如何利用医院信息系统实现药品的实库存管理

摘要：利用医院信息系统有助于实现药品的实库存管理的信息化、常态化与规范化，对于保障医院医疗工作秩序与质量有积极意义，可为医院管理工作提供有力支持。本文介绍了医院药品实库存管理现状，分析了医院药品实库存管理的重要实施节点与管理注意事项，希望能为医院药品管理提供参考。

关键词：医院 信息系统 药品 实库存管理

药品作为特殊流通商品，医院是其主要使用区域，药品库存管理在医院管理工作中占据重要地位，关系到院内医疗工作能否顺利实施、利润目标能否实现，因此做好医院药品的实库存管理是医疗工作的必然需求，对于保障医疗工作的质量与成效有积极意义。医院内部药品金额与数量的实库存管理经历了弊端良多的传统模式，现在普遍倾向于使用信息系统服务管理，我国医院相关财务制度也对实库存管理提出了实耗实销的要求，这意味着医院信息系统要结合实库存情况制定完善的管理体系，从信息系统管理举措的实施到管理注意事项都要给予重点关注，从而督促药品实库存管理实现信息化、常态化与规范化，做到有章可循。下面就如何利用医院信息系统实现药品的实库存管理做简要探究。

一、医院药品实库存管理现状

（一）定义

医院药品从采购入库到医疗工作领域流通，经历了入库-药房-麻醉科-放射科-医生病患等正向分发流程，或者从患者医生到退药入库的方向流程，在这个流程上的每个节点都是药品实库存管理的一个关键环节，其业务流程意味着在管理中可从五大节点入手提升管理质量与效益。

（二）现状

医院药品实库存管理工作受借药、急救医疗等因素影响无法实现完全意义上的药品库存量与账务数据相吻合，面对这种情况信息系统的出现意味着可做到对药品入库到使用的全程跟踪管理，为两种数据的吻合提供更多的可能性。在实现药品库存量管理与账务数据吻合的过程中，药品库管与药品会计担任了非常重要的角色，库管负责根据库存情况及院内药品需求制定合理的采购计划，做好药品的出入库及日常盘点工作，减少药品积压或过期失效等，药品会计则是对药品采购、出入库的原始单据凭证等进行审核、登记，并编制准确的会计报表并做定期核算，为药品采购、管理与使用提供参考、改进意见。医院药品实库存管理中无论是药品会计还是药品库管都主要围绕四个目标管理要素展开工作，分别是实（药品实物）、证（药品会计凭证）、账（药品总账、分类账、明细账等）、表（药品会计报表），通过对四个管理要素的施加影响从而做到账表相符、账证相符、账账相符、账实相符。

二、医院药品实库存管理的重要实施节点

结合医院药品的实库存管理流程，其应用信息系统提升管理效果与质量时可从关键流程节点入手，具体如下：

（一）药库

药库是医院药品的最大集散基地，也是实库存管理的重中自重，药品每次出入库、盘点时都必须及时做好信息系统的账目录入，尤其是遇到价格调整时要及时通知，并根据时间点明确不同药品入库时间、采购成本，以便为后期盈亏调整提供参考依据，并做好日常盘点工作中意外损耗、过期失效损耗等调查，及时盘点盈亏，建立完善的药品出入库记录。

（二）药房

药房是医院内部除去药库之外第二大药品集散地，其负责了医院门诊、住院部等医疗工作中所有中西药品的申请、领药、发放、医嘱摆药、退药、科室或个人换药、借药等工作，是药品是库存管理具体流通的外在表现。利用信息系统进行管理时必须明确这些流程及其之间的相互关系，才能够确保管理的顺畅实施，从而获得准确的流通数据与库存数据，结合报损、调价等完成药品管理盈亏盘点，以做好账表相符、账账相符。

（三）病区药柜

病区药柜的药品管理有固定基数，根据药品使用情况定期由住院部药房进行定量补充，基数的调整可通过药品数量调拨来实现，同时在不同药品调价时记录盈亏情况，为信息系统及时补充录入数据，做好药品流通情况跟踪记录。

（四）麻醉科与放射科

麻醉药品作为性质较为特殊的日常使用药品，其用量较大，一般直接由药库直接调拨，在流通过程中必须严格遵守相关药品管理规定，做到出入库记录清晰、完整，凭证、账表数据吻合，账目清晰。麻醉药品入库数据来源于药库调拨，出库数据则来源于信息系统对病人用药记录，库存量与出库量要经得起随时盘查，调价盈亏要对全院药品执行新价格时重新计算。放射科造影剂在性质上与麻醉科麻醉药品较为类似，二者遵循同样的出入库管理机制，实库管理时要做到系统信息的完整录入，调价同步记录盈亏。需要注意的是，医院的药品本身及管理都是有成本的，考虑到药品固定成本一旦调价必然会带来新的盈亏，所以作为信息系统下药品实库存管理的一大重点与难点，要结合系统对药品库存数量、价格变化做准确记录以方便药品会计平账，为后续采购、流通、管理计划的制定提供可靠参考数据。

三、医院药品实库存管理注意事项

（一）建立药品会计监管体系

结合医院药品管理办法与信息系统优势要建立专门的药品会计监管体系。医院会计制度明确规定了要定期对药品进行清点盘查核对，及时发现过期失效、损毁、变质药品，根据药品采购成本本完成“待处理财产损益”表的制定与录入，及时查明盈亏原因，并与药品会计进行账务处理，根据不同原因导致的亏损制定相应的处理办法，以改善后续药品实库存管理现状。尤其是药品会计，要定期对库存药品做账面盘查与实物核对，确保账面库存相吻合，严格审核各类凭证报表，及时发现管理工作中的异常问题，清除不规范消耗，提升药品管理质量与效益。

（二）建立药品盘点制度

结合药品实库存管理情况要建立专门的盘点制度，定期对药品存量、药库药房病区药柜的药品流通情况进行跟踪调查，对不同品种、不同价格、同品种调价前后药品建立专门的小分库或者建立分架包干制，将药品管理的责任落实到具体部门与个人。为消除假账消耗药品等问题，盘查工作要不定期、不定品种、不定节点进行，盘查工作人员要加强资质审核，随时更换，建立动态监管判断制度。另外，医院还要建立专门的药品永续盘存制度，药品会计要合理安排盘点计划，做到与各类账表、凭证的核对，加强药品资金、存量管理。针对盘点工作要建立专门的奖惩制度，奖惩制度的建立是为了消除药品管理流通各个节点中存在的无正当原因亏损，是盘亏的重点举措之一，除去完善信息系统记录之外还要结合盘亏情况建立相应的惩罚机制，并在执行中予以贯彻落实。 （三）完善信息系统的管理细节

医院药品实库存管理中某些药品是单剂量发放，在信息系统录入时不可避免存在药价拆分情况，尤其是考虑到个别种类药物分包装较多，拆分药价后可能涉及两位小数点存在，因此要注意药价拆分方面系统录入细节，至少保留五位小数，以此来消除平账中四舍五入带来的不平衡现象。信息系统除了出具电子处方、摆药两种操作之外，对其他特殊性质的如捐赠出库、借药或换药出库、过期报损出库、调拨出库等要严格核对申请、明确操作权限以减小不当操作空间。像换药出库，要明确操作过程中的换药权限，关联换药入库与出库操作，其中入库金额必须大于或者等于出库金额，控制对方只能是医院科室而非个人，换药还要在药品账目中有详细体现。另外，对于药价调整，医院内部所有部分的调价盈亏都必须以执行调价时间为节点，以各科室库存量、账面量为基础利用信息系统自动计算盈亏，以减少人工处理的失误，还要积极利用系统盘存结转工程，在结转时间点锁定库存表并生成快照，以减少对正常药品管理业务的影响，保障管理工作质量与效益。至于盘点工作中经常遇到的盈亏情况要建立专门的盈亏清单，在获得相应处理权限后利用管理程序完成调库分配并生成相应出入库数据清单，以保障掌握平衡。

四、结束语

综上所述，医院药品实库存管理关系到院内医疗工作成效及效益目标能否顺利实现，是保障管理工作质量的关键，利用医院信息系统服务药品实库存管理是必然选择，可有效减少不必要的药品消耗与亏损，对于实现药品实库存管理信息化、常态化与规范化有积极意义。