天财收费软件在高校财务的应用探讨

【摘要】 高校收费管理是高校财务管理工作的一项重要内容，高校收费软件的普及对其信息化管理起到了重要的作用。本文分析了现阶段收费软件的使用概况，指出了收费软件应用还可以加强的部分及具体处理方式，并对收费管理平台的建设提出了展望。

【关键词】 高校 收费软件 应用

随着我国教育改革的逐步深入，高校收费成为高校资金来源多元化后的一个重要的组成部分，是维持高校正常运转不可缺少的有力保证。加强高校收费管理已成为高校财务管理工作的一项重要内容。现今我国的高校收费系统已经基本实现信息化管理，在这一先进的收费管理模式下，我们必须结合高校的实际情况和相关需求选择合适的收费软件。由财政部文教司、教育部财务司、天津大学共同研制的“‘天财’高教财务会计计算机管理系统”中的学生收费管理软件，是一款非常实用、有效的管理软件。通过学生收费工作的实务操作，如何在日常工作中更好地发挥它的应用价值，是我们财务人员应该思考及探讨的问题。

一、天大天财收费软件常规功能使用概况

收费系统包括的主要内容有信息系统维护，学生应收款项的设置，收据打印、数据统计等相关收费管理。在应用软件的十几年，学院全日制本专科学生学费收缴已彻底改变了以往手工开票的历史，学号的唯一性保证了所有学生能够准确地缴费，收费软件提高了高校收费工作效率和工作质量，实现了收费工作的动态管理；学生历年缴费系统都能进行追踪记录和准确统计，保证了收费工作的延续性。通过与教务学籍系统数据的及时沟通，收费系统数据能够比较真实地反映应收及已交学费概况。大多学校应用于此。

二、现今高校收费工作中未充分发挥天财软件管理功能的部分

随着高校继续教育办学日趋规模化，继教收费也是学校重要的资金来源之一。但高校定位的对象一般是全日制教学和科研，而继续教育很少被纳入其中，继续教育在高校的整体布局中处于弱势地位。继续教育收费管理也没有得到足够重视，相当多的高校财务未将各种继续教育收费及全部收费项目纳入收费管理系统，缺少现代化的收费管理手段，收费核算方法不合理，收费会计核算科目不统一，因学生学籍变动等原因引起的应收款项的变化并未同步，学生缴费及欠费统计不及时，不准确，学生管理和收费管理脱节。

高校收费过程中还有很重要的一块，便是教材等代收费用的收取及退费。一般高校采用新生入学时一次性收取教材费，毕业时再依据教材科提供的学生使用教材数据多退少补。财务在教材科提供的EXCEL表格中进行数据加工，生成涵盖已用款，已交款，应收或应退款三列的数据即可进行毕业生教材清理。实际天财收费软件已经提供了退费功能，很多学生退费数据并未在收费系统得以体现，从而导致收费系统与财务核算系统不能完全一致，同时，由于退费只在EXCEL中反映，尽管现在简单，但未来年度查询个别学生数据时，会存在搜索麻烦，资料不全，甚至表格遗失的可能。

三、使用天财收费软件处理以上两类急待解决的问题

收费系统要运行全面，发挥最大功效，首要前提就是找共性，找不同，做好前期的数据处理。

学生人数确定后，下一步我们便着手应收款的设置。继续教育办学形式多样，学历层次多，收费标准多，项目多，早期收费系统框架设计时我们已经考虑到这方面的问题，所以我们只需按照协议，将收费标准一一列入各函授站点，所有站点应收学费即全部生成，这样便实现了继续教育收费的前期数据处理，达到了与全日制学生收费管理相同的功效。我们唯一所做的只是通过类比，根据继续教育的收费特点，将其中专业及班级分类人为做了小小的设定，整个软件的使用范围便由以前的全日制学生覆盖到全院所有学生，解决了继续教育收费未纳入收费系统管理的问题，提高了收费工作的整体管理水平。

对于教材费的管理这一块，我们也应跳出单纯利用EXCEL管理的框架之外，想办法利用收费软件进行管理。联系到退费这一功能，我们可以联想到如果我们对应将教材使用金额数据导入当年收费年度应交教材款，那教材的多退少补岂不马上系统自动生成？但关键是这些毕业学生应收教材款设置是哪一年呢？因为不少学生涉及休学复学等学籍异动，并不是正常时间上学或毕业。我们可以利用收费系统的导出功能，先导出所有学生缴纳教材费数据的ECXCEL文件，里面就涵盖了学生学号、姓名、教材应收款设置年份。再利用VLOOKUP函数，以学号为查找条件，与教材科提供的应缴教材款数据EXCEL文件进行比对关联，两表合二为一，生成一个新的EXCEL 文件，在原收费系统导出的文件基础上添加一列应缴教材款数据，这样我们便将包含学号、应缴教材款年份，应缴教材款金额三列的数据批量导入定义好的教材应收款格式中，系统就实现了数据年份与金额的正确匹配，教材结余款情况自动生成。 学生实际退费时，以班级为单位批量退费，生成退费凭证。学生实际补缴款时，可以个人或班级为单位缴费，生成收费凭证。学生所有的收退费过程全部纳入系统管理，每笔记录都有迹可循，有据可依，实现了收费系统与财务系统的有效衔接，这样，不管年度多么久远，查询学生缴款、退款情况都一目了然，保证了财务工作的可追溯性及准确性。

四、收费软件应用的全面覆盖

在未使用支付平台软件以前，收费软件可以覆盖到学院收费的方方面面。以最少的成本获取最大的使用价值。例如各类考试的报名费，双学位学费的收取等等。前提是收费系统存在这些学生的学号数据。这些收费项目都会有一定的报名期间，我们可以在这段期间添加收费项目，项目名称必须注明清楚，不能重复。例如：双学位学费，英语报名费，函授学费等等，这一点非常重要。我们只有规范了前期的系统设置，收费系统的数据才能直接和财务系统对接，这也加强了收费系统的内部控制。

在报名人员不确定的情况下，我们可以对满足报考条件的学生全部设置应收款，学生可以个人或批量缴费，报名期限截止时，系统导出所有缴费名单和教务等考试组织单位进行核对，既方便又快捷。最后我们将未缴费学生应收款数据予以清空，系统应收款数据又回到了真实反映财务状况的状态。虽然过程有点复杂，但却将所有缴款信息录入了收费系统，对于规范收费管理起到了重要的作用。

五、结论及进一步研究的问题

收费软件的开发，是系统开发人员的智慧结晶。其中许多好的功能，期待大家去开发，去应用。作为高科技时代的财务人员，我们应与时俱进，加强计算机知识的学习，学以致用。对待工作要勤干更要巧干，结合自身本职工作，在工作中多学习，多思考，人尽其才，物尽其用，充分发挥软件的使用价值，不断解决工作中的问题，提高工作效率。

在以后的工作中，我们要着手高校网络收费管理平台的建设，平台以财务部门为管理核心，信息部门为技术支持，组织校内各单位密切配合，收费管理信息资源共享，信息查询方便快捷。今天我们将收费软件的功能应用全面，便为平台的建立奠定了好的基础，为进一步提高我们的工作效率和服务水平发挥了重要的作用。