小企业办公室精细化方法探讨

目前，小企业办公室主要职责有：一是负责公司办公室内外文、通知等文件的起草;二是负责安排公司日常后勤工作，包括车辆、会务、接待、办公用品等，为各部门做好服务工作;三是协助公司各种管理规章制度的建立、修订及执行监督;四是协助建立公司行政办公费用的预算并控制行政办公费用在预算内执行;五是作好总经理的参谋，及时为公司提供信息和建设性意见;六是督促有关部门及时完成公司各项工作，并将监督情况及时反馈给领导;七是负责公司对外联系、宣传工作;八是负责本部门员工的评估与考核;九是完成领导交办的任务。

一、小企业办公事务存在的问题与不足

小企业在管理事务、搞好服务及办文、办会、办事的质量和水平等方面都显得尤为重要，但用高标准来衡量办公室的工作，普遍还存在一些问题和不足：

一是疏于管理、责任淡化。工作流程不够精细，工作效率不高的问题。少数人的责任心不够强，办文、办会、办事还不够干练、不够圆满，有时出一些低级差错，影响工作质量和企业形象。

二是疏于服务、忙于应付。主要是工作的主动性、创造性差，成天忙于应付性的工作，“沉”得不够。

三是疏于学习、安于现状。一些办公室人员认为自己的素质还过得去，不愿意花时间、动脑筋搞学习，对本职工作得过且过。在这种情况下，如果不进行科学化精细化管理，势必出现工作分不清轻重缓急，丢三落四，效率低下，疲于应付的情况。只有全面推进科学化、精细化管理，才能有效解决目前办公室工作中存在的问题，不断提高办公室工作的整体效能。

二、小企业办公精细化的研究内容

针对现状，研究小企业办公室精细化管理方案，研究的主要内容是：一是对小企业办公室内部业务精细化及管理方案进行定位，分析销售市场对办公室内部要求，作为较为精确地判断，做到效益相对最大化，达到了合同书的指标要求;二是对小企业办公室现状进行分析并提出建议;三是对小企业办公室办公设备、软件使用及管理提供支持。

三、小企业精细化的具体措施

（一）管理性费用控制

1.会议费、差旅费、招待费和办公费等主要管理性费用严格执行事前审批制度，总额控制在预算内。办公费、会议费由办公室统一归口管理，工作人员可申报需求，由办公室统筹安排，并由办公室负责做好办公用品的收发、领用台帐。

2.各类会议由办公室统一安排，会议前必须填写呈批件，并做好《费用预算明细表》，经总经理审批同意后严格按照预算执行。合理安排参会人员、会议天数，会议场地，尽量使用公司内部会议室，节约费用支出。

3.差旅费控制严格按公司相关制度执行，出差前在报销平台递交出差申请，明确单次出差人数、交通工具、住宿标准，严格执行标准，超标部分不予核销。提高出差期间的工作效率，减少因同一事件在外停留的时间，降低出差成本。

4.业务招待开支做好事前审批，分解全年招待费预算。接待人员在接待前必须填写《接待申请表》，由办公室确定接待地点和接待标准，禁止随意接待和超范围接待，杜绝豪华接待。

5.常办公费用控制措施，主要通过进一步询价、竞价，选择物美价廉的办公用品供应商;建立低值易耗品使用台帐等，避免其他部门重复申请;规范印刷费管理，严格执行公司有关规定，超过500元以上的要请示，要秉承简朴作风，印刷质量以满足工作需求为准;建立车辆维修费、保养费、油耗台帐。

（二）生产经营费用控制

1.公司人力资源成本控制

（1）健全公司用工管理办法，销量定编，控制员工总数。

（2）完善薪酬管理办法，调动员工工作的积极性，提高劳动效率和劳动质量，节约用工，合理降低人工成本总额。

（3）做好员工后续培训教育，合并培训班次，优化培训课程，既能提高员工技能又能较好的控制培训费用支出。

（4）规范各项人工费用的列支渠道，总体上把握费用进度。

2.修理车间的修理费控制

（1）大型修理费控制。对小维修实行定额管理，严格控制，对超额部分不予核销。

（2）办公设备责任到部门，要自行管理维护好本责任区的办公设备、电话设施等，非正常损坏自行维修责任，以降低维修频率。

（3）办公车辆维修由办公室统一安排，控制维修费用总额。

3.房屋租赁费及水电费控制

房屋租赁费控制：严格公司相关规定，租赁机办公场所时要争取最低价格。

水电费控制：从点滴做起，从每个人做起，节约每一度电，节约每一滴水。要尽量采用自然光，少开照明灯，尽可能地减少用电量，人走灯熄，电脑、打印机等设备设备省电模式或关闭状态。

加强日常用水、用电的监督抽查，对于浪费现象进行批评教育甚至进行处罚，促进管理。

（三）电话及通讯费控制

（1）固定电话申请加入套餐服务，减少每月的电话费支出。

（2）加大网上办公的力度，以电子商务办公为主。

（四）行政收费及地方税费控制

（1）加强与各地方政府职能部门的协调力度，降低检测、排污等行政收费标准。

（2）加强与地方税务的协调， 特别是防洪保安资金和工会经费方面，力争将税费降到最低。

四、小企业办公精细化工作要求

（一）认清形势，明确精细化工作目标。精细化管理是小企业实施低成本运营战略的重要途径，是提升公司整体利益与品牌效益，增强核心竞争力的重要举措。要以省公司精细化管理工作思路为指导，明确全年任务指标，要结合实际，将各项任务分解到每一工作岗位上并上报精细化管理办公室，彻底调动全体员工的积极性，发挥集体合力，形成精细管理、科学发展、量效齐增的良好局面。

（二）强化措施，确保精细化管理顺利实施。

精细化管理工作涉及公司经营和管理各个方面，要摸清现状，明确目标，查找工作中存在的薄弱环节和瓶颈因素，如：节约意识不强、经费使用效率低等诸多问题。一是要认真组织分析研究，细化公司精细化管理的工作目标、做到工作责任到人。二是要完善公司及业务流程，规范和指导基层人员的日常工作，推进日常管理工作的制度化、程序化。三是要做到全过程参与，全过程控制，实现从“粗放型管理”到“节约型管理”转变。对经费使用坚决执行“谁审批，谁负责”的原则。

（三）勤于分析，不断提高精细化管理工作质量。

负责人要在精细化管理实行过程中不断提高分析能力;关注外部环境变化，分析市场需求，及时制定有效措施。关注各类经营数据，在历史数据中总结经验，发现不足;要做精分析，做强分析，在分析中总结，在总结中提高，为顺利完成各项工作提供强有力的保障。