浅谈医院档案信息化管理的探索

[摘要]医院档案是医院的宝贵财富，加强对这一信息资源的管理，对医院现代化建设尤其重要。医院档案是医院管理工作中的凭据，是医学科学研究的基础，是医院进行宣传教育的生动资料。医院如何适应社会主义市场经济体制，转变档案管理模式，加强档案规范化管理，就必须在调查医院档案管理的基础上，了解医院档案管理工作的现状和存在的问题，简析其原因，并相应地采取一些对策，才能更好地做好新时期医院档案管理工作。现就医院档案管理的现状与对策谈谈医院医院档案管理的工作。

[关键词]医院；档案管理；科学化；信息化

随着国家《档案法》发布实施和医院管理科学化、规范化的进程和需要，各级医院对人事档案管理工作越发重视。如何提高人事档案信息的管理与利用水平，更好地发挥档案信息资源作用，把人事档案信息的管理与利用从传统的手工方式转移到现代化的层面上来，尽快提高工作质量，其最有效的途径就是实现人事档案信息数字化和网络化。

只有坚持人事档案信息化管理，服从和服务于组织人事工作大局，才能为宏观管理决策和组织业务处理提供及时、有效、准确的信息服务；才能为各级组织人事管理部门提高管理水平与办公效率、推进办公自动化、实现信息共享和知识管理，提供先进的技术、手段和方法。

一、档案信息管理的含义

1、档案信息化管理的内涵

档案信息化管理的内涵包括两个方面：一是应用信息技术对档案信息系统集成、有序分类、便于查询、开发应用，对档案的鉴定分类、编目、排序、检索、归档保存等进行高效的管理，以提高医院的管理效率。二是用信息流来调控档案物流，最终实现“无纸化”管理，促进管理创新。

2、档案信息化管理的内容

（1）数据资料信息化。应用扫描仪、计算机和网络把应当存档的文件、资料信息等以统一规范的数据格式录入计算机，以备处理。

（2）工作流程信息化。通过专用软件实现档案分类、编目和排序，为此首先需要规范管理流程、确定岗位员工的工作标准，减少人为调控和干预。为保证文档一致性，医院办公自动化系统要与档案管理系统兼容。

（3）档案检索信息化。在施行分级检索制度的前提下，通过医院网络和互联网可随时准确地检索到所需要的存档文件、资料、原始记录、文献等。

3、档案信息化管理的条件

一是需要配备开放式电脑查询检索系统，向利用者提供快捷、方便的档案信息服务。

二是要加快医院局域网络的建设。

三是需要建立档案用户信息库，及时分析、了解用户对档案的需求，有针对性地编辑完整的系统档案信息，提高档案利用率。

四是要紧紧围绕中心工作，多角度、多层次、多形式地开展利用宣传活动。

二、实现医院档案管理信息化的必要性

1、飞速发展的社会信息化决定了必须加速医院档案管理信息化的进度。现代信息社会日新月异，人们对各种时效性强、具有高价值的档案信息需求量越来越大，传统的档案管理模式正经受着巨大的冲击和挑战。面对这种冲击和挑战，各级医院只有顺应时势，加快档案信息化建设，尽快实现档案管理现代化，进而使档案管理工作适应新形势发展的要求。

2、实现医院档案管理信息化是解决自身存在的问题，提高管理水平的基本途径。近年来在档案管理，各级医院信息化方面虽然做了一些工作，但总的来说，现代化的程度不高，一些单位仍然相对落后，主要是管理意识，设备和技术方法相对落后，低水平的档案管理和利用。解决这些问题的唯一途径，不断更新管理意识、改革管理方法，采用先进的技术和设备，和自由从体力劳动，提高工作效率，充分实现管理现代化，从根本上提高档案管理利用水平。

3、医院档案管理信息化是企业可持续发展和确保医疗发展的需要。医疗企业需要发现、培养和造就大量的建设人才，只有全面掌握人事档案材料，合理使用人才，充分发挥人才的作用，以确保医院业务的可持续发展。信息管理变得非常紧迫和必要的。信息化管理不仅有利于发现、培养和造就一大批人才对医院发展服务，使档案信息资源的开发和利用更充分，同时可以延长生命的档案。

三、医院档案管理信息化的优势

1、原始档案信息有利于保护珍贵的档案。后，医院信息化手段处理各种类型的记录，可以有效地保护原始文档，避免直接使用原始凭证，如贷款造成太多损害原；能有效地减少和避免丢失重要数据的风险。医院建设和发展过程中，信息处理的重要和有价值的信息，计算机的应用原始的电子扫描，然后以电子文档的形式收集、管理和使用，可以有效地保护原始文件。

2、档案信息化使文件的归档方式得到改善。在医院工作中，档案部门要对各类文件进行及时的著录。在纸质文件时代，采用手工操作的方式，档案人员要花相当多的时间和精力埋头于整理档案和登记目录。而将档案进行信息化处理后，可以使档案人员从繁琐的手工劳动中解脱出来，利用计算机软件进行工作，大大改善了工作条件，信息改动时只需输入指令就可以自动完成系统调整，有效地提高了工作效率。

3、档案信息有利于档案信息资源整合和共享。档案资源整合是反映系统性、有效性和档案信息的共享，最终目标是进一步扩大档案资源的使用，这是跟上潮流的社会信息化趋势档案事业。电子文档比原来更容易导航文件，可以提高程度和范围的应用程序，该应用程序的原始文件更有利于医院部门，医疗部门按需扫描，并维持一个随机访问，进一步改善原始文档的利用率，最大化的实现档案信息资源共享。

4、档案信息文件检索和使用更加方便快捷。过去手工查询资料，往往耗时，有时不能达到目标。将文件信息处理、电子目录和电子文档归档，提供快速电子信息查询系统，使用时，只需输入关键字相关的信息可以在电脑屏幕上。

“采用计算机及其配套设备，缩微机及其设备，保护技术现代化”，是管理手段的现代化和保护技术的现代化。抓住机遇，提高工作水平和工作效率，改善服务质量，逐步建立档案信息平台，制定短期目标，中期规划档案信息化建设的管理水平上一个新台阶，增加投资，软件和硬件设施，逐步赢得政府和上级部门的支持，为社会创造更大的经济效益和社会效益。