浅议信息时代的档案馆建设

[摘 要]本文分析了信息化、网络化、数字化环境下建设数字档案馆的必要性、紧迫性和重要意义，提出了数字档案馆是档案事业发展趋势的观点，阐述了数字档案馆的特征、系统构成，以及建设数字档案馆应注意的主要问题。

[关键词]信息时代；数字档案馆；建设；分析

人类社会已经迈入新的世纪，我们档案界所处的社会、经济和科技环境正在发生着巨大而迅速的变化，也给传统的档案工作以不小的冲击，信息化、网络化、数字化的浪潮席卷而来，“数字地球”、“数字城市”的呼声不断高涨，“数字图书馆”的发展方兴未艾。面对竞争激烈的现实社会，档案界如何才能抓住机遇，迎接挑战，尽快建立“数字档案馆”，是我们档案工作者面临的重大课题，这也是社会发展的要求，时代前进的趋势。

1.建设数字档案馆的意义

2.数字档案馆的描述

关于数字档案馆的概念，目前还没有一个完整明确的定义。一般来说，数字档案馆是采用现代高新技术所支持的数字化档案信息系统，是档案信息的组织模式，是大规模的、便于使用的、没有时空限制的信息中心。这是一个数字化信息的系统工程，它把档案信息以数字化的形式贮存，以网络化的方式管理。与传统档案馆相比，数字档案馆具有其独有的特征和功能。主要表现在下列三个方面：一是信息资源数字化，无论是何种载体的传统介质资源，如纸张、胶片、录像带等等，都将被转化成数字信息，以数字格式为信息载体。二是信息传递网络化，由于各种形式、各种载体的档案信息资源都进行了数字化，这种数字化的信息资源就可以在互联网上传递、交流，从而实现数字档案馆的开放性和跨越时空性。三是信息利用共享化。随着档案信息资源数字化及其传递的网络化，数字档案馆的信息开发利用就将体现出跨地域的共享特点。用户可在任何地方通过互联网利用数字档案馆提供的信息资源和相关服务。

3.数字档案馆的系统构成

数字档案馆是建立在现代高科技基础之上，由电子计算机技术、通信网络技术和信息处理技术共同构成。

3.1数字化信息系统

数字档案馆是传统档案馆在网络环境下发展起来的，需要对馆藏档案信息进行系统科学地加工整理，运用计算机技术进行数字化处理，以数字形式贮存信息资源。通过文本录入、图像扫描、声像采集等手段，将档案资料全部以数字记录形式存储到计算机的存储器中，完成馆藏实体档案向数字化转化的过程，建立档案信息数据库，这是建设数字档案馆的重要基础工作，也是传统档案馆向数字档案馆过渡较为稳妥的方法之一。

3.2自动化管理系统

建立自动化管理系统，由计算机代替手工完成各项业务工作，改变业务流程，提高工作效率，实现档案数据管理的自动编目、自动标引、自动检索。并要注重数字档案馆的系统安全和信息安全，尤其在网络环境中，更应该注意共享与保密、逻辑性处理与物理存储管理等问题，以防止信息丢失、被非法篡改等，实现档案保护现代化。

3.3网络化传输系统

网络化通信手段是数字档案馆的技术支撑，也是数字档案馆实现高度开放和资源共享的基本条件。通过网络化，能够变“死档案”为“活信息”，以充分开发档案信息资源，高速宽带网络系统将为数字档案馆提供更加广阔的发展空间。

4.建设数字档案馆的思考

随着科技进步和社会发展，档案、图书和情报信息一体化是新世纪信息资源管理的大趋势。数字图书馆已经进入了实施阶段，数字档案馆也应加快实施步伐，这既是社会的客观要求，也是档案馆生存、发展的需要。

4.1更新思想观念，转变工作方式

在数字档案馆建设中，也要注意一些误区。不要认为把馆藏档案数字化，就是数字档案馆了。简单地把馆藏档案电子化、放到网上，不是真正意义上的数字档案馆。我们应当深刻理解和体会数字化的目的及其实质含义，以提供利用为中心，以数字化信息资源服务为目的，才是建设数字档案馆的最终目的。因此，一定要避免“重硬轻软”、“重建轻用”的做法，有的地方耗巨资建设的计算机系统因缺少有价值的信息而成为事实上的“裸机”、“裸网”，搞花架子，看起来信息化建设得不错，办公也实现了自动化，但实际效益却大打折扣。不久前，我上网浏览深圳的一个档案馆网站，看到一个帖子：“人气不旺！”这一个值得档案人思考的问题。

4.2重视基础工作，实现资源共享

数字化档案馆的基础工作包括两方面的内容，即加强数字档案馆的软、硬件环境建设和档案信息资源建设。环境建设主要指网络环境、数据库和网站的建设等，要实现档案信息的网络化和资源共享，必须解决档案数据库的规范化、标准化问题，包括对数据库软件、硬件数据指标、文档格式等实行标准化、规范化。在工作中要不断创新，积极采用新技术，比如应用元数据库技术、全息数字化技术、信息推送技术等等，以提供服务质量和水平。为信息综合开发，实现资源共享奠定坚实基础。

4.3培养信息人才，坚持“以人为本”

科学技术是第一生产力，人才是第一生产力中最重要、最活跃的因素。建设数字档案馆，人员素质是关键。要求专业人员不仅要有档案专业知识、相关专业知识，而且要在信息加工处理技术方面有较高水平。这就要求我们努力优化知识结构，积极参加业务培训，培养复合型人才。