加强图书馆档案管理工作的几点思考

[摘 要]随着科学技术的发展，目前已经进入信息化时代，给档案管理工作也带来了新的变化，传统实体档案管理模式已不能适应社会的发展，必须进行档案信息化建设，档案的服务职能也发生了转变，提供多种社会化服务，档案信息已逐步实现资源共享。本文在研究当前图书管理工作现状的基础上，提出了几点意见和建议，希望能够对图书馆的档案管理工作有所帮助。

[关键词]图书馆档案管理；创新；信息化；措施

随着社会的发展，当前已经进入信息化时代，传统实体档案已不能适应当前社会发展的要求，必须进行信息化建设，档案的服务职能也发生了转变，提供多种社会化服务，档案信息逐步实现资源共享，图书馆的档案管理工作也应进行信息化建设。

一、图书馆档案管理工作现状研究

1.缺乏完善的档案管理制度

在图书馆的档案管理中，很多图书馆缺乏完善的档案管理制度。关于档案管理也没有制订统一的标准。很多档案材料不能得到及时整理，只是临时堆放在一起，管理工作不能有序进行。也不能及时进行档案资料的分类，缺乏完整的标注，不利于查找与应用；在档案管理当中，办公室工作人员只重视日常档案管理，忽视了业务档案的管理工作。致使业务档案不整齐、不统一，有打印的、也有手写的，使用的纸张大小也不一致，这样的档案材料进行装订，非常困难，外观也不整齐，更没有建设电子档案。

2.缺乏认真的档案管理工作

图书馆档案在图书馆的发展中具有非常重要的作用，属于图书馆管理的一项重要工作，应该长期保存。但在实际操作中，并没有重视到图书馆的档案管理工作，主要表现有：第一，图书馆的档案管理没有专职工作人员，大多是由办公室的工作人员兼职管理，没有单独设置档案管理人员。而档案管理工作千头万绪，任务繁重，是一项必须长期坚持的工作，要想短时期内完成档案的整理、入档，根本不可能，必须经过长时间认真细致的工作才能完成。由于档案管理没有专人负责，所以很多档案材料都保存在临时管理人员手中。形成了档案资料不齐全、不完整的现象。长此以往，档案工作则不能保证质量。第二，没有单独设置档案室，所以档案材料不能集中管理。现有的档案材料都临时存放在档案盒当中，不利于长期保存。由于长时间内不能做到整理归类，导致大量资料长期堆压，对于开发文献资料非常不利。

3.缺乏合理的档案结构

分析档案的类别，在很多图书馆当中，文书档案占有绝大部分，缺少具有特色的业务档案；分析档案载体，纸质档案较多，运用现代科学手段存放档案较少。这种传统特点的档案建设已不能适应当前时代的发展，必须进行改革。

二、图书馆档案管理工作的创新措施

1.图书馆档案管理信息化

在图书馆的档案管理当中，实现信息化管理是时代发展的必然要求。我们现阶段工作的主要内容是，不但要重视收藏丰富的文献资料，并且还需及时做好资料的分类入档工作，大力抓好档案的信息化建设，争取在最短的时间内将图书馆资源转变为数字信息，实现档案信息的资源共享。工作人员要提高信息服务水平，加强档案资源的信息化管理。在档案管理工作中，运用现代化管理技术，使图书馆档案资源发挥应有的作用。

2.创新管理观念

图书馆档案管理工作要紧跟时代发展的脚步，保证档案管理工作的稳定发展。首先应该树立新型档案管理理念，不受旧思想、旧观念的束缚。假如依然运用传统管理办法，片面追求档案资料的齐全，只重视收藏大量文献，思想守旧，不对外开放，就会使大量丰富的档案资源白白摆放在那里，起不到应有的作用。管理人员管理观念的创新可以促进管理手段的创新，所以要求管理人员必须首先改变管理理念，创新发展。运用现代化管理手段进行档案资料的整理与归类，使图书馆资源做到物尽其才。

3.创新管理内容

在图书馆的发展中，应紧紧围绕城市建设的主题，使图书馆结构更加合理，提供各种专业知识与文献资料，打造特色知识服务，着手创建新型数据库，以满足日益增多的读者需求。另外，图书馆还应重视开发各种知识，对各种知识进行二次加工和生产，以新颖形式呈现在广大读者面前，工作重点不应只是提供图书的借阅服务。图书馆工作人员应该是“知识传播员”，加快文献开发和网络专题数据库的建设，创造新型服务项目。

4.开发档案信息资源

图书馆档案建设的主要目的就是为了方便人们的应用，使档案资源得到广泛应用，才能不断促进图书馆档案工作的发展。在档案资源的开发与应用方面，要做到下面几点：第一，必须实现档案资源的信息化建设，目前已经进入网络化时代，读者要求随时随地获得准确的信息，所以要求档案管理人员必须顺应时代潮流，运用现代信息技术进行档案资料的管理。第二，在图书馆的档案管理当中，为了使领导决策更具前瞻性，工作人员应该及时提供最新信息，积极开展各项工作。第三，宣传当前档案管理的特点，依据城市发展目标和图书馆档案建设特点，不断推出新型服务方式，开放档案内容，努力做到档案资源共享。

三、结语

总之，在图书馆档案管理发展中，随着时代发展的要求，必须进行档案资料的信息化建设。因此当前我们的工作重点是，不但要重视收藏丰富的档案资料，还应及时做好档案资料的分类整理工作。另外，还应不断开发档案信息资源，将现有的文献资料转变为数字信息，档案管理工作也应实行信息化管理，在图书馆的档案管理当中应用现代化管理方法，大力发展图书馆档案信息化建设，使图书馆档案发挥应有的作用。