浅析人事档案信息化管理的作用

[摘 要]随着经济的快速发展，人类的活动不断增加，档案作为记录人类活动的重要信息资料，其在当前社会发展过程中具有极其重要的意义。目前社会在发展过程中，其不断得以规范化，而且诚信化的程度也在不断的提高，这就对人事档案管理工作提出了更高的要求。人力资源是当前社会得以快速发展的基础，所以加强人事档案的管理水平至关重要。本文对人事档案信息管理的作用进行了具体的阐述，说明了人事档案信息化管理的重要性。

[关键词]人事档案；信息化管理；功能；作用

前言

科学技术的快速发展，给行业间带来技术性的革命，有效的推动了行业的发展速度。信息技术在各行业间的应用，使各行业的水平得到了有效的提升，推动了行业的发展。特别是信息技术在档案行业的应用，使档案行业完全改变了传统的工作模式，发生了翻天覆地的变化，特别是近几年来人事档案信息化技术的应用国，使人事档案的作用更有效的发挥出来，为人事档案的开发和利用提供了十分便利的条件，随着信息技术在人事档案管理工作中的广泛应用，可以使人事档案管理工作更加有效和简洁。

1.输入的简捷，减轻了工作人员的劳动强度

信息化技术在人事档案管理中进行就用，有效的减轻了传统人事档案管理人员的劳动强度，实现了人事档案发生变动时能够及时进行记载，快速进行信息的登录，确保了记载人事信息的全面和准确性，有效的避免了手工进行记载时所出现的缺档和断档的情况的发生。

2.数字处理可以快速、及时的完成信息的处理

通过信息化技术的数字处理功能，可以及时快速的对人事档案进行处理，有效的保证人事档案信息的动态性和连续性，通过数字化处理功能，可以自动完成人事信息的数据处理。

3.搜索的信息化可以更便于领导进行决策

人事档案利用信息化进行管理，可以实现快速查询的功能，更利于实现对员工的管理。领导在进行人事决策及人事处理时，可以快速的对个的档案信息进行全面的了解，只需轻轻点击一下鼠标即可完成查询功能，从而更利于实现对员工培训计划及绩效管理等方面提供详细的信息依据，实现人才的合理配置。

4.信息化的痕迹处理有利于纠纷的解决

信息的痕迹处理功能可以有效的推进员工合同的法律化进程。因为信息化的痕迹功能可以实现信息人及时、准确的采集，而在员工与企业发生，可能效的避免传统人事档案管理工作中由于信息的不全而导致纠纷的复杂化的问题，而信息化痕迹功能可以为人事纠纷的处理提供有效的帮助。

5.信息化的保密功能，避免了人事档案信息泄漏

人事档案需要具有较强的保密性，而信息化技术利用密码所实现的保密性符合人事档案的保密要求。而且作为人事档案的管理工作人员，不仅需要具体的一定的信息化知识，同时还要加强密码的保护功能，从而避免人事档案发生信息的泄漏。

6.可以有效的保障人事档案的知情权

在现代化的管理模式下，人事档案的管理模式也南要不断的进行改革，使其能够与时俱进，在法律法规的基础上，将人民群众的利益放到首要位置，其对人事档案管理工作的出发点和落腿点都以服务于人民群众的利益为主，增加档案信息的透明度，遵循以人为本的原则，对于一些信息可以向个人开放。进行公开。使个人清楚自己的档案里都有些什么内容，而且个人档案中的一些信息可以向个人进行开放，人个利用计算机进行档案的查阅，由于不会接触到原始人事档案，所以有利于保证档案实体的安全性。

7.人档案信息存储安全和利用安全

我们要采取有效措施和技术手段，建立档案数据备份和恢复机制。在技术安全管理方面，应做到档案内部局域网通VYN与外网连接，以保证安全。访问电子文件采取控制技术，对单位的档案资源，采用身份认证技术，防止非法访问。加密技术是在电子通信系统和应用系统中采用“双密钥码”。一个是公开的加密密钥，另一个是严格保密的解密密钥。发出电子文件时，使用收方的公开密钥，收方用只有自己知道的解密密钥解密。防火墙控制访问者，在某一个结构的网络和不安全的网络之间设置障碍阻止对本机构信息资源的非法访问。为了安全，在计算机上设置只能读取状态而不能对软件、档案做任何添加、修改，防止档案的失真。

8.人事档案的有效利用

目前随着人事档案信息化建设的不断开展，使人事档案得以快速的发展，这为人事档案的利用奠定了良好的基础。人事档案工作的存在和发展是为了使人事档案得到有效的利用，对人事档案的利用是人事档案存在的动力和源泉，这是人事档案得以存在的现实意义。在这种情况下，为了更好的实现人事档案的利用，提高人事档案的服务方式是势在必行的，其不仅具有必然性，也具有现实意义。需要将人事档案从传统的管理模式中解脱出来，增加文化产品及个性化的服务方式，从而使人们对人事档案的重要性有个清楚的认识，改变社会的人事档案认识上存在的不足之处，从而使人事档案的文化属性得以充分的体现出来。

9.结束语

人事档案的信息建设，是为了使人事档案的社会化服务水平得以更加突显出来，而在当前机关单位中，信息化的人事档案管理模式更具有现实的意义，可以有效的发挥人事档案的优势，使其更好的进行开发和利用，为社会的发展提供更好的服务支撑，因此作为档案管理人员，更应在这种情况下，努力完善自身的发展，积极的创造条件，实现人事档案管理的信息化，实现机关单位的档案管理工作的重大变革。