对学校档案信息化建设的思考

关键词：档案信息化；数字化校园

1 学校档案信息化的必要性

过去的遗产是带给未来收获的种子。学校档案亦如此。学校档案在出具学历证明、解决财务纠纷、职称评定、各级各类评估及创建等方面起着不可替代的作用。学校档案是学校历史的真实记录，是学校师生员工劳动智慧和经验的结晶，是知识和信息储备的一种形式。

档案信息化是通过运用现代信息技术实现档案信息资源的规范管理和有效共享、开发与利用。简言之就是指档案管理模式从以档案实体为重心向以档案信息为重心转变的过程。 在传统的以档案实体为重心的档案管理模式下，档案没有备份，同时由于档案需反复查阅，不可避免地存在原件受损或遗失，给文档的保管与利用带来管理上的困扰。档案管理信息化后，档案管理达到自动化、实时化、网络化，不仅对档案原件实现了有效保护，而且更实现了即时查询。改变了过去“原始保管，手工检索，上门利用”的落后局面，极大的减轻了工作人员的负担，也方便了用户。档案信息价值实现的主要形式就是档案信息资源的开发利用。档案信息资源开发利用是指档案馆室根据特定利用者的需求或社会需求，将馆室藏的静态档案信息通过查找、筛选、加工、编辑等手段变为动态信息，通过一定渠道传播给利用者并被利用者接受的过程。而档案信息化建设就是档案信息资源开发利用的有效途径。档案信息化建设的根本目的就是要实现档案信息资源的社会共享。

在当今信息化和数字化技术飞速发展的时代，在公众对信息知情权的诉求日益强烈的今天，档案信息化是学校档案管理发展的必然趋势。学校档案信息化是随着学校计算机网络技术、数据库技术和多媒体技术的发展而产生的，是学校电子政务的重要组成部份，也是计算机大量用于学校管理的必然结果。

2 学校档案信息化现状分析

一般认为中国档案信息化进程大致分为档案目录计算机辅助管理、电子文件与电子档案管理、广义数字档案馆这三个阶段。然而就目前而言，学校档案管理信息化建设的现状不容乐观，大多数学校处在第二阶段即电子文件与电子档案管理的起始阶段，普遍存在自身管理水平不高、教职工档案意识薄弱、档案信息化建设进程缓慢等问题。

一是理论上有办公自动化系统的单位都应有电子文件管理系统。然而大部分学校有办公自动化系统却都没有电子文件管理系统。根据文件生命周期理论，文件从形成、处理、交换、归档到利用或者销毁是一个完整的过程，在这个过程中，文件的形成是前端，处理、交换等活动是中端，归档或销毁是末端。具体地说就是重纸质文件的收集整理，轻电子文件的收集整理，致使许多有价值的电子文件丢失。资源建设是档案信息化建设的核心。上级有些文件没有纸质材料，或者并不直接发到学校或教育局，而是电子文件或者网上发布的，若不及时归档，就会遗失。我校从2007年开始设立资料库制度，各部门日常产生的文件及资料等都先归入资料库。但对于这些资料的电子文本却未要求上传，致使这些文本资料利用效率低下并且经常被人翻乱。

二是目前教育部门对各学校信息化没有统一战略规划。各学校基本上没有设立档案网站，使得档案信息管理系统与教学、学生、人事、科研部门的数据库的接轨无从谈起，同时各学校档案室各自为政，没有联网，缺乏协调，自给自足，没有形成资源共享。

三是数据库建设滞后，数据库建库大多自建自用，规模小，水平差，数据利用率低，缺少多媒体数据库。在实现档案整理及数据输入方面，由于档案信息化要求高，时间紧，大部分学校在实现档案信息化的过程中特别是数字化加工部分都采用了委托加工，而在档案数据输入方面输入档案系统方面时有时会请一些学生帮忙输入，部分档案卷内目录题名不完整不准确。例如：学生姓名项目中没写明班级专业、有些著录项目因为原件上写得不清楚都输入错了。而每条档案信息的著录项目，都是进行检索的一条途径。在将档案信息录入计算机的前处理过程中，所揭示的档案信息须有一定的广度和深度，主题词的提取要准确、完整，才能确保系统存储的档案信息内容丰富、易于检索。

3 对学校档案信息化建设的设想与展望

中央领导同志提出，要大力推进档案数字化工程，逐步实现存储数字化、管理现代化、利用网络化。二○一○年六月出台的《数字档案馆建设指南》描绘了当前信息化建设的一个基本模型。

一是我认为从宏观上讲，立法的层面上现在有了档案法、保守国家秘密法，虽然我国政府信息公开条例已经于2008年5月1日起施行。但是条例的适用范围仅限行政机关，属于国务院颁布实施的行政法规，层级低于全国人大制定的法律，还没有制定《信息公开法》。而只有解决了档案信息的开放性与保密性的矛盾，档案信息化才能健康发展。档案信息需要共享，这是由档案信息资源自身的特点决定的。而档案信息共享又必须具有限制性，即有很大一部分档案信息只能在一个特定范围内共亨。作为学校而言，对所有的档案信息公开范围都要做出鉴定。目前网站的开发技术已经非常成熟，档案信息网站的建设重点应逐步由技术转移到内容建设上来。档案信息网上提供利用，要根据数字档案不同网络的传播范围、用户范围、使用方式等进行处理。对涉及国家秘密、知识产权或个人隐私及其他敏感信息的档案利用，应当按照国家法律法规要求，进行划控处理。档案馆同时要注意收集电子档案和纸质档案的数字化副本。

二是省市等各级部门要有数字档案馆建设规划。上级部门档案局、教育局、人社局等部门要统筹安排各类数据库，至少各类数据库之间的部分内容先进行兼容和共享。对学校而言，则把档案信息化纳入学校整个数字化建设的发展规划中去，数字化档案馆和图书馆以及学校其他教学教研部门要构成统一的数字化校园的信息中心。

三是要重视建设专业特色档案以及多媒体档案库。每个学校都有自己的特色，应该围绕这个特色建设相应的档案。就我校而言，具有行业特色，则应加快建立本校重点专业、精品课程，有关校企合作双元制的特色数据库。档案编研要运用合适的知识组织方式，挖掘档案隐藏于文献载体的隐藏信息，而不是以档案的物理载体为单位进行组织，用知识管理的思想来建设将来的数字档案馆，从而实现档案的双重价值。

四是事业发展，人才为先。档案人员不应单纯是档案的保管员，还应是档案信息财富的拥有者和提供者。档案工作者只有不断加强素质修养，增强服务意识，提高业务技能才能适应的信息社会发展的需要。对学校而言要注重现职人员的培训提高以及必要的引进。另学校其他各科室也要培养指定专人做好本部门的档案信息化工作。同时不断增加全体教职工的档案意识。

正如国家档案局杨继波副局长指出的要坚持档案信息化建设的实用原则，要提高档案信息化进程中的风险防范意识，要采取开发的档案信息化建设模式，在规划实施过程中要有一定的前瞻性，既适应当前的特点和要求，又符合今后发展的方向和趋势，为了档案信息化的可持续发展创造有利条件。档案信息化是一个过程而不是一种状态。因此让我们憧憬着学校档案馆成为一个成长的有机体，成为数字化校园的信息中心和知识库，成为数字化社会中的一个重要的信息资源节点。