高校档案管理存在的问题及策略分析

【摘要】高校档案管理工作作为学校重要的基础工作，具有记录学校每一项工作、活动的作用，是衡量教育质量和管理水平的重要指标。本文分析了我国高校档案管理工作的特点，指出了其中存在的问题，并结合实际提出了几点解决对策。

【关键词】高校档案管理 特点 存在问题 解决对策

一、高校档案管理工作的特点

高校所招收的学生来自于社会，又在毕业后走向社会，高校档案包括培养学生过程中产生的一系列材料。高校的科研课题、技术产品设计对象都是选自社会，研究成果最终应用于社会，因此高校档案管理工作具有社会性。

高校档案材料由很多部门形成，且档案载体种类多、数量大，成为一个独特的档案管理系统。因此，高校档案管理工作具有综合性和系统性。

在市场经济体制下，高校各项管理活动逐步与市场接轨，档案管理是高校管理活动的一部分，高校科研档案信息将逐渐进入市场竞争领域，因此高校档案管理工作具有竞争性。

二、高校档案管理存在的问题

（一）档案管理工作不受重视

当前，部分高校没有认识到档案管理工作的重要性，认为档案管理工作不属于经济指标，做得好与不好都是一样的，没有认识到档案管理工作对学校教学、科研工作的促进作用。由于领导没有强调档案管理工作，实际档案管理工作中存在着档案归档不及时、基础材料保管不善、材料残缺不全、统计数据没有及时更新等现象，严重违背了高校档案管理工作的初衷。

（二）档案管理人员专业素质不高

档案管理工作的特性要求档案管理人员不仅要有良好的思想道德素养，还要具备较强的专业素质。由于很多高校对档案管理工作不够重视，基层工作人员都是一些没有经过系统的档案管理的学习和培训的人员，专业素质不高。随着时代的发展，这些档案管理人员的文化程度和专业素养已经不适应新时期下档案管理工作的需要，熟悉档案管理及档案信息深层次研究的专业人才尤其匮乏，致使当前的档案管理工作仍处在效率低下、手段落后、服务质量不高的阶段，档案资源被白白浪费。

（三）档案管理手段落后

随着信息技术在高校教学中的普遍使用，很多高校购买了档案管理软件，配置了其他的现代化管理软件，使档案管理工作实现了初步的信息化，但还是远远落后于时代的步伐。不少高校只使用了少部分计算机管理系统的功能，仅限于对档案馆内部案卷和文件编制目录，系统的数据处理形式、管理对象、功能实现程序等方面还是比较滞后的。档案数据库不够全面，光盘、录音、微缩、照片等声像档案比较少，不利于档案处理和有效利用。

（四）档案宣传和开放力度不大

处在当今的信息时代，人们对信息的需求量急剧增加，高校档案信息的利用率逐渐增大。然而，档案部门非常封闭保守，市场意识淡薄，极少公开宣传报道馆藏档案的内容、成分以及查阅档案的途径、方法。与此同时，档案工作者思想观念陈旧，只注重保守档案的机密，不懂得开发、利用档案信息资源，这在很大程度上限制了档案管理事业的发展。

三、提升高校档案管理水平的策略

（一）加强组织领导，保障高校档案管理工作的质量

高校档案记录了学校发展的整个过程，客观反映了高校的教学和管理水平，高校领导应积极认识档案管理工作的重要性，将档案管理工作纳入高校的整体发展规划中，加强组织和领导，并加大人力物力财力的投入，为档案管理工作创造良好的发展环境，让档案管理工作发挥其不可替代的作用。

（二）加强队伍建设，提高高校档案管理人员的素质

档案管理人员是高校档案管理工作的实际实施者，档案管理人员的素质严重影响着档案管理工作的质量。各高校应积极招聘具备档案管理相关专业素养和技能的人员，对现有工作人员进行职业技能考核，淘汰考核不合格的人员;对考核通过的人员要经常进行专业培训，及时更新知识体系，使其思想观念跟上时代的步伐。强化管理人员队伍建设，建设一支高水平的高校档案管理人员队伍。

（三）提供良好条件，实现高校档案管理手段的现代化

在网络信息技术飞速发展的时代，高校档案管理要摒弃原有的封闭、手工作业、经验式管理方式，进而转向信息化、智能化和数字化发展。高校要积极采用现代信息技术管理档案，建立科学合理的档案数据库信息系统，完善检索系统，加强局域网的建设。同时，可以采用条码技术简化档案资料的自动检索和查询，运用光盘技术扩大信息的存储量，减小有形资料的库存，同时运用缩微及复制技术使档案的使用寿命延长。

（四）完善保障体系，加大宣传与开放力度

建立网络信息档案资源的同时，必须完善信息资源的安全保障体系，保证相关档案信息资源的安全。高校档案资源的安全体现在两个方面：信息的存储安全和信息的利用安全。保证信息存储安全需要做到加强信息及网络安全意识，采取一定的措施认证身份、管理密钥，同时，加强档案系统的监控管理，并安装相应的防毒软件，局域网的内部要与外部进行物理隔离，各类数据库都进行备份。保证信息利用安全需要做到利用资源时注意保密工作，对于保密的内容要设置访问权限。对于可以公开的档案资料，要积极向社会公开宣传报道馆藏档案的内容、成分以及查阅档案的途径、方法。

四、结语

高校档案管理工作是一项重要的基础工作，具有社会性、综合性、系统性和竞争性，目前，我国高校档案管理工作中存在着诸多问题，通过加强组织领导，提高高校档案管理人员的素质，实现高校档案管理手段的现代化，完善保障体系等手段使档案管理工作达到高质量、高效率。