重大建设项目档案管理存在的问题与应对措施

[摘 要]为了做好重大建设项目档案管理工作，本文针对重大建设项目档案工作管理存在的问题，提出加强项目档案管理的应对措施。

[关键词]重大建设项目；档案管理；问题；措施

近年来，国家重大建设项目工程逐年增多，项目档案既是工程的历史记录，也是项目竣工后业主单位进行维修、管理、改建、扩建和技改等工作的重要依据，是工程质量的重要组成部分。为保证重大建设项目档案的齐全完整准确和系统，促进项目档案管理规范化，提高项目档案管理水平，国家档案局先后制定印发了《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》《重大建设项目档案验收办法》，并开展了一些业务指导和执法检查，这对推动重大建设项目档案的规范化建设无疑起到了积极作用。然而由于重大建设项目的建设周期较长，参建单位众多，工程资料比较复杂，因而造成重大建设项目的档案管理工作存在一定的难度。如何采取有效措施，保证国家重大建设项目档案的齐全完整和有效利用，为企业生产经营及各项管理工作服好务是我们档案工作者面临的一项艰巨任务，这就要求我们必须深入了解和掌握重大建设项目档案的特点，积极探索项目档案的形成规律，切实地做好重大建设项目档案的管理工作。

一、重大建设项目档案工作管理存在的问题

1、档案意识薄弱，对重大建设项目档案管理工作认识不足。当前，有部分重大建设项目单位档案意识比较簿弱，对建设项目档案管理工作缺乏足够的认识，在项目建设过程中存在“重建设、轻档案”的思想，没有认识到重大建设项目档案是项目建设规划和管理的重要依据，是工程建设正常运转的技术保障，而缺乏管好重大建设项目档案的历史责任感。特别是在施工阶段，由于施工任务重、项目多，这时候参建单位的领导往往比较重视工程建设进度、质量、资金等，而忽视了档案工作，没有将项目档案工作“五纳入”（既：纳入项目工程质量领导责任制、项目法人责任制、招投标、工程监理和合同管理制）落实到位。待到工程要验收竣工时，才纳入议事日程。这种“秋后算帐”的管理方式，致使项目档案的成套性、准确性、真实性得不到保证，从而影响到日后档案的提供利用。

2、重大建设项目档案管理运行机制不完善，各部门职责不清。重大建设项目涉及到项目法人、管理总承包、设计、施工、监理等众多工程参建单位。目前，档案部门虽然制定了规章制度，但存在形同虚设的现象，对工程没有形成有效的管理和监督机制，在制度执行上也存在“软”的现象。而管理总承包对重点工程档案工作管理任务又不明确，没有做好组织协调布置档案工作，没有形成有效档案组织管理网络，各个部门职责划分不明确，缺乏沟通与配合，造成文件材料运行和管理渠道不畅通，档案材料的齐全完整得不到保证，有的甚至不知在何处的现象，直接影响了档案收集归档工作。

3、承包单位档案管理人员更换频繁，档案管理缺乏保障机制。因监理、施工单位大多采用灵活的用工制度，档案管理岗位工作被错误认为技术含量要求较低，导致专职管理档案的人员少，兼职管理档案的多，人员流动频繁，加上许多单位没有将重点工程文件的形成、积累、整理、归档纳入到有关人员的职责范围，档案移交手续不完备，往往容易造成档案遗失或需归档的档案资料分散在工程管理部门或技术人员手中，工程竣工时常因时间长、人员流动等原因导致档案资料流散。

4、项目档案管理制度不健全，执行国家和行业标准的力度不够。工程开工后，工作千头万绪，档案工作有时被疏忽，在建设过程中，往往忽视建立各个环节文件材料形成、积累、整理、归档制度。由于制度不健全，大批材料分散在各分包单位和工程技术人员手上，工程竣工后各参建单位的人员已撤离，这更增加了收集工作的难度。工程质量监督不力，既没有按工程进度的每个环节检查施工文件进度，也没有按档案工作国家和行业标准检查工程档案整理情况，致使施工文件材料不全，资料收集零乱、整理不规范。

5、重大建设项目档案质量不符合要求。从归档情况看项目档案的质量存在诸多不尽人意之处，其表现主要有以下几个方面：一是工程材料归档不齐全，尤其是工程安装及设备调试的纸质材料和照片、声像等载体的档案归档不到位，难以保证档案的齐全完整和开发利用。二是档案的整理质量不规范，存在着文件材料分类不科学、组卷不合理现象，文件材料签字手续不完备等等。三是有个别竣工图没有将变更文件或现场变更修改的内容全部准确无误地修改补充到相应的图纸上，或没有准确说明修改依据的出处，以至无法确保竣工图的真实性、完整性，直接影响了竣工图编制的质量。

二、加强重大建设项目档案管理的措施

为了有效地解决重大建设项目档案管理工作存在的问题，确保重大建设项目档案工作规范管理，我认为应着重做好以下工作：

1、完善项目档案管理制度，建立符合实际的项目档案工作管理体制。档案部门要根据本单位重大建设项目的实际情况制定出操作性较强的各项规章制度，提出项目档案的收集、整理、移交、验收等工作的具体要求，为确保重大建设项目档案规范管理提供有力的保障。要由项目建设单位牵头建立档案管理网络 ，要求各施工、设计 、监理等单位配备专职或兼职档案人员负责建设期间工程资料的收集、整理、归档工作 ，建设单位要设一位项目主管领导主抓项目档案工作，做好统筹和协调，同时要明确档案部门切实对施工、监理等单位履行监督、指导和检查职责，使档案工作真正渗透到项目建设的各个环节，真正形成重大建设项目档案统一领导、分级管理的格局，使整套工程档案在建设全过程都处在受控状态中，确保重大建设项目档案齐全完整。

2、严把合同签订关，确保项目档案工作与项目建设同步进行。重大建设项目工程均是通过招标签订合同或协议后开始实施的，乙方档案部门要积极参与合同或协议的签订工作，以了解工程情况和甲方需求。甲方应把工程文件材料的积累整理归档工作纳入合同或协议中，作为一项独立的条款，按照“谁形成文件材料，谁立卷归档”的原则，对竣工文件材料的归档份数、移交时间、归档质量及违约责任等提出明确要求，以引起承包商的足够重视，保证工程档案的完整准确和真实。要在合同中明确监理单位对竣工文件和竣工图的审核责任，同时履行监督检查职责，对施工过程中形成的文件材料是否齐全、完整，竣工图与实体是否吻合，书写材料是否规范，文件材料的质量是否符合归档要求进行监督检查，特别要重视对工序、质量和隐蔽工程产生的质量保证材料的真实性、准确性的审核，形成监督检查工作机制，定期或不定期进行检查，做到项目档案工作与项目建设同步进行。 3、加强档案员业务指导和培训，确保工程档案质量。针对重大建设项目档案质量及档案人员业务水平参差不齐的现象，档案部门应加强对档案人员的指导和培训，专职档案人员除平时手把手进行指导外，还要帮助项目一线的专兼职档案人员深入学习和理解有关标准规范，掌握业务技能，可以通过讲座、培训等方式进行，不断提高业务水平。一方面应配备专业水平和档案管理水平高、工作能力强的专兼职档案管理人员负责重大建设项目档案全过程形成的文件材料的收集、整理工作。另一方面档案人员要相对稳定，这样有助于了解工程动态，掌握文件材料的形成部门、方式和过程，了解工程档案材料的流向，确保档案材料收集齐全、完整、准确。

4、采用先进信息技术，实现项目档案管理的信息化。从近几年项目档案信息的利用情况看，运用现代化技术手段进行项目档案信息管理和利用，是信息化建设发展的必然趋势，也是提高项目档案信息开发和利用质量的重要手段。要积极创造条件为项目档案信息化建设配备相关的设备，加快电子计算机终端网络的应用，逐步提供项目档案信息网络化服务，它可以为项目档案信息利用和开发创造优越的条件，使档案工作人员能够从繁重的手工劳动中解脱出来，使大力开发和科学合理、有效利用项目档案信息资源成为现实。

5、加强项目档案管理过程控制，按照国家《重大建设项目档案验收办法》把好工程档案验收关。建设项目法人单位的档案部门要根据档案验收的有关规定，通过过程控制和预验收，认真做好档案验收的检查工作，并形成长效工作机制。要检查各个建设阶段文件形成是否收集齐全、完整；检查文件责任人的签字、盖章手续是否完备；检查字据、图纸质量是否符合归档要求，是否满足今后信息化管理的需要，特别要注意竣工图的审核工作，以确保工程竣工图的真实性、准确性，满足工程竣工后生产运行及改扩建的需要；检查是否按分类方案进行系统整理和编目，以确保工程档案的完整齐全、整理规范。

重大建设项目档案管理是一项比较复杂、收集整理难度较大的工作，同时也是企业重要的基础管理工作之一。要做好重大建设项目的档案管理工作，项目建设单位的各级领导必须高度重视，档案专、兼职人员要切实履行岗位职责，建设单位、施工单位、设计单位及监理单位要相互配合，在制度建设上，要完善项目档案管理制度，建立档案机构，统一文件材料归档标准。只有具备了这些必要条件，重大建设项目的档案管理工作才能取得实效，才能为企业生产经营及各项管理工作提供优质服务。