信息管理在工程招标代理工作中的应用

摘要：我国的工程招标代理工作从20世纪80年代开始施行。在这三十年里，可以说我国的工程招标代理事业已经取得了显著的进步，工程招标代理机构也由无到有、由小到大、由少到多。对于工程招标代理机构而言，应当掌握包括招标企业、 投标企业、评标机构及专家、招标投标管理机构等各个方面的信息。

关键词：信息管理；工程招标代理；应用

中图分类号：O434 文献标识码： A

前言：随着社会不断发展，对工程项目中的招标代理工作技术要求也越来越高。在项目工程建过程中，减少成本、控制造价，一直都是企业着重关注的的问题。从经济学的角度来说，工程项目的建设过程中包含决策阶段、招标和签约阶段、施工阶段、工程竣工结算阶段以及后评价阶段，造价控制贯穿于项目建设上述各个阶段中，只有在每个阶段和每个环节进行合理的造价管理控制，才能有效控制成本，提高企业整体经济效益。本文着重从项目建设招标代理工作阶段的造价控制进行讨论，全面分析了招工代理工作中各环节的工程造价影响因素及控制措施。

一、当前我国工程招标代理对于信息管理的主要需求

信息的需求存在于工程招标代理业务的每一个流程中。信息在招标代理的业务流程中可划分为三个阶段。招标代理的前期阶段，采集招标的工程项目信息工程项目是建筑市场信息体系中重要的内容之一；在工程招标代理工作的中期阶段，价格信息招标代理机构在获得代理项目后，应当在招标企业委托的范围内承担招标事宜，代理机构的信息需求主要集中在有关资格预审的信息，编制招标文件和标底所需的信息等；在工程招标代理工作的后期阶段，主要是反馈信息，工程招标代理机构掌握着非常详细、准确和全面的工程项目信息，可以采取适合的方式将这些信息提供使用，同时，工程招标代理机构也可以得到这些企业的大量反馈信息，不断补充、更新、完善已有的数据资源，提高信息的使用质量和水平。

二、招标代理工作中各环节的具体造价控制管理

1、加强投资人资格审查力度，控制造价

招标文件的内容显示，在招标过程中一项重要的任务就是对投标者的资格审查。特别是针对某些施工周期长，资金耗费量巨大的工程项目，在招标过程中一定要有效把握投标商的信誉度，在此过程中，要选择信誉度高、管理水平到位、技术水平先进、执行力强的投标人。如此可有效减少合同执行隐患，保障项目在最短时间内达到最高施工质量，避免在施工过程中出现各种问题导致额外费用支出，有效减少了工程造价。

2、优化施工设计方案，控制造价

在正式进行投标前项目工程建设方案的完整性和科学性也是有效控制造价的基础。在项目建设方案图纸设计中，结合企业实际，严格控制施工所用材料的价格，对其合理限价。一般的工程项目所需要材料设备等价格浮动差异并不是很大，但是对于一些特殊性材料，由于材料质量、性能、型号等的不同会产生较大的价格浮动，若招标采购实施中不遵照设计图纸的要求，会使工程造价产生很大误差，引起各方面的矛盾，因此要求对图纸中已经标明的材料选用禁止进行更改。如此就要求在设计图纸时，要优化设计方案，将其中暴露出来的不合理之处进行处理和优化，避免之后影响造价控制工作的进度。若在图纸已经确定的情况下发现了图纸设计缺陷，此时要求招标工作人员在确定投标人之前对各竞标人的设计方案进行对比，严格审查，保障施工项目建设顺利启动运行，并在此过程中控制造价，减少成本。

3、严格编制招标文件，控制造价

在招标文件的编制过程中，对其条款项目应进行严格审查和核对，要求招标人具有严谨性，能够切实做到招标文件的相关条款与施工合同相标准相互吻合无矛盾之处。招标文件中的条款内容应该具有明确性和标准性，没有歧义，且合同的履约担保形式要以保证双方权利义务为基础，在实现利益的过程中对双方都具有有效约束性，编制招标文件过程中应提前制定合同履约担保方式，以免之后产生矛盾和分歧。投标商投标的前提是完全同意并能够履行合同内容，而招标单位也应该以招标文件中的相关内容为基础，综合考虑投标人各方面的综合素质以及其他客观因素而对其进行筛选和确定。另外，在签订施工合同时也应该严格遵照投标文件和投标书签订，避免出现各种麻烦和纠纷，完善的编制招标文件，能够将控制要素提前体现，保障造价的稳定性，降低其造价风险。

4、有效评估投标风险，控制造价

对招标过程的风险评估，也是在招标阶段有效控制造价的必要措施，进行风险评估，可提前增强预防意识，并在一定程度上采取应对准备措施，有效控制造价。风险评估内容如下：材料设备的市场动态及涨价风险的评估，对于大中型工程项目，其施工周期较长，而投标阶段的材料设备价格，可能会在社会发展趋势下发生变化，可能要求招标方承担材料设备差价的填补，从而产生设备涨价风险；各种调价因素造成价格动荡的风险评估；财务费用增加的风险评估；因调整工期造成的造价增加的风险评估；自然天气及气候产生的损失造成造价增加的风险评估。

5、加强工程量清单的审查力度，控制造价

在招标代理工作中，要求招标工作人员严格按照国家统一的工程量计算规则进行计算，并提供工程数量清单。工程量清单整个项目精确描述的工具，它结合企业实际对项目的特殊部分准确进行了预算。除了细节性的描述，还要求对工程量清单进行审查，其主要目的是为了核对招标文件编制内容与设计图纸的是否吻合。工程量清单的编制是有统一标准的，这就要求招标方按照标准要求采用新型的工程造价控制方式对计价清单进行编制，确保每个子项目的进程准确合理，且每个子项目的收费标准也处于最佳状态。另外，要求编制内容应很具有真实性和准确性，减少歧义内容的出现量，对于某些总价不可更改的合同，编制质量良好的工程量清单在其中占有很大优势，它可以使招标范围和招标内容更加明确详细的体现出来，并将工程项目的全部内容都包含进去，使造价范围绝不会再无故增加。

三、探讨工程招标代理中信息管理的具体运用

1、工程招标代理中信息管理的工作流程和基本要求

信息管理是工程招标代理模块中的核心部分，其主要功能包含了公发的布告、项目的招投标策划、标书的网上预订与下载、相关文件的编制与审查、整套资料的最终归档、项目招投标的答疑。

2、工程招标代理中招标资料档案的信息管理

工程招标代理中的招标资料档案应满足有关归档要求，针对业务实际情况，可实现部分资料归档、全部资料归档、欠缺资料动态催交、项目资料查询调用等管理要求。

3、工程招标代理中业务数据库的具体运用

工程招标代理中的业务数据库主要有投标企业信息数据库、工程项目信息数据库、行业信息库和评委专家库。建立自己的市场信息数据库网络，动态掌握招标代理的内部信息、外部信息，做好各类信息资料的收集、分类、加工整理、储存、传递和利用等一系列工作。

4、工程招标代理中业务数据汇总统计分析查询模块的具体运用

工程招标代理中的业务数据汇总统计分析查询模块应具备分类汇总统计、按条件查询不同业务数据功能，满足公司业务协调会议、业务调度会议、部门业务统计汇总、资质上报申请需要，数据应做到准确、统一。

5、 程招标代理中业务辅助系统的具体运用

工程招标代理中的业务辅助系统应能够按照公司发布的招标文件范本模板，自动生成相应招标文件；在线查询登记开标厅和评标室；开标文件、评标表格、初步审查、电子清标、报价对比等辅助生成。依据公司发布的评标报告模板，自动生成相应评标报告文本；依据公司发布的模板，自动生成中标通知书、成交通知书、招标结果通知书，投标保证金收取退还记录查询。

结束语：

在工程项目建设过程中，工程项目招标代理制度的推行，能够有效减少整体项目建设施工时间，在保证工程项目建设质量的同时能够有效控制项目整体造价。因此要求招标代理工作人员要认真履行自己的职责，在工作中全方位保障资金的利用率，在工程项目开始阶段就达到有效控制造价的目标。