关于新时期人事档案管理信息化建设探析

摘要：随着信息技术的飞速发展，新时期，企事业人事档案管理作为企事业内部管理的重要组成部分，逐渐受到人们的关注。尤其是近几年来，相关领域中对于人事档案管理的信息化建设重要性认识逐渐加大，建立信息化的人事档案管理已经成为企事业工作的重点。但就现阶段来看，仍旧有很多企事业在人事档案管理的信息化建设上存在着问题，本文就新时期企事业人事档案管理存在的问题展开分析，就如何加强新时期企事业人事档案管理的信息化建设提出几点建议。

关键词：人事档案管理；信息化建设；思路分析；具体对策

一、前言

面对信息时代的到来，市场竞争越来越激烈，企事业单位站在激烈的市场竞争中站稳脚步并实现可持续发展就必须从自身的管理工作中出发。而作为企事业单位日常管理工作中非常重要的一环，人事档案管理工作水平的好坏直接关系着单位的自身发展。而信息时代的到来为人事档案管理工作带来了很多便捷之处，将信息技术引入单位人事档案管理中不仅能减少对人事档案管理的工作量，更能保证人事档案管理工作的顺利开展。下文就如何加强企事业单位人事档案信息化建设的相关问题展开分析。

二、新时期企事业人事档案管理还存在的问题

1、缺乏完善的人事档案管理制度

对于多数企事业单位来说，其人事档案管理基本由其相应的档案管理部门负责，虽然一些单位也针对其人事档案管理制定了相关的规章制度，却没有明确人事档案管理的方案和手段，造成人事档案管理比较混乱。并且，因很多单位尚未有一个切合实际、具体化的人事档案管理制度，再加上职能部门对于单位人事档案管理需要收集的范围不规范，许多本应该纳入人事档案管理的信息和资料不能得到完整的保存，导致相关档案变动时，工作移交不清导致档案资源流失。同时，档案目录标准不统一，各部门根据自己的理解和使用习惯整理档案，导致单位人事档案最终方案目录不清，给查找带来了一定的难度。

2、相关制度落实不到位

随着我国家对于是企业单位的改革不断深入，面对新的环境和形势，企业或者事业单位应具备较为完善的机构，并在经营管理的过程中，不断完善各项规章制度以及考核目标等。但这些要求在实际的执行过程中，并没有达到理想的效果。各项设置在达到相关标准及要求后却没能执行到位，落到实处，有的因执行力度不够，在实际的企事业经营活动中没能发挥人事档案管理工作的实际作用。其实，人事档案管理工作需要企事业各个职能部门的相互沟通，因各个职能部门除了要处理很多经营或者生产活动外，还要处理很多公共服务工作，这也间接给企事业单位的人事档案管理信息化建设带来了较大的挑战。

3、缺乏信息化建设的人员和意识

随着信息技术的不断发展，影响企事业单位的人事档案管理水平好坏有很多因素，而人是档案管理中不可缺少重要因素。伴随着企事业规划进程的不断加深，人事档案对于单位推动改革、深化教育以及创新人才培养、提高管理效能、维护单位利益、提高单位竞争力方面都发挥着关键的作用。然而企事业人事档案管理工作的信息化建设关键影响因素就是人才因素。人事档案管理人员的水平与素质不仅关系着档案管理工作的进展是否顺利，更关系到单位的内部管理与未来发展。就目前来说，很多从事人事档案管理工作的人员整体水平来说还较低，大多是老一辈的职工，其习惯于传统的人事档案管理方式与手段，缺少对信息化人事档案管理的适应型。而有的企事业直接由其他部门领导或职工代替完成人事档案管理工作的现象也较为普遍，这些人专业基础知识与技能方面都远远不够。

三、新时期加强企事业人事档案管理信息化建设的具体措施

1、提高管理人员对信息化建设的意识，对信息化建设队伍做好专业技术人员储备

若要切实做好人事档案信息化建设工作，就必须提高对人事档案管理的意识。企事业单位可以通过相关手段来增强人事档案管理员的管理意识。首先，企业应加大宣传力度，提高职工对于人事档案管理重要性的认识，以积极配合相关部门对资料的收集和整理。其次，从制度层面上来说，要保证企事业单位人事档案信息化建设的顺利进行，根据国家相关政策及法律法规来进行建设，这也是保障信息资源安全与企事业单位职工基本权益的基础。必须依据企事业人事档案管理工作的实际情况出发，建立相应的管理机制，并不断从制度上来改进和促进人事档案管理的规范性与科学性。同时，企业应加大对人事档案管理信息化的建设，做好企业信息化建设队伍中专业人才的培育和储备，通过定期的培训以及学习活动，提高管理人员的专业能力以及基本素质，以进一步推动企业人事档案管理信息化的实现。

2、加强基础建设，为信息化建设打下基础

近几年来，很多企事业单位开始走上信息化人事档案的建设进程中，为实现人事档案信息化建设，首先就是要加强人事档案信息化建设的基础。一方面，要强化档案库房的档案保存环境，为电子档案的保存与信息化的设备提供环境基础。针对新建的档案库房制定新的标准，加大其信息化的设备建设，针对已有的建房应着重其改造。对纸质档案的库房管理应保证温度和湿度以及防尘因素，为人事档案的保存提供良好的环境。对于信息化的档案，应加强对信息化设备运营要求的环境建设，对网络中心机房、服务器、电子档案库房等基础设施进行完善。包括一些基本的防静电设施、防磁等基本设施，更要完善防信息泄露以及保密技术等。而对已建成的库房和已有的纸质档案，一定要分区进行保存，做好功能型结构的改造，并逐步完善相应设施。其次，对于档案信息化建设来说，网络环境是非常关键的条件，很多企事业单位在这一方面做得还不够好，网络布线凌乱、设备共享度低、安全隐患多等现象非常普遍。所以，我们必须采取一定的科学措施进行改善。

3、进一步实现自动化的人事档案管理

档案管理工作发展至今，由单一的档案管理方式发展为多类型的综合档案。随着企事业单位的改革不断深入，传统的企事业单位人事档案管理方式已经不能满足每天极速增加的人事档案数量。事实上，人事档案管理向信息化、网络化发展是未来的必然发展趋势，也必然是实现人事档案现代化的方向。所以，在实际的人事档案信息化建设工作中，应将现代化信息技术充分运用起来，切实从计算机技术、网络技术等方面来指导档案管理工作，实现档案工作的现代化发展。同时，通过建立人事档案管理机制和责任机制、以及信息化建设机制，从多个方面共同规范企业的人事档案管理，促进信息化档案管理的建设。除此之外，还应加大对企事业单位人事档案管理的现代化信息技术的投入，并加快现代化管理进程的发展，以充分发挥人事档案的实际作用。

四、结束语

总的来说，对于企事业单位的人事档案信息化建设，应充分结合企事业单位的实际情况，通过制定相关信息化建设的标准与相关制度规范信息化人事档案建设，加强信息化人事档案建设的基础设施建设，同时，提高相关人员的意识和档案管理工作人员的综合素质水平，以推进企事业单位人事档案信息化建设的进程。