档案数字化管理体系建设问题研究

[摘 要]档案数字化管理体系由于具有档案管理归集整理速度快、准确度高以及管理费用投入较少等一系列的优点，因而已经成为档案管理工作的主流形式。本文首先分析了档案数字化管理体系的主要技术优势，进而总结了我国在档案数字化管理体系建设中存在的制约问题，并重点提出了完善档案数字化管理体系建设的可行措施，可以为相关企事业单位进行档案数字化管理体系建设提供合理的参考。

[关键词]档案；数字化；管理

引言

随着计算机技术的不断发展，各种办公应用软件不断出现，为实现办公管理的智能化以及自动化提供了良好的基础。对于档案管理而言，计算机技术以及信息技术同样带来了新的变革，档案数字化管理已经逐步成为档案管理的主流形式。档案数字化管理技术，主要是通过将文字、图像视频、声音等资料或者是纸质档案资料的扫描文件经过编辑处理后存储在数据库中的技术。在档案管理工作中应用数字化技术，不仅可以对传统的档案管理工作流程进行优化整合，同时能够有效的扩大档案资料容量，降低档案资源管理成本投入，提高检索查阅的服务水平，对于创新档案管理体制，推动档案管理工作的发展具有重要的作用。

1、档案数字化管理工作的技术优势分析

（1）有助于优化档案归档管理程序。在信息技术时代信息量高速增长，档案管理工作任务量日益繁重，由于数字化的档案管理体系能够确保信息收集传递渠道的快捷畅通，因此能够及时的将这些档案管理归档保存，可以大幅提高档案归集整理效率。此外，通过数字化的档案管理体系，可以通过信息网络进行档案资料的及时传递，进而实现档案资料的远程归档管理。

（2）降低档案管理的成本投入。传统的档案管理工作主要是由人工对纸质档案资料进行整理归档，这种粗放的档案管理模式，所耗费的档案管理办公费用是巨大的，随着信息量的增大只能通过增加办公人员来完成档案管理任务。通过档案数字化管理体系建设，档案的载体形式转变为存储盘、光盘以及服务器，有效的节约了档案管理费用与占地空间，因而能够降低档案管理办公成本以及库房管理成本，提高档案管理经济效益。

（3）有助于档案资料的检索查询。数字化的档案管理体系取代传统的人工纸质档案管理模式之后，档案资料的统计工作效率以及工作质量得到了大幅提高。同时由于数字化的档案管理体系都配套建设了数据库以及共享网络平台，因此有助于档案资料的在线传输、交流以及检索使用。此外，档案资料管理数字化可以实现检索的智能化，档案资料的检索效率、检索范围得到了拓展，有助于提高档案资料的利用水平。

（4）有助于档案资料的及时更新。数字化的档案管理体系实施，档案资料的归集整理效率大大提高，而且全过程都是采用计算机进行信息数据资料的处理，因此能够优化档案资料信息系的工作程序，各种档案资料可以及时上传至数据库，因而可以大幅提高档案资料的时效性。

2、数字化档案管理体系建设的制约问题分析

（1）硬件以及软件体系建设水平落后。开展档案数字化管理体系的建设离不开硬件以及软件设施的支持，但是由于部分单位的档案管理经费投入不足，计算机配置数量不足、机房建设水平落后，网络设备缺乏，造成了档案数字化管理体系建设工作推进迟缓。其次，在软件系统设施的建设上，对于档案数字化管理系统软件的选择把关不严，档案数字化管理系统软件功能不全，数据资料检索查阅困难，造成档案数字化管理体系整体建设水平较低。

（2）数字化档案管理系统软件与办公管理软件的兼容性较差。由于档案资料主要是在企事业单位或者是高校科研机构的业务、管理活动中形成的资料文件，但是由于办公管理系统与档案管理系统未能有效的兼容，在信息资料数据格式以及信息传输渠道上还存在较多问题，电子档案资料无法直接由管理系统传递至档案管理系统进行归档保存，这不仅增加了中间不必要的处理环节，同时也制约了档案信息资料在两套系统之间的数据共享。

（3）档案数字化管理的安全影响因素较多。档案数字化管理体系的建设虽然有助于电子档案文件资料的传递、整理以及归档保存，但是同时也存在着较多的安全风险因素。例如电子档案资料文件对于存储硬件设备依赖较为严重，如果存储设备不稳定则会造成数据信息资料的丢失。此外，由于电子档案数字化体系中软件系统容易被木马或者是病毒破坏，造成数据文件丢失、损坏等问题的发生。

（4）档案管理工作人员能力水平不高。建设档案数字化管理系统，对于档案管理工作人员的综合能力水平要求较高，但是现阶段由于管理部门对于档案管理工作重视程度不足，档案管理工作人员未经过系统的教育培训，档案管理业务知识理论基础不足，对于计算机以及档案管理系统软件的应用能力较差，制约了档案数字化管理体系建设的顺利开展。

3、档案数字化管理体系建设措施研究

（1）强化档案管理部门硬件以及软件系统等基础设施的建设，为档案数字化管理体系建设提供良好的基础。档案数字化管理体系的建设，离不开各项软硬件等设施的基础，因此应该将硬件设施支撑、软件系统以及网络工程等内容的建设作为档案数字化管理体系建设的基础工作来开展。首先，对于档案数字化管理体系硬件设施的建设，应该增加资金投入确保机房、计算机、办公设备以及网络通信设备的齐全，强化硬件环境的建设质量。其次，应该根据单位档案管理工作的实际情况，选择功能齐全、适用性强以及兼容性较好的专业软件作为档案管理系统软件，同时结合单位内部的办公网络共建档案管理网络平台。通过完善的软硬件系统设施建设，推动档案数字化管理体系建设工作的顺利开展。

（2）规范标准的建设档案数字化管理系统。对于档案数字化管理系统的设计，应该综合分析档案专业管理要求、信息传递要求，完善功能设计以及系统模块设计。首先在档案数字化管理系统功能的设计上，应该确保具有档案资料归集整理、组卷编目、检索查询以及汇总统计等功能。对于档案数字化管理系统模块的具体设计，应该涵盖档案资料文件管理、立卷管理、档案著录、档案利用、打印输出、系统设置等功能模块，同时针对资料信息管理必须设置好输入、查询、编辑以及归档工具提供能，以便于资料的及时更新。对于档案资料的检索查询功能模块，应该提强将档案资料的发文号、文件名称、文件生成日期、发文单位及备注作为检索要素，同时设置权限界定，以便于为经过授权的检索使用者提供全面准确的服务。

（3）强化对于档案数字化管理体系的安全管理。由于档案数字化管理体系需要将大量的档案信息资料置于数据库以及网络共享平台之中，因此档案资料的管理也存在着较多的安全隐患，必须这些信息资料进行全面的安全防护。首先，对于重要的档案信息资料以及数据文件，应该进行多次备份处理，并置于不同的存储设备或者是数据库之中进行资料的保存。其次，对于档案数字化管理体系的网络环境应该进行净化处理，通过安装安全防护软件，并设置好防护墙的访问设置等措施，避免由于病毒或者是木马程序造成数据库的破坏。第三，对于涉及到单位商业机密或者是重要的科研资料，应该做好档案资料文件的加密处理，对这些资料采用专业的密钥技认证技术进行保密处理，同时在网络平台上严格设置访问权限，避免涉密资料泄密问题的发生。通过这些措施，确保档案数字化管理体系的安全可靠，为档案数字化管理体系建设提供良好的基础。

（4）提高档案管理工作队伍的整体素质水平。在知识经济时代，各个单位的信息量成指数形式的增长，档案管理工作任务量大大增加，同时随着数字化档案管理工作的应用实施，对于档案管理工作人员的能力水平也提出了较高的要求。为了确保档案管理工作的顺利开展，在档案管理工作队伍人才结构的设置上，应该选择档案管理业务知识涵养深厚，同时又能够熟练使用计算机以及软件的复合型人才充实到档案管理工作队伍之中，以对人才结构进行优化。其次，应该重视相关业务知识、软件应用能力以及分析能力的系统培训，作为知识密集型的管理岗位，必须全面的提高档案管理工作人员的能力水平。

4、结语

在知识经济时代，数字化档案管理体系已经成为档案管理工作的基本应用形式，同时这也是提高档案管理工作质量与管理效率的关键措施。档案管理部门应该充分认识到数字化管理体系建设的必要性，提高档案数字化管理意识，明确档案数字化管理体系建设的要点，进而优化档案管理流程的优化，确保档案信息的安全完整，推动档案管理工作水平的不断提高。