高职院校教学档案管理初探

【摘要】 本文就高职院校教学档案管理问题。说明了提高对教学档案的认识，确立教学档案工作的主体地位的作用；指出了教学档案的收集范围；阐明了健全教学档案管理制度，加强教学档案形成过程的监督必要性；论述了加强教学档案信息管理的开发利用，为教学工作服务的重要性。

【关键词】 教学档案 开发利用 管理制度

当前，我国的职业教育体制改革已从宏观体制改革进入到学校内部微观教育教学改革。现代职业教育是一个系统工程，校内外诸多因素相互联系、相互制约，科学地引导和协调这些因素之间的矛盾运动，并有效地解决矛盾和问题，才能促进职业教育的健康、有序、协调发展。在高职院校健康、稳定的发展过程中，教学档案的管理工作起着重要的作用。但是，在科学技术突飞猛进和高职院校建设快速发展的今天，高职院校教学档案管理与其规范的适应周期越来越短，已运行多年的现行高职院校教学档案管理规范已失去原有的实践根基。高职院校正常的教学工作的进行以教学管理为基础，教学档案的管理则是一项基本而又往复循环的工作。它是教学工作经验的积累与成果的体现。实行教学档案规范化管理，使教学档案管理既适应教学的需要，又适应专业教育的需要，是日常教学管理中不断探索的一个问题，也是实现教学管理规范化的有力保障。

一、提高对教学档案的认识，确立教学档案工作的主体地位

高职院校专业教学档案积累、储存、传递丰富的专业知识，是一种非常重要的信息和知识传播方式。教学档案的运用，替代了部分教学活动，从整体上为高职院校的教学活动增添了新的内容，使教学实践更趋立体化。

学校与其他社会组织的基本职能活动的区别就在于它是教书育人的地方，尽管它也有党群工作、行政管理和其它活动，但它们都是为教学工作服务的，教学工作始终是学校的中心工作。因此，在学校档案中，教学档案是学校全部档案的主要组成部分，是学校档案的主体。教学档案的管理是学校档案工作的核心和重点，科学、规范的教学档案工作对强化教学管理，促进教学改革，提高教学质量有着极为重要的作用。匆庸讳言，在一些学校，人们一提到档案工作往往想到的是党群工作、行政管理及人事等方面档案管理问题，档案行政管理部门业务指导大多也只是关注这部分档案。教学档案是学校重要的教学信息资源，它不仅是学校教学管理和教学实践的真实记录，也是教学和教研等工作的重要参考资料，是直接为教学工作服务的。如果一个学校没有齐全完整的教学档案，这个学校的教育水平、教学质量、教师素质等将是难以想象的。因此，我们可以说教学档案的管理水平不仅是一个学校档案工作发展水平的重要标志，而且还是一个学校提高教学工作水平的重要基础和保证。

二、明确教学档案的收集范围，丰富教学档案的内容

近年来，随着我国高等教育体制改革的进一步深入，深化教学改革、提高教育质量成为高职院校教学管理工作的核心和重点，尤其是新一轮高等教育资源的重组整合，以及社会主义市场经济对高素质人才的迫切需求，对高职院校教学档案管理提出了更新、更高的任务和要求。

在一些学校教学档案管理水平不够高，虽然有多种原因，但教学档案收集范围不明确也是重要原因。一般来说，凡是学校教学管理及教学实践活动中形成的，对学校教学工作具有凭证作用和参考价值的文件材料、教师教学档案，如教学大纲、教学计划、教材及讲义、优秀教案；招生、学籍管理、课堂教学与教学实践教学检查、教师测评、学生试卷及成绩分析、学生实验报告、实验项目管理、教学材料，学科建设材料、教学工作规划与总结、师资管理及学生的读书报告、作业及论文，毕业生工作等方面的方案、图表、声像材料都是教学档案的重要内容。教学档案是招生、管理、教学、学生分配等全过程的真实的完整的记录。为方便收集、学校应当将教学收集范围以文件的形式确定下来并要求各部门认真执行。这里特别要强调的是，由于教学档案形成者的特殊性，档案部门应对教师、学生及相关活动中形成的材料的收集工作给予足够的重视，采取强有力的措施做好这方面的材料的收集，确保这部分材料的齐全完整。

三、健全教学档案管理制度，加强教学档案形成过程的监督

教学档案的形成过程较之其他档案来说有其特殊性，如教学文件形成者主要是师生个人，大多数材料属于“白头文件”，且未经正常的文书处理程序等，以致教学文件材料的质量和数量难以得到有效控制。目前大多数教学人员档案意识不强，教学文件材料的收集尤其困难。教师形成的文件材料即使他们据为已有，档案部门也无能为力。为做好教学档案的收集工作，学校在宣传贯彻档案法律法规的同时，应当重点建立教学文件材料管理制度：一是教学档案归档制度，将归档范围、归档时间、归档材料份数和归档要求制度化、透明化；二是教学档案材料形成归档情况的奖惩制度，将教学评论年材料的归档与评选、奖金、晋职等挂钩；三是将文件材料形成归档工作纳入有关教学管理制度，作为教学工作的组成部分与教学工作一起抓。教学档案管理实践证明，只有对教学文件材料的形成归档全过程实行监督和控制，才能保证有关文件材料归档。

四、加强教学档案信息管理的开发利用，为教学工作服务

对高职院校而言，中心任务是将教学搞好，围绕教学活动所产生的大量各种类型的文件材料形成了档案群中所特有的档案――教学档案，这类档案记载了教学管理工作的内容、途径和效果，准确地反映出学校各个历史时期的教学管理、教学水平、教学质量，内容丰富、成分也较复杂，在高职院校的全部档案中占有相当突出的地位，在教学管理中，具有特殊的重要作用。

收集管理档案的目的在于利用，对教学档案而言更是如此。档案部门和档案人员要主动参与学校教学管理活动，深入做好调查研究，及时了解有关教学活动情况，了解教学活动对档案的要求，主动为教学工作提供优质的档案信息服务。档案部门还应根据利用者的需要编制必要的检索工具，方便教职员工查阅有关档案。有条件的学校，还应加大教学档案的系统开发力度，将那些常用的教学档案汇编成册，以满足教职员工系统利用的需要。利用工作做得好了，必将极大地促进教学档案材料的收集和管理工作，必将极大地促进学校档案工作持续健康发展。