机关事业单位电子文本管理及档案信息化建设问题研究

随着科学技术水平的提高，机关事业单位的文件从手写已转入到电脑打印阶段上来，除了一些需要签字的表册外，大多数都以电子文本的形式存在，这也就要求我们要迅速转变思路，把档案的收集、立卷、规档和保存等流程与电子档案相结合，在存储纸质档案的同时，要加强对电子档案的归档。但目前由于许多因素的存在，致使一些机关事业单位对电子文件的归档以及档案信息化管理显得极为不重视，从而导致本级地区档案信息化管理水平低下，使用人群查阅困难，严重影响了本地区社会经济的发展。

一、当前存在的问题和困难

一是移交主体不明确。许多机关事业单位对本单位的档案一般还以存储在本单位档案室为主，没有形成向本地区档案管移交的习惯，使档案馆藏档案奇缺，而档案馆由于人员编制及工作量的问题，对基层移交档案也采取“睁一眼闭一眼”的态度，致使许多有价值的档案因管理不善而丢失。

二是管理方式还显落后。目前许多单位查阅档案仍然是采取传统的人工检索方式。要想从众多的档案里查找出一份档案，只靠人工检索往往花费很长时间，而且有的档案因目录编制的不清晰，无法确定有无此档案，导致查阅人失去耐心，贻误当事人的需要时机。同时，在大量的查找和多次的翻阅过程中，也会造成使用率较高的档案磨损严重，破损不堪，如不及时采取有效措施，将会产生档案灭失的后果。

三是各单位电子文件管理混乱。虽然许多单位从新世纪开始就使用办公自动化软件，但因没有及时和档案管理部门衔接，使本单位的电子文件处于无人管理状态，特别是一些单位人员更换频繁，“前人不管后人事”的混乱现象大量存在，造成大量电子文件存在于各个工作人员的电脑里，或是部分丢失。

三是信息化基础硬件缺乏。目前大部分单位都配备了电脑，部分单位也配备了扫描仪，但却没有专用档案管理软件，内部局域网使用率低而且配套信息安全防护措施也极匮乏，从而导致信息化建设的进程远远滞后。

四是领导不够重视。许多单位领导对档案工作不够重视，认为只要本单位存好档，就大事完毕，而且一般只派一些年纪大的，对其他工作无法胜任的人员转做档案工作。一般只重视纸质档案，而对电子档案不够重视。

五是档案信息专业人才奇缺。许多单位档案管理人员多是单位年纪偏大，文化水平偏低，对档案只能起到收集，简单存档的作用，而一些会使用电脑的人员往往又兼职档案，其工作内容繁杂，对档案工作力不从心，通常年末存一次档。信息化人才的奇缺，严重影响了档案事业和信息化建设的发展进程。

二、档案信息化建设的必要性和紧迫性

一是人们对档案信息的要求更加现实。随着计算机的普及和网络的应用，人们希望档案部门提供更加方便、优质的信息服务，但目前许多档案部门信息化管理跟不上人们的需要，更无从谈起共享计算机信息资源。因此各级馆藏纸质档案应尽早转为信息化模式，以适应社会更阶层的需求。

二是建设电子政务的需要更加紧迫。网上发布电子信息，有助于推动政务公开和提高办事效率。目前虽然各级单位办公自动化水平不断提高，电子文件已成为当前档案管理的主流，一个U盘，一个邮箱就能存储上千万条信息，但由于档案管理部门没有及时的收集、管理，势必会造成部分信息的丢失。一旦这些电子文件丢失，将严重影响了各级政府电子政务的连续性及关联性。因此，保护、收集、管理电子文件应提上档案部门的重要日程。

三、加强档案信息化建设的对策建议

档案信息化是档案发展的必然趋势。做好档案信息化管理工作，更加有利于推动本地区经济社会发展。因此建议：

一是应建设区域性的档案数据中心。县市级政府要把档案信息化建设列入专项整治工作，拿出专项经费，由本地区档案馆安装档案管理软件，同时要配专业服务器、微机、高速扫描仪、刻录机、防磁柜等必备设备以及安全防护系统。在各单位电子文件的收集、归档、检索、传递、保护、使用等环节上要有统一的系统数据模式和档案管理软件，并能与本地区各单位网络相贯通，做到及时收集需要存档的电子文件，使电子档案相互转化，实现有效对接。

二是依法将各单位电子文档全部存入本地区档案馆。建议县市级档案馆依法对本地区各机关事业单位的电子文档进行清理、规范。将清理出来的档案限时移交县市级档案馆进行统一管理。同时做好将来的电子文件的传递与衔接工作，以保证档案信息的连续性。

三是要强化安保措施。信息化管理势必给信息带来安全隐患问题，如木马的插入、病毒的入侵，会给档案信息带来一定的危害，因此要加强安全管理，强化安保措施，如设置分级的管理权限，坚决杜绝发生非法的操作现象，及时更新防护软件，以确保档案信息绝对安全。同时，对重要的电子档案数据要进行异地备份，启动事故应急响应系统和灾难性恢复系统，以保证计算机系统因发生灾难性故障后，能迅速恢复档案数据库信息。

四是提高领导重视，充实专业人才队伍。加强对档案信息化管理的宣传，提高各单位领导对档案信息化管理的重视，及时充实本单位档案专业人才，培养信息化管理的复合型人才，提高档案信息化管理的水平。