关于加强电力企业档案管理工作的思考

[摘 要]档案工作的基本性质是专业性、服务性与机要性，并且具有重要的凭证价值与参考价值，因此对于档案管理工作的规范化有较高要求。随着社会经济的不断发展，传统的档案管理规范化的方法已经无法适应发展需求，将对新形势下档案管理工作的相关问题展开探究。

[关键词]电力企业；档案管理；创新方法

档案的基本特点是职能性、原始性、价值性，对一个单位的发展具有重要作用，但是在电力企业档案管理工作往往繁琐复杂且不受人重视，在这样的发展背景下往往会导致档案管理混乱，无法发挥其最大作用，损害单位利益。虽然在平时的工作中，档案管理工作很容易被人们所忽略，但是档案管理工作的发展也要与时俱进，不断创新档案管理的工作方法，提升档案管理的规范化制度化水平。

1 档案管理规范化发展现状

1.1 信息化管理系统建设不完善

文档管理系统复杂而庞大仅仅依靠人力无法进行高效有序的管理，并且随着电子计算机技术的迅速发展电子文件与电子文档大量涌现，当今有些电力企业所运用传统的档案管理系统往往无法保证管理的规范化，尽管目前信息化管理方法已经推展开来，但是依然存在许多问题。首先，硬件设施及设备配备不齐全，无法为信息化管理提供基础条件；其次，软件设施，主要问题是档案管理系统功能不健全或者是软件程序复杂，这样一来就会为档案的查询、浏览、统计、归档、借阅等造成不便，有时可能会因为系统的不完善导致档案丢失等，严重破坏了档案管理的规范化。档案管理信息化是决定档案工作规范化水平的重要因素，如果信息化建设不完善，那么必定会影响档案管理规范化的进程从而跟不上企业与社会发展步伐，这些问题都可划归为信息化管理滞后，而这种滞后性则严重影响了规范化的发展。

在新形势下对档案管理工作的时效性的要求也越来越高，这首先需要让档案管理工作的规范化与标准化落实到位。档案管理工作需要严谨的工作态度，但是当今电力企业档案管理工作中规范标准的工作流程与工作制度并不完善。首先，由于部分企业对档案管理工作的不重视导致前期对档案资料的收集与整理不全面不深入，直接影响后期对档案的利用效果；其次，由于对档案管理部门的管理较为疏松，部分工作人员有时没有将归档与立卷工作做得详尽而细致，有时甚至损坏了档案资料的完整性，但是在这种相关人员的工作职责与工作内容没有明确的划分的背景下即使出现了这种错误也不一定能被及时发现。这样的管理系统，不仅不能为档案管理工作的规范化与标准化提供保障，也会导致相关人员在展开档案管理工作时不够积极，工作效率低下且工作质量不高的问题，不能及时高效的为单位的工作需要提供帮助。

1.3 档案管理工作人员业务素质较低

新形势下组织档案管理工作的开展，规范化程度依然较低，其中一个很重要的原因就是相关工作人员自身素质。在电力企业中档案管理工作经常不被管理层所重视，大家把档案管理工作看成是一项非常简单的工作，对于管理的规范化认识并不深入，也正是由于对这种认识上的欠缺，导致了档案管理工作规范化进程的缓慢。此外，在档案管理工作中，档案管理人员的自身素质欠佳，随着档案管理模式的不断更新，尤其是各类现代化技术在档案管理中的深入应用，部分管理人员不具备很好的信息技术水平，尤其是对于计算机、互联网以及各种相关的管理软件的操作并不熟悉，即对于各种现代化技术的使用还不够娴熟，许多档案管理人员的专业化水平也有待提升。档案管理工作看似简单，但是对管理人员的专业素质要求还是比较高的，特别是在当前社会形势变化不断加快的背景下，档案管理人员的专业能力也要随之提升，而这恰恰是很多档案管理人员所欠缺的能力。

2 解决档案管理规范化问题措施

2.1 加快档案管理信息化进程

首先要做的是将档案信息化的相关设备配备齐全，如配置电脑、扫描仪、照相机、摄像机、速印机等；同时，也应当加大对基础设施的投入，应当将办公、阅览、库房分开。其次是软件设施，软件起点要高，并且应当便于掌握。在具备以上两点后，我们就应当研究如何利用硬件与软件来为档案管理规范化提供服务，首先应当加强基础工作，规范组卷，保证质量，在进行分类时要针对不同文件用不同的关键词进行标明，打牢信息化基础。同时，在新形势下应当充分发挥互联网技术的优点，强调信息化，如可以在网上发布一般文件、工作动态、信息简报、工作安排等，并且开展电子档案和实体档案的整理、分类、编号、编目等工作。其次，不断完善多媒体档案数据库，加大电子数据的收集和入库，不断开展照片、录音与视频等数字化工作，丰富档案资源；同时，也应当汲取先进的信息化、规范化的档案管理方法，加大对档案管理的资金投入。

2.2 完善档案管理工作的管理体制

没有体制的管理，就无纪律可言，会出现档案混乱等问题，严重影响档案管理的规范化。完善管理体制首先应当提高管理层对档案管理的重视度；其次，在管理体制中也应当明确规定档案管理工作的具体流程，将每一个流程中需要完成的工作进行细化，并且应当对相关人员的工作职责与工作内容也进行明确的划分，保证工作能够细致规范的进行。在这些完成以后，也要建立相应的监督体系，监督体系不必投入过大人力，监督体系可以是管理高层也可以是档案的使用者，这将能够保障档案管理工作更为高效且规范的展开。

2.3 提升相关工作人员素质

随着现代化设备的不断发展，对相关工作人员专业素养的要求也会越来越高，虽然是电力企业，但是也不应当忽视对档案管理人员的技术培训，通过专业化的培训，提升其专业知识与操作技能；同时，也要加强其对信息化技术的熟悉程度，以不断适应社会发展。尽管档案管理工作相对枯燥乏味，但是工作人员也应当具有创新精神，不同行业的不同档案有其自身特点，工作人员应当结合自己工作内容的实际情况，可以在大方向上做出一些小小的创新以使工作质量与效率能够更高。

3 档案管理工作规范化的意义

档案管理对电力企业的发展而言有着重要的意义，这些档案中包含着单位过去发展的很多重要节点，通过强化对档案的管理不仅能够从中汲取经验也能够不断提高认识水平，为决策提供帮助。而且文档中往往记录着比较隐秘且重要的内部信息，这些内部信息往往不能泄露，但是如果档案管理不规范化，很有可能导致这些信息的泄露，为单位带来巨大损失。

4 结 语

目前，我国的电力工程行业已在不断的壮大，传统的电力企业档案的管理模式已经远远不能够适应现在的发展。因此，在今后的电力企业档案的管理工作中，首先，要做到与时俱进，采用新的电力企业档案的管理模式；其次，电力企业档案管理工作人员要不断的提高自身的基本素质，并且在电力企业档案管理工作中也要不断的总结经验；最后，我国可以借鉴外国的电力企业档案的管理模式，以促进我国电力企业的快速发展。