试析行政档案管理中信息化技术的应用

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翻新时间：2023-05-29

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试析行政档案管理中信息化技术的应用

摘要：随着时代的发展，网络技术得到广泛运用，同时也给人们的生活以及工作带来了越来越多的便利，尤其在行政档案管理当中运用信息化技术，不但能够节约人力资源，减少工作上的错误，还能够提升工作效率。因此，本文就行政档案管理中信息化技术的应用展开探讨。

关键词：行政管理信息化技术应用

目前，随着时代的进步，信息化科技时代也逐渐到来，计算机技术也走进了行政领域的管理当中。因此，本文首先探讨行政档案管理中信息化技术的应用步骤，其次对行政档案管理应用信息化技术的应用优势进行阐述。

一、行政档案管理中信息化技术的应用步骤

1.收集整理

这是信息化技术档案管理当中的基础内容。在对行政档案进行收集的过程当中，需要工作人员具备过硬的专业知识以及具有科技的技术水平，不断学习，并且积极进取，对于资料的收集和整理的工作认真做好，掌握最新资料，是一项十分重要的工作内容。由于信息化技术对工作人员而言是辅助其做好工作的工具，即便再为先进，也需要好的工作人员将其有效应用，掌握资料并将资料准确输入计算机，才能使得信息化技术在行政档案管理中发挥最大作用。

2.归纳和分类

这是信息化技术档案管理当中的核心内容。有时候信息档案管理人员在进行档案搜集的时候，没有对资料进行认真核实和选择，导致所收集的资料存在不完整的现象。因此，需要档案工作人员抱着认真负责的态度，对资料进行筛选、分类、加工和整理，这是实现信息化技术档案管理的要求。只有做好基础工作，才能有条理地将资料分类输入计算机。

3.查询和提取

这是信息化技术档案管理当中的根本目的。以上所述的工作内容，是为了能够将收集到的资料信息输入到计算机中，方便需要的时候对其进行查找和提取。由于利用计算机调阅档案资料，能够更高效率地、更准确地查找资料，真正意义上实现节约人力资源、节约空间、节约时间。

二、行政档案管理应用信息化技术的应用优势

1.提高档案案卷质量

采用信息化技术，能够使归档的资料格式以及纸张都保持统一的字体。因此，这样能够确保归档资料的格式以及字体等统一，如此一来不需要工作人员进行手写，保证了资料信息的规范、整洁，便于阅读。

2.提升工作效率，节约人力资源

传统的档案管理，主要是利用人工的方式对档案实行收集、整理、保管和查阅，需要消耗大量的人力资源与时间，并且工作效率低下。而现在人们生活、工作节奏越来越快，显然传统的管理手法已经无法适应。因此，将信息化技术运用在行政档案管理当中，在很大程度上提升了档案的存储量，并且还减少了人力资源，提升了工作效率，促进档案信息化转换为实际生产力。

3.时间和地域的优势

利用信息化技术管理档案能够不受地域地限制进行工作，由于传统的行政档案管理需要在档案库房进行，并且只能在特定的时间约定条件下进行，但是利用信息化技术，工作人员可以通过互联网进行信息处理，在一定程度上为工作人员带来极大便利。

4.空间优势

传统的行政档案管理工作都需要在库房进行，从而使得库房的占有量增加，导致浪费许多可以利用的空间，同时由于繁多的档案，在需要和寻找时也耗费时间精力，为工作人员带来极大不便。但是利用信息化技术管理，不但能够使得服务器的空间优化，节约人力资源，并且在很大程度上改变了管理的模式，提升了工作效率。

5.信息可共享可复制

在行政档案管理中运用信息化技术，能够实现需要的人员对档案进行共享，并且能够“多人共同一个文件”，这在传统的档案管理当中是难以实现的。并且利用信息化技术，还具有复用性，如建立电子档案，能够对其进行多次利用，并且不会受到破损，而传统的档案容易经过多人翻阅，或外界因素遭到破损。

综上所述，信息化技术在行政档案管理工作当中，应用日渐广泛，尤其随着时代的进步，科技创新的水平不断提高。因此，一个单位或是企业的进步，其档案管理工作势必将通过信息化技术提升整体业务水平。