中等职业学校档案信息化建设之我见

[摘 要]本文首先对当前档案管理信息化的现状及发展进行了初步的分析，然后针对档案信息化的应用提出了电子文件的管理方法，最后结合笔者的工作经验，探讨了档案管理信息化建设过程中应采取的具体措施。

[关键词]中等职业学校；档案信息化建设；研究

随着电子公文的大量出现也给学校档案部门提出了一个亟待解决的课题，那就是电子档案的收集、保管、保护和利用。目前，学校档案部门的档案保管、利用与形势的发展要求仍不相适应，大多数仍然停留在纸质档案的管理及较原始的检索利用水平上，使得相当一部分电子档案无法采集、收集和提供利用。中等职业学校档案信息化是学校发展的必然随着中等职业学校工作中计算机普遍使用，产生大量的电子文件和电子资料，在档案管理中需要对其进行归档，另一方面学校网络化办公中也需要档案部门跟上时代的需求，从以下几个方面进行一些探讨。

一、中职学校档案信息化的必要性

由于档案需长期保存，为提高存储环境，避免可能造成文档纸张受潮、虫蚀以及火灾等灾害，每年大量投入文档的保管经费已在所难免，且因无备份而又为每年不得不有的文档损失担忧。由于档案需反复查阅，不可避免的存在原件受损或遗失，给文档的保管与利用带来管理上的困扰。在已认知的低档平板扫描仪录入的方式下，大量文档的电子化进程是不可想象和解决的，且随着科学技术的迅猛发展，一场以科技进步为主题的信息化浪潮席卷全世界，电脑的普及迅速地推动着社会和经济的发展，高科技正深刻地影响着人们的工作和生活的方方面面，随着办化验室自动化程度的普及，大量电子化文档如何管理、查阅、应用有待全面解决。信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势。无论是从政治、经济、文化、科技、军事等多个领域还是到人类生活的各个角落，信息技术兀不显示其独特的魅力，成为现代社会和现代牛活不可缺少的工具。可以说，现代信息技术成为实现科学开发档案信息资源的关键条件。

二、学校档案管理的现状

中职学校档案信息利用主体越来越多，传统的手工操作及经验管理模式已制约了档案管理工作的发展，远远不能适应现代信息社会的快节奏、大容量的需求，其管理现状主要存在以下两个方面的问题：

1、档案管理的信息化程度不高。日常管理的材料存档不齐全，教学大纲的制定周期长且落后于形势的发展，教师的潜力难以充分发挥。学生规模大，学籍管理的难度加大，人为失误因素增加。

2、 教学管理人员信息技术应用能力较低，信息管理水平不足。教学管理人员在信息的收集和处理上以传统的信息管理为主，网络技术、智能技术还未能在实际工作中得到普遍应用，导致信息资源的利用率低，教学材料的收集有重复收集现象，造成教学管理信息冗余，管理效益不高。

3、 经费投入不足，设备有待改善。经费是一切工作的基础保障，教学档案的管理工作也是如此。由于领导重视不够，造成教学档案管理办公条件欠好，环境较差，设备陈旧、老化，难以正常开展工作。

三、中职学校档案信息化的途径

为适应当前社会经济发展的需要，学校应近快建立起现代化的档案管理系统，走档案管理信息化之路。本文笔者认为实现学校档案管理信息化应从以下途径进行：

1.着力提高档案标准化、规范化水平。目前，档案信息自动化系统的现状是档案标准化、规范化滞后和应用软件多乱，这些都严重影响了系统整体水平的提高。笔者认为对这一问题取得共识是系统建设思想上的一次飞跃，它使我们的观察视野从计算机系统扩大到整个档案信息管理。这一认识上的转变给我们的启示是：档案信息自动化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节，其中首要的是档案业务要规范，档案标准要建立健全和真正实施。档案标准和规范本身也是一个系统工程，要推进档案自动化建设，必须抓好档案标准化、规范化，掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。

2.抓好学校档案数据库的建设。目前档案信息自动化系统从总体上看仍处于由文件处理向信息管理系统的过渡阶段，完成这一步的关键在于数据库建设。数据库的含义是依托先进的信息技术对资料进行科学的管理和方便的使用。

3.加强办公自动化建设，提高档案管理工作的质量。 微机应用，网络管理，是知识经济时代的档案管理标志。利用微机进行文书档案的管理，其优点是：

（1）以“件”为单位的立卷方法，便于文书档案的立卷、接收、鉴定，便于随时剔除无保存价值文件的优势。如剔除某份文件，可不必考虑拆卷这一棘手问题。另外，利用计算机辅助管理档案，在档案的保管期限进行调整时，可利用计算机进行检索工具的调整、删改，大大提高了工作时效。

（2）微机管理一是有利于遗漏文件的补漏增缺。二是保持文件的历史原貌。三是利用档案资料方便，检索简便，准确率高。随机存档后，文件插入就十分方便了，可随时修改一下档案目录便及时解决遗漏问题，实现文书档案管理工作以及服务水平质的飞跃。

（3）微机管理更有利于文档的保密。微机管理将其改为单份文件提供利用，利用者就无法接触其他无关的文件，从而达到了文档保密的要求。

4 、教学、学生档案的数字化、信息化建设。传统的职校教学档案基本上都是以纸质档案为主，管理人员的劳动强度大，查阅十分困难，并且占用大量的库房空间。管理成本高，保管时易损坏，而数字化档案克服了传统档案的缺点，节省了大量人力、物力和财力，且可大量复制，克服了纸质档案独一无二的弊端。档案信息化是利用信息处理的自动化，达到档案、文件的一体化管理，实现档案信息的高速检索，对文字、图像、音频、视频等不同载体档案进行数字化存储，以实现档案信息远距离、无障碍的传递和交流，达到档案资源的互通与共享。数字化、信息化建设是职校教学档案信息化管理的核心内容。

5、学校的档案工作者必备良好的素质。 一个档案工作人员必备的素质结构，应是其具有的政治素质、业务素质和智力、能力素质的最佳综合表现。档案工作者应是知识面的“广”与“博”的多面手。有较好的基础知识、较高的专业知识及广泛的相关学科知识素养。学习档案先进单位的档案管理工作、知识及发展情况，以便开阔视野、增长知识，从而做到厚积而薄发，努力提高自己档案业务水平。

总之，档案信息化建设是一项长期、全面而又具体的工作，信息化的实现不是档案某一部门的工作，也不是单靠几个计算机技术人员就能实现的，它需要所有档案人员的积极参与与配合，档案队伍素质对档案工作信息化建设的质量起着关键的作用，因此，档案队伍计算机技能的提高是目前档案部门素质教育的重中之重。 信息化是当今世界和社会发展的大趋势，档案室只有克服困难，迎头赶上，与其他行业同步发展，才能适应社会和时代发展的需要，更好地服务社会。