企业档案社会管理模式探析

[提要] 在新时期的经济发展中，我国社会经济发展越来越快、越来越平稳，企业档案管理的要求也更为严格。本文通过分析我国企业档案管理现状，阐述企业档案社会管理模式的意义，提出企业档案社会管理模式可行性，并给出构建企业档案社会管理模式的方案。

关键词：企业档案;社会化;管理模式

中图分类号：G271 文献标识码：A

收录日期：2015年3月6日

一、我国企业档案管理现状

（一）企业档案管理对象发生显著变化。自改革开放以后，我国由原来的国有制经济转变为国有制为主体多种所有制并存的形式，这个过程中，企业档案的管理就发生了显著的变化，原本的国有制经济中，仅仅包含国有企业这一种成分，企业的档案自然是由国家政府来进行管理，然而，当经济体制发生变化之后，社会中的企业不仅仅有国有企业，更有私营企业、民营企业等多种企业，那么，对于企业的档案管理，就不仅仅是政府与国有企业之间的事务，其管理对象也包含了国有企业档案、民营企业档案、私营企业档案等多种。

（二）企业与政府之间的关系发生了变化。在以往的计划经济时代，企业的生产目标都是由政府来制定，政府对于企业发挥着根本的指挥作用。然而，当我国进入市场经济时代之后，企业与政府之间的关系发生了极大的变化，在这个时期，政府与企业之间是一种财产关系，国家不再直接干预企业的生产经营活动，企业需要对自身盈亏负责。一方面为企业的自我管理提供了一个相对较为宽松的环境，一方面政府的职能也发生了变化，由原来的领导者变为了服务者，企业在经营中的作用被凸显出来。

二、企业档案社会管理模式的意义

（一）改善政府职能失灵的问题。当市场自我调节能力失灵，无法处理经济发展中的问题时，政府就为调节该问题而出现，恰当地处理好公共事务，恢复市场的秩序。然而，如同市场一样，政府也可能会出现职能失灵的问题，这将会导致企业档案管理的一系列问题。为了改善这种问题，实施企业档案社会管理模式，能够有效地发挥企业管理的个性化，使企业获得期望中的管理服务，避免因不同类型企业之间差异造成的管理不恰当的问题，让企业都能够得到公平的发展机会。

（二）增强档案行政管理部门的实际管理能力。在企业档案社会管理模式之下，档案行政管理部门能够将一些细致的、具体的档案管理工作转移给档案中介机构，如此一来，档案行政管理部门就不必再将大量的人力、物力放在那些繁重、简单、效率低下的档案管理工作中，而是能够将更多的精力转移到对市场经济发展的宏观调控中，更好地发挥自身的依法监督市场、服务市场的职能，从而运用更少的精力、资金投入，提供更好的服务，为社会经济的发展发挥更大的作用。

（三）有利于制定科学、合理的档案管理政策。在以往的企业档案管理模式之下，档案行政管理部门主要是依靠自身多年的管理经验，结合国家与当地的管理实际情况，来制定档案管理制度，他们的出发点主要是方便于自身的管理工作，却很少征求企业的意见，难以反映出企业对于档案管理工作的需求。而实施企业档案社会管理模式，则能够协调政府部门与企业在档案管理工作中关系，从而充分发挥档案管理人员的作用，结合企业发展的需求与政府部门管理工作的实际，制定出符合市场发展规律、能够促进企业进步的档案管理策略。

（四）激发社会的自我管理能力。企业档案社会管理模式中，档案中介机构的出现，为激发社会的自我管理能力发挥了重要的作用。企业能够根据国家企业档案管理工作的相关法律法规，根据本企业的经营方式、生产技术、企业管理等进行自我档案管理，从而获得更大的发展动力，将企业在档案管理工作中由被动变为主动，为企业的管理工作注入更多的活力。

（五）有利于实现档案资源社会化。企业档案管理工作不仅是在为企业的发展服务，同时也是在为社会服务。在以往的企业档案管理模式之下，企业只向政府部门提交一些未涉及到企业核心机密的档案，政府通过这些档案的管理能够为企业提供服务，然而，企业档案管理却未能为社会带来任何效益。然而，实现企业档案社会管理，则能够将企业档案集中在一起，在不侵害企业利益的前提之下，实现企业档案信息的共享，为社会大众提供更多的服务，从而使企业档案能发挥更大的作用，实现档案资源的社会化。

（六）有利于实现人力资源社会化。档案管理工作需要具有专业知识的人员来进行，对管理人员素质的高要求是造成档案管理人才短缺的原因之一。而企业档案社会管理模式则是将业务外包给一些档案中介机构，如此以来，就能够使企业档案得到更为专业人员的管理，而档案行政管理部门则不需要再专门地招聘培训大量的档案管理人才，这就使得档案管理人才资源的配置更为灵活。档案中介机构中，具有多个方面的人才，如档案部门相关工作人员、档案管理专家等，将档案管理工作转交给档案中介部门，能够使这些专业人员充分发挥自身的作用，为企业提供更为专业、全面的档案管理服务。

三、企业档案社会管理模式的可行性

（一）具备企业档案社会管理模式实行的条件。改革开放以来，我国的经济体制由原来的计划经济向着现如今特色的市场经济而转变，形成了一种以国有制经济为主体、多种所有制经济共同发展的繁荣局面，在不同类型企业的相互竞争之下，促进了彼此的不断发展。由于企业发展的需求，政府对于企业的管理模式也逐渐地发生了改变，政府不再发挥对企业绝对的领导作用，而是进行宏观的调控，为企业提供财产、政策等方面的服务。随着政府职能的转变，档案行政管理部门的作用也与之前不同，这为企业档案社会管理模式提供了实行的条件。

（二）具有企业档案社会管理模式实行的动力。社会经济的发展，是进行档案管理社会化的主要动力。首先，由于我国经济体制的变革，各地逐步建立起了档案中介机构，并且规模不断扩大、业务逐渐成熟，为实现企业档案社会管理模式提供了先决条件。其次，政府对于企业的运作的干预能力逐步减弱，使得企业获得了更多的自我管理的机会。再次，人们对于企业发展的观念也逐渐地改变，市民与企业发展的直接接触越来越多，管理意识越来越强烈。最后，政府管理体制的改革，为实现企业档案社会管理模式提供了直接的动力。

（三）坚实的企业档案社会管理模式实行基础。现如今，我国为社会发展所提供的服务主要是要实现公共服务的市场化、服务职能的转变、政府部门的改革等，并且要在保障政府部门基础职能的前提下，让市场自身来为其发展提供相应的服务，从而优化公共资源配置。档案中介机构的出现就为政府职能的转变提供了坚实的基础，而档案中介机构则是可以利用自身专业化的人力资源、完善的服务来参与市场的竞争，为自身获得效益的同时，也实现了企业档案社会管理模式运行的可能性。

（四）极大的企业档案社会管理模式实行可能性。在特色市场经济的环境之下，档案中介机构建立并不断地发展着，档案中介机构的服务工作在很大程度上减少了档案行政管理部门在企业档案的管理、监督、企业运营指导方面的重任，使得档案行政部门的基本职能得以转变，政府由原来的直接干预企业运营，变为为企业提供相应的服务，其宏观调控作用在市场经济发展中的重大贡献也逐渐凸显出来。在一些较为发达的城市，档案中介机构已经总结出了许多可靠的档案管理经验，能够为其他档案中介机构的管理工作提供参考依据。

四、构建企业档案社会管理模式的方案

（一）构建企业档案社会管理模式应当遵循的原则。一是遵循政府宏观调控的原则。在企业档案管理工作中，档案行政管理部门应当适当地放权，将一些较为细致的、简单的档案管理工作，转交给档案中介机构，充分利用其专业化的人力资源，而政府部门则是要将更多的精力放在宏观调控方面，并且要加强对档案管理工作的监管，保证市场发展的正常秩序;二是遵循效益最大原则。对企业档案进行管理的最终目的，就是为了能够运用好企业档案，使其获得更多的发展机会。因此，对企业档案的管理，不仅要考虑到政府部门在管理工作中所付出的成本，也要考虑企业的收益是否会受到影响，并且在这两者之间寻找平衡点，使得其最终的收益最大化;三是遵循灵活管理的原则。企业档案管理不仅要方式灵活，对不同类型的企业采取不同的管理方式，还要手段灵活，结合法律法规及企业发展情况，提供专业化、标准化的档案管理服务，同时还要实现运行机制的灵活，建立起符合当地企业发展的运行机制，推动企业自我管理，实现政府、企业、中介共同为档案管理而努力;四是遵循自主管理的原则。企业档案关系到企业的切身利益，对于档案的管理工作，离不开企业自身的作用。因此，政府部门在为企业提供档案管理服务时，更应当采取相应的措施，鼓励企业进行自主管理，这不仅能够减轻政府部门的管理压力，也能够实现企业档案管理的高效化;五是遵循创新性原则。企业档案管理不能止步不前，而是应当与时俱进，随着市场经济的不断发展，企业的生产技术、管理模式、经营方式都会发生变化，那么企业档案管理也应当不断地进行创新，使其符合企业发展的需求，从而为企业的进步和经济的发展发挥更重要的作用。

（二）构建企业档案社会管理运行机制。企业档案管理的内部运行机制构建，首先，要建立与企业发展相符合的档案管理机构，并聘用专业的人员，在科学合理的管理制度之下，进行档案管理工作;其次，则是要做好档案管理服务，凸显档案管理在企业运营中的重要作用，获得企业管理者的认可，为档案管理的进一步发展获得更多机会;最后，则是要实现档案管理与企业共同发展，为企业带来更多的效益。

企业档案管理的外部运行机制构建，则需要企业、政府、中介、协会等多个方面共同努力，一是要转变档案管理意识，是领导者意识到档案管理的重要性，重视档案管理工作;二是要建立健全档案管理相关法律法规，运用法律，为企业档案管理提供可靠的保证;三是要加强政府的行政职能，强化其依法监督的能力，维护好企业的合法利益。

（三）构建企业档案社会管理模式应注意的问题及相应对策。档案中介机构受到档案行政管理部门制约，其主要原因是档案管理观念落后、二者关系混乱、管理机制不合理等。要解决这一问题，首先，就要转变档案管理观念，认识到档案中介机构在企业档案管理中的重要作用，肯定其专业能力，并给予其法律、政策等方面的支持;其次，则是要理清两者之间的关系，认识到档案中介机构的主要职能，给予其应有的档案管理权力，同时也对其进行严格的监督，保证其做好档案管理服务工作;再次，则是要制定科学合理的档案管理机制，使档案中介机构在公平的竞争中不断进行自我优化，为企业提供更高质量的档案管理服务。

明确档案中介机构的管理规范。档案中介机构的管理工作不严格的主要原因就是没有严格的法律来进行约束。这就使得档案中介机构的管理工作带有明显的随意性。要解决这一问题，就要建立健全我国的档案管理法律法规。首先，国家应当建立起一系列具体的、具有可行性的档案管理法律法规，而不同的地区，则可以根据当地企业的类型、规模等实际情况，制定详细的档案管理制度，通过这些法律制度，对档案中介机构的管理行为进行严格的规范，使其档案管理工作不断趋于成熟，实现我国企业档案的社会化管理。