浅谈合理开发档案信息资源的手段

摘 要：档案馆开发档案信息资源是针对档案载体中贮存有用信息的需求，采用各种手段积极主动地进行发掘，使其潜在价值转化为现实的生产力，为国民经济服务，充分发挥其经济和社会效益。开发利用档案信息资源能够推动档案馆服务功能的拓展。面对信息化社会，档案馆传统的服务方式已经无法满足更多更广的社会服务需求，传统服务项目的局限性已经随着社会的发展表现得更加突出。

关键字：合理开发;档案信息

中图分类号：G271 文献标识码：A

当前，多数档案馆的档案信息资源远远未能有效地挖掘出来。因此，要迅速扭转落后现状，增强档案馆服务功能、大力推进档案信息资源开发利用就成了档案界的共同选择。为此，开发档案信息资源的手段，成了联系档案馆与档案利用者的纽带。下面结合多年来的工作实践经验，介绍几种常用的开发手段。

一、利用检索手段

利用检索手段开发档案信息资源是一种简捷、有效的方法。可采取的形式有：

1、建立检索工具体系。由于档案馆馆藏量大，如果没有一套科学的检索工具体系，是难以实现对档案的有效开发。针对这一情况，档案馆可根据开发档案信息的实际需要，编制多种样式的档案检索工具。如案卷目录、案卷文件目录、专题目录等;对科技档案可编制分类目录、底图目录等基本检索工具和一些参考检索工具，从而达到快捷、准确的目的。

2、建立目录中心。鉴于档案馆专业种类繁多，且成立时间长短不一，接收档案范围不同，馆藏量相差悬殊等情况，因而对那些馆藏量较少的档案馆，要尽可能把基层档案室的全部档案接收进馆，尔后，以档案馆为主建立目录中心，为充分开发档案信息资源创造条件。

3、建立开放档案目录。这是《档案法》规定的档案馆工作任务之一，建立开放档案目录，按规定及时开发档案，既体现了依法办事，又充分发挥档案的作用。

4、编制、印发专题目录。依据不同的专题编制各种专题目录，如编制一个单位、一个系统、一个年代的专题目录，或重要文件、专题文件的专题目录等。

5、建立计算机检索系统和缩微检索系统。这些系统的建立既保护档案原件，又能快速检索输出打印，还能抢救褪色脱变档案，是现代化管理档案的手段之一，可谓一举多得。

二、信息编辑手段

档案信息编辑手段实际是档案馆的编研工作。主要通过对档案内容的分析研究，根据社会需要，进行选题、加工、编辑的一种活动，可采取的方式有：

1、汇编。即按一定的选题，对档案原件进行校核、印证、筛选、复印，并经系统的编排汇编成册。这种汇编所形成的文集、图集、数据内容真实、系统完整，可代替原件利用，达到简便、及时传播。

2、摘编。即按选题对档案内容中的原文、原图、原数据进行分析，摘录其重要文件，典型图件常用数据，整理编辑成册。这种摘编方式具有浓缩精华，忠于原件，指导利用的优点。

3、缩编。按选题对图件档案内容加以选择，依一定比例关系将原图缩小编绘，并对原注记进行适当的增减，辅以说明，经整理装订成册。这种缩编方式的优点便于交流、传播、利用。

4、再创作。就是将档案资料作为素材来进行再创作，当然这种编研不能随心所欲，必须严格遵循档案资料的真实记录来创作。由于它材料翔实、内容丰富、便于流传，具有很大的利用价值。

三、借阅手段

借阅手段与档案馆日常的接待借阅工作本质上是一致的，它具有针对性强、利用目的明确等特点，因而用来作为开发手段之一，值得提倡。

1、预约调卷。档案利用者需获得某种档案信息，可事先将所要的档案名称、数量及具体利用日期等告知于档案馆，档案工作人员依据这一内容逐项调出备好，等待用户前来即可查阅利用，省时方便。

2、送档上门。档案利用者由于某些原因不能前来借阅，但急需利用档案查明情况，要求档案馆提供帮助，此时，档案工作人员应主动送档上门，充分发扬主动服务精神。

3、复制。假设档案馆对前来利用的档案仅保存一套，用户又急需使用，此时，就将成套或部分档案进行复制，提供满意服务。

4、举办展览。通过档案陈列展览或举办档案展览，使用户能在大范围内直接利用档案，这样，既提高档案知明度，又增强社会档案意识。

四、咨询服务手段

档案工作人员运用自己所掌握的专业知识和科技知识，给予档案利用者正确解答有关档案检索、科技方面的问题，使用户得到初步了解并满意而归的服务。具体形式有：

1、检索咨询。即档案馆对前来咨询档案的用户，面对面地回答所提出的有关档案检索工具的总类、作用、使用方法等问题。

2、专题咨询。即为用户解答利用某项档案专题方面所提出的问题，或为其绘图、计算等。

3、综合咨询。即为用户解答利用某一种档案信息与其相关社会、历史、技术等方面的问题，使用户得到全面了解。

五、信息传播手段

科学技术的发展和进步为现代社会提供了多种快速的信息传播手段，下列这些手段具有快速传播、节省时间的特点，可提高开发档案信息资源的效率。

1、利用信函传播档案信息为用户服务。

2、利用电报传播档案信息为用户服务。

3、利用电话传播档案信息为用户服务。

4、利用传真传播档案信息为用户服务。

5、利用网络传播档案信息为用户服务。

六、声像手段

随着声像设备的普及应用，声像技术为档案馆增添了新的档案载体，开辟了档案信息资源新的渠道。这种开发手段以其直观形象的艺术感染力，受到社会各界的青睐，应予以高度重视，并发挥其独特的作用。具体形式有：

1、放录音。利用录放机播放录音，可直接听到原声再现，使档案信息真实可信，方便利用。

2、放录像。一般而言直接放映素材片效果不佳，则需对素材片进行后期制作，使其录入信息系统化、条理化，增强艺术感染力。

3、放映幻灯片、电影片、电视专题片。利用这一方式传播档案信息，能使人感到身临其境，收效甚好。

开发利用档案信息资源是档案工作为社会主义现代化建设服务的重要途径，是档案工作自我完善的主要内容。档案工作的最终目的是有效地开发档案信息资源，最大限度地服务大局、服务社会、服务人民。只有这样，才能真正创造出最佳的效益。