型人才向复合型人才转变，提高档案的利用率。