浅谈事业单位档案信息化建设与发展策略

【摘要】随着时代的发展，信息技术快速而全面的渗透到社会的各个方面，事业单位档案信息化建设也逐渐被人们重视。本文阐述了当前我国事业单位档案信息化建设的现状，提出了事业单位档案信息化建设的具体实施策略。以促进其全面科学的发展。

【关键词】事业单位；档案信息化建设；策略

随着现代化技术的快速发展，当今世界资源信息化已成为推动社会经济发展和变革的重要力量。在此大背景下，档案信息化建设也逐渐成为人们关注的焦点。各事业单位档案信息化建设工作也在不断展开。

一、事业单位档案信息化建设现状

（一）档案信息化及档案信息化建设涵义

所谓档案信息化，就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务，加速实现档案管理现代化的进程。换句话说，档案信息化是指档案管理模式从以档案实体为重心向以档案信息为重心转变的过程。这是一个长期的发展过程，在这一过程中，要不断地采用现代信息技术装备档案部门，从而极大地提高档案管理和利用的现代化水平。

档案信息化建设是指运用信息技术提高档案工作现代化水平，重新思考档案管理的新情况、新原则与新理论，确立网络环境中档案管理与档案服务的基本框架与基本方法，实现档案信息的社会化服务。

（二）档案信息化建设现状

迄今为止，我国的档案信息化建设经过几十年的探索和发展，已经取得了很大的成绩。各事业单位也将档案信息化建设纳入本单位信息化建设整体规划中。档案信息化程度得到提升，基本实现了由传统手工管理方式向现代管理方式的转变。但是，在目前的档案信息化建设过程中也还存在着一些问题，如决策者对档案信息化建设重视程度不够，管理设备的落后、档案信息化法规、标准的不健全、和档案信息化人才的匾乏等，一定程度上又阻碍了档案信息化的步伐。

二、事业单位档案信息化发展策略

（一）提高对档案信息化建设的认识

有些人认为档案工作只是简单的收集资料、整理资料之类的，没有什么实际的现实意义，也有人认为档案工作是可有可无的，好坏在本单位没有什么影响，不需要给予重视。管理工作者对于自身工作或多或少也存有一些误区，事业单位大多数都是一些老同志在从事档案工作，管理意识和理念不到位，单纯的以旧有的眼光看待问题，将档案工作简单定位为建档、管理档案和查询档案，没有从更深层次上挖掘档案的潜在功能。

档案信息化建设是一个庞大的系统工程，是档案事业发展的重要战略任务之一。要做好事业单位档案信息化建设工作，首先领导决策层必须提高认识，转变观念。其次档案工作者自身也要从传统的管理意识和理念中转变过来。再次要加强档案信息化建设方面的宣传力度，不仅要让决策者和档案工作者了解信息化建设，还要让大众了解信息化建设。相对于以上的措施，只有得到了领导的重视和大力配合，在本单位相关部门之间实现人力、财力方面的资源共享以及相互之间的协作配合。根据本单位实际情况，制定档案信息化建设中长期目标，将此项工作作为重点工作来做。才能够最大程度的推进事业单位档案管理信息化建设的工作进程。

（二）加大对档案信息化建设的资金投入

实现档案信息化建设资金投入是很大的。馆藏档案数字化是档案信息化建设的前提和基础，首先，在硬件设备上，档案部门要积极引进计算机、打印机、扫描仪、刻录机等必不可少的应用设备，将现代化管理手段和现代化计算机技术渗透到档案管理工作中。工作人员需要借助先进的硬件设备对现存的馆藏档案资源进行数据整理、补充、扫描以及转换；其次，档案工作作为一个集收集、保管、利用、共享和服务于一身的系统工程，必须要环环相扣，工作人员需要借助各类文档处理软件，对建立的数据库按照一定的标准进行整理，进而提供高效的检索服务；为客户查询等需求提供网上服务平台；构建各类网络安全防护系统，以及对相关的数据信息进行加密、备份等工作。随着信息技术的不断完善，做好电子档案的更新与维护工作。以上这些工作仅仅是事业单位档案信息化建设的部分工作，如果没有大量资金的投入，事业单位是很难开展档案信息化建设这项工作的。只有在保证经费的前提下，才能确保此项工作健康、稳定、持续的发展。

（三）加快馆藏纸质档案的数字化建设

馆藏档案信息资源数字化是档案信息化建设的前提和基础，档案数字化是通过应用现代化的技术手段，将各种传统的物质载体形式的档案加工成计算机可识别的数字化信息。事业单位可根据实际情况，优化馆藏档案资源，有选择的对需要永久保存的馆藏资源优先进行数字化处理，建立起档案全文数据库和档案目录数据库。

（四）抓好档案管理信息化工作人员队伍建设

档案信息化是一项专业性较强的技术性工作，作为档案信息化的专业人才，除了掌握档案专业知识外，还要掌握计算机技术、网络技术等现代化的技术手段。事业单位要定期对档案管理人员进行规范而有计划的培训，加强计算机应用、信息网络等知识和技术的培训，强化电子档案制作、接收、保管、应用等方法和技术的学习，同时要鼓励档案管理人员进行不断地学习，并把它应用到档案管理的实际工作中去。使其在自己的岗位上发挥独特的优势。引进高技术的网络技术人员，使档案管理人员可以与网络技术人员进行有效沟通，还要定期对事业单位档案管理人员进行培训。

综上所述，在事业单位档案信息化建设中，领导与决策人员要对档案工作的发展和成长予以高度重视，要将档案信息化建设纳入本单位的整体规划中，要充分认识到档案信息化建设的长远意义，与时俱进，为经济建设的快速发展提供服务。