高职院校评估中的档案工作问题与对策研究

摘要：高职院校人才培养工作水平评估过程中，档案工作起着至关重要的作用，是评估必不可少的基础性工作。高职院校评估中的档案工作还存在诸多的问题，针对这些问题应采取有效的措施。

关键词：高职院校；评估；档案工作；人才培养

高职院校评估是对高等职业院校以教学工作为核心的人才培养工作的全方位、全过程、全息式的综合性评估。高职院校评估的本质在于通过系统地搜集学校人才培养工作的主要信息，在准确地了解实际情况的基础上，实事求是地进行科学分析，做出正确的价值判断。因此，在评估过程中，专家除了到学校实地了解情况之外，对各种原始的佐证材料的调阅和审核也是必不可少的环节。可见，高职院校的档案工作是高职院校评估的基础性工作。

一、高职院校的评估与档案工作的关系

1.档案工作是高校评估工作的基础和保障。在实际评估过程中，需要通过收集各类档案材料来佐证和支撑相关的评估要素。评估专家根据所掌握的档案材料等信息资料，进行逐一对比核查，再经过科学分析，得出最终结论。评估工作中的佐证材料最主要的来源就是学校提供的各类档案，档案资料的优劣直接与最终的评估结果的优劣相挂钩。因此，评估需要档案材料的有力支撑，档案工作是评估工作的基础性活动，离开档案工作，评估就成为无本之木。

2.高职院校评估工作推动档案工作向科学化规范化方向发展。高职评估工作最终目的不是评估，而是通过评估来促进高校人才培养工作更加科学而高效，推动着高等院校管理手段的完善以及管理的科学化，同样，对档案工作也起着积极的推动作用。高职评估中所参照的评估体系是相对科学和完善的，在专家审阅各类档案材料过程中，能及时发现档案工作中的不足，科学的评估体系也为以后的档案工作提供了标准和参考，推动档案工作向科学化和规范化发展。同时，评估过程中对调阅材料的时效性要求，也对档案整理的规范性和时效性提出更高的要求。

二、高职院校评估中档案工作存在的问题

1.档案意识薄弱。高职院校日常工作中，档案工作不受重视，各类工作档案、教学档案等存在记录不完善、记录分散等问题。最终导致在评估过程中，对部分评估指标拿不出证据来证明。因此部分高职院校在评估前搞突击，投入大量人力物力重新补充各类材料，劳民伤财、弄虚作假，扰乱正常教学秩序，严重背离了高职评估“以评促建、以评促改、以评促管、评建结合、重在建设”的本意。

2.档案管理制度有待完善。制度的建设是任何管理工作科学进行的首要条件，档案工作同样也不例外。部分高职院校对档案材料的收集，只注重国家规定范围内材料的收集，对教学档案收集范围的设置过于狭窄，无法满足评估指标体系中所需要的支撑材料。因此，各高等职业院校在档案制度的建设和规范过程中，应结合自己学校的实际情况以及评估的要求，制定和完善档案管理的相关制度及管理细则。

3.档案信息化水平不能适应评估工作要求。随着计算机技术的高速发展，档案管理领域也踏上了信息化的道路。档案信息化突出了档案信息的重要性，重视档案的内容而非档案实体，有利于发掘档案更大的价值。在高职评估工作中，发现部分高职院校的档案管理工作信息化水平不高，少数甚至还停留在手工编制目录的现象，最终导致不能够真实、系统、全面体现出学校的办学特色，给评估工作带来一定的影响。

4.档案工作人员整体水平亟待提高。档案工作人员在档案管理中起着至关重要的作用，档案工作人员整体素质的优劣直接关系到高职院校档案管理的整体水平。目前许多高职院校档案管理工作人员素质参差不齐，大多数管理人员没有相关档案管理学习背景，专业素质低，知识结构单一，很少接受专业的训练，还有的都是兼职档案管理，导致档案管理不科学，管理混乱，这些都对高职院校评估工作带来非常消极的影响。

三、解决档案工作中存在问题的有效对策

1.积极宣传，增强师生的档案意识。每一个档案工作人员要有高度的责任感和历史使命感，充分意识到档案工作的意义和价值。同时，要大力宣传档案工作的重要性和必要性，使高职师生重视档案工作，提高档案意识，在日常工作中做好教学档案和工作档案的整理和积累，以便档案工作人员能够得到最准确的原始档案，提高档案工作的准确性和完整性。

2.加强制度建设，形成完善特色的高职院校档案制度体系。只有建立完善的档案管理制度，才能够规范档案管理工作，并使档案管理工作得到制度保障。一所高校如果没有完善的档案管理制度，各项档案管理工作杂乱无章，各自为政。由于没有制度约束，教师在教学过程中可以不去整理教学档案，导致在评估到来时，相关档案不完整甚至弄虚作假。因此，加强制度建设是当务之急，高职院校档案工作应按照《高等学校档案工作规范》实行“三纳入”、“四同步”的档案管理制度。将档案工作纳入到高职院校工作计划，纳入到领导工作议事日程，纳入到单位职工的经济责任制和岗位责任制中。

3.加快档案信息化建设，实现数字化档案管理。纸质档案占据大量存储空间，并且随着时间推移，存储问题会越来越严重，同时纸质档案也容易受到自然环境和人为因素的影响和破坏。因此，高职院校应该探索档案管理方式的多元化。随着计算机技术的发展，高职院校可以利用信息技术建立档案管理系统，实现档案管理数字化，提高档案管理效率。数字化档案管理系统拥有先进的查询功能，完善的电子化档案目录使档案查询工作事半功倍，如果在高职院校评估工作中，辅助利用数字化档案管理系统，也会使评估工作高效进行。另外，建立数字化档案管理为将来挖掘海量档案数据背后更深层次的信息和价值奠定了坚实的基础。

4.加强培训，培养精通业务的专兼职档案管理人员队伍。加强对专兼职档案员的培训与业务指导是提升高职院校档案工作人员整体水平的重要措施，尤其是对兼职档案员的培训。兼职档案员肩负着收集学院档案的重要使命，兼职档案员的业务水平直接关系着高职院校档案的整体水平。因此，高职院校应该重视兼职档案员的培训，不仅要培训操作的基本知识，更要从理论的高度让各兼职人员认识到档案工作的目的和意义。