影响行政事业单位档案质量的因素及规范化管理对策

摘要：在档案效率与质量的基础上做到科学化、规范化的档案管理，从而保证行政事业单位紧跟现代社会良好发展。本文分析了影响行政事业单位档案质量的因素，然后详细阐述了行政事业单位档案质量的规范化管理对策。

关键词：行政事业单位；档案质量；规范化；档案保密

中图分类号：K206 文献标识码： A

一、概述

优质的档案管理可以促进行政事业单位的有序、高效运作。所以，随着经济的发展行政事业单位档案管理的建设显得越发重要，需要建立科学、完善的管理

系统，保证档案管理的质量。因此，行政事业单位档案的工作制度要依照档案管

理里的效率和质量为基本原则，进而对行政档案进行科学化和规范化的管理，进一步加强对行政事业单位的有效评价和监督。

二、影响行政事业单位档案质量的因素

（一）思想上对档案管理重视不够

行政事业单位档案管理的工作人员缺乏对档案管理工作的充分思想认识。目前，部分行政事业单位的管理人员对档案管理还存在一定的认识误区，认为无法给本单位带来一定的经济效益。所以在这种思想支配下，很多行政事业单位没有将档案管理真正纳入工作日程当中，从而使一些行政事业单位的档案管理始终处于应付的被动状态。虽然有部分事业单位对档案管理工作有所重视，也将档案管理真正纳入日常的工作日程中，但在实际实施的过程中却缺乏有效的管理机制，从而档案管理工作没有真正落到实处。

（二）档案管理的硬件设备不够完备

硬件配置是档案管理工作的首要条件。而当前很多行政事业单位在本单位档案管理工作方面缺乏相应的硬件设备，或者其设备的规范与标准不符合现代化管理的要求。所以，就出现设备老化、档案柜不统一的现象，缺乏一定的防潮、防盗及防火的措施。此外，档案管理的方式和手段比较陈旧，从而对单位档案的管理和安全造成了影响。

（三）档案管理人员的素质较低

行政事业单位的档案管理工作的政策性很强，所以对工作人员的技术性和专业性及专业素质的要求很高。然而，当前很多从事档案管理的工作人员由于忙于日常事务而忽略了档案管理工作，并且在自身专业素质的欠缺，无法保证档案管理的质量。所以，正是由于档案管理工作人员自身专业素质的局限性，再加上思想懒散，因此在行政事业单位档案管理工作中出现很多问题。

三、行政事业单位档案质量的规范化管理对策

（一）提高行政事业单位档案质量的基本原则

1、兼顾规范与统一

这主要是针对档案管理制度的制定而言的，在制定档案管理的工作制度时，首先应当严格遵循国家的相关标准，这对于档案管理的的标准化和规范化大有裨益。但这并不意为着档案管理的相关工作制度必然是千篇一律的。在制定制度的同时，还应当考虑到行政事业单位自身的特点，不同的行政事业单位在规模和工作特点上都存在一定的差异，因此不能够过分的强调管理方式和管理制度的统一。档案管理部门应当根据岗位实际和工作特点不断的实践、探索和总结，从而建立全面合理并且符合自身实际的工作制度。

2、明晰职责与权益

在制定管理制度的过程中，应当对岗位的职责与权限进行明晰的标注。例如，应当明确分管档案管理的领导对于档案馆的监督和指导职责。同时还应当对工作人员的合法权益进行一定的保障。在很多单位，时常会发生侵害工作人员利益的问题，这些问题严重地影响到了工作人员的工作热情，同时也必然会对档案管理事业的发展造成很大的影响。因此，建立事业档案管理制度时，应当将职责与权益的统筹放在首位。

3、关注制度的执行

在档案管理过程中，不仅要重视科学合理的档案管理制度的建立，更要关注相关管理制度的有效执行。在管理过程中，单位领导应当对制度的落实和管理规范的有效执行给予充分的关注，在实践的过程中不断地完善管理制度，使得管理制度趋于规范化和合理化，以充分调动管理人员的管理积极性，保障相关制度的认真落实。

4、动态与静态相结合

制度一旦形成，必然要求具有一定的稳定性，这是事业稳定发展前提。但同时制度又不能是一成不变的，随着内外部环境的不断变化，档案管理制度必然也要发生一定的变化。在这方面，行政事业单位的档案管理应当学习西方国家的先进管理办法，结合自身的情况不断的完善档案管理制度，是我国的档案管理也走上国际化的道路。

四、行政事业单位档案规范化管理对策

（一）强化档案保密管理工作

行政事业单位档案管理工作人员必须定期的参加相关的保密教育活动，深入学习《保密法》，树立正确合理的保密意识。时刻关注档案资料解密划控与档案

保管期限的明确工作，对于没有通过批准的禁止抄录、复制。禁止在公共场合或电话等通讯工具中随意的散播保密内容。结合具体的密级程度选择具体的利用对

象及利用范围，保密材料只能在专门的阅文室中进行查阅，编研过程中禁止涉及到保密材料。在销毁一些档案文件时，必须在严格的鉴定批准后，至少有两人对文件销毁过程实施监督。禁止剔除的文件材料流入废品站，严防泄密行为。

（二）增强档案管理信息化程度

档案管理信息化已经成为了现代行政事业单位档案管理工作的主要发展方向，并且也是档案管理服务质量的实际发展需求。行政事业单位档案管理工作实现信息化，不仅能够保证管理的高水平，还使得档案使用寿命得到了增强。

首先，行政事业单位必须保证信息化档案管理的时效性，对信息进行及时有效的传输。

其次，加强计算机辅助管理，通过目前先进的技术进行档案资料的处理，做好档案资料纸质形式与数据形式的存储、管理工作。

另外，通过先进的计算机网络加强创新档案管理工作，同时保证档案信息在网上的全面共享，以良好的服务于社会。信息化的档案管理在确保行政事业单位档案工作质量与效率的同时，还促进了档案信息的有效利用。

（三）提高档案管理人员素质

对行政事业单位档案管理人员加强职业素养与专业素养教育。不断增强行政事业单位档案管理人员的工作责任感、谨慎认真的工作态度以及“守口如瓶”的保密意识。培养行政事业单位档案管理人员正派的工作作风和落实职责任务的积

极主动性。强化行政事业单位档案管理人员专业知识培训。行政事业单位档案管理人员应熟知所有的档案专业知识，同时将已掌握的档案专业知识与实践相结合。定期不定期的举办岗位知识、技能竞赛，全面调动档案管理人员的学习、工作热情，从而使其具备较高的档案管理水平。

（四）构建完善的档案管理制度

行政事业单位应构建完善的档案管理制度，严格根据“三合一制度”原则对库藏档案进行详细的分类与整理，明确适应于档案工作的基本框架。在归档范围及整体要求的基础上及时收集、有效整理、科学编目、正确装订单位档案，以保证行政事业单位档案具有较高的真实性、完整性。制定并落实符合于行政事业单位档案管理工作的监督机制，系统监管行政事业单位档案工作，从而实现规范化的档案管理工作，为档案管理质量的增强提供重要保障。

结语

综上，在现代化社会中，行政事业单位必须要紧密结合时代发展的特点、任务和新的发展要求，有效创新档案管理工作，进一步推动档案管理工作的发展，从而有效提高档案工作的质量，更好地满足时代的发展需求。