化工科技档案的管理与利用

[摘 要]科技档案在化工企业单位中作用日益突出，本文从化工科技档案的特点、如何档案价值与组成、化工科技档案管理中存在的问题及相应的对应措施四个方面来阐述化工科技档案的管理与利用的关系，从而适应新时期下对化工科技档案保管与利用的要求。

[关键词]化工企业；科技档案；管理；利用

近几年，档案工作的理论工作者和实际工作者在探索档案价值方面，提出了很多新的观点，对档案学的理论的完善和档案事业的发展都具有重要的意义。科技档案的定义是指在科学技术活动中直接形成的归档，并且具有保存价值的图表、文字等不同形式的历史记录，是我们认识自然和改造自然过程中的成果和总结。化工科技档案是党和国家建设事业不可缺少的环节。因此，对化工科技档案的管理与利用是比较有意义的。

1.化工科技档案的特点

在科技档案工作的初期，档案事业领导者曾三就指出：“技术档案是国家档案的重要组成部分，档案工作的一般理论原则对技术档案工作时完全适用的，但是技术档案又有它自己的特点和与此相适应的管理方法”。化工企业由于它的资金、技术密集型的特征，其科技档案的特点大致为：

1.1类型多元化、收集具有复杂性

因此化工科技档案的产生于生产实践中，决定了它的种类繁多，所涉及到的内容也比较广泛，例如：科研的档案、生产技术的档案、产品信息的档案、工艺的档案等等，最终导致了化工科技档案的收集与管理复杂，也体现了化工科技档案类型多元化的特点。

在化工科技档案中收集了大量的科学技术成果、商业技术机密、原始数据、工艺方法等，有些项目成果由于政治、军事等原因并不能公开发表，仅仅记录和反应在科技档案中。因此，它被视为知识为载体，凝聚了科研者在实践项目中创造的成果、经验；倘若我们想进一步继承学习，可以通过科技档案记录的经验、成果，从而得到启发、思路，避免了弯路，更有可能缩短研发的周期，节约成本，提高科研开发的技术水平和效率。

1.3变动频繁、形成时间长

2.档案的价值判断与组成

不管是化工科技档案还是其他档案，其档案的价值的判断，首先要根据档案内容的重要程度；其次是根据档案的完整程度与系统性；最后是根据档案的珍贵程度。每一份档案材料的背后都凝聚了形成、保管等一系列的劳动，有档案形成者的劳动，档案保管的档案工作者的劳动。因此，不论是利用档案所产生的经济效益还是社会效益，其价值量都应该包含了这一系列人员的共同劳动。所以，我们可以得出，档案工作于文书处理工作有着密切的联系，档案的前身是文件，文件归档的过程实际就是文件价值向档案价值转化的过程；档案凝聚了档案工作者的劳动，他们在进行排列、统计、编目等工作，那么档案价值的实现，所创造出的经济效益或者社会效益都应该有档案工作者的劳动。因此，我们可以看出档案价值的主要表现形式：该档案的历史价值。档案是真实记录和反映了历史发生的事情。其次，档案的法律价值。档案是企业、组织或者个人在活动中所形成的的，并有着相关规定的程序，具有权威的法律效力。再者，档案的信息价值。档案是信息资源的组成部分，现代化管理需要庞大的信息资源，其中也包含了档案信息。

3.化工科技档案管理中存在的问题

在化工企业，其科技档案也存在一些问题，这些问题阻碍了科技档案的有机发展，大致如下：

首先，企业领导档案意识淡薄。随着市场经济迅速的发展，一些核心的化工技术的不在自己手里，企业领导只注重技术的研发、战略的制定、资本的运作等，对科技档案工作的关注过低、扶持不够，缺少人力和资金的投入。其次，不健全的科技档案制度。经济体制改革后，化工企业在也不能属于政府直接管理之下了，就导致一些未经过业务培训就直接上岗的人员，却少专业知识和基本业务常识。最后，监管力度小，归档材料质量不高，收集整理形式单一。科技档案部门只能要求科研部门完成上交档案材料，至于科研部门交与不交无法控制，监管力度很小。科技档案部门在对科技档案的法律法规学习和宣传力度也不够，甚至导致原始材料或科研成果私藏，占为己有，不上交关键性科研材料，从而导致档案材料质量不高，或缺核心材料。再者，收集整理形式也比较单一，材料的形式主要体现在纸质材料比较多，原始材料或其他载体比较少。

4.解决科技档案存在的问题的措施

要做好化工科技档案的管理与利用，必须要解决其存在的问题，针对这些问题，笔者做了以下几点的对策，供同行业人员参考。

4.1增大投入，发挥科技档案的作用

想让科技档案转化化工企业的经济效益，没有职务投入式无法实现这一目的的，这种投入的根本可以从具有专业知识的档案人才与必要的物质条件。只有满足这两点才能使化工科技档案的管理与利用得到最大化的发展。

4.2增强科技档案管理的意识

化工企业应该积极开展各种活动（形式）的宣传，从而提高档案从业人员及其他员工，特别是管理层的档案管理意识，使管理人员能够重视和支持企业科技档案的工作。科技档案管理工作是化工企业生产中一个重要的环节，也是一项技术服务工作，必须把它融入到化工企业的生产计划中，为化工生产服务。企业领导应该注重科技档案的需要，如人力、财力等，最终提高科技档案工作的政策性导向。 4.3建立科学合理的科技档案管理机构

化工企业领导应该认真贯彻《档案法》及《档案法实施办法》，在企业内建立所对应的科室，如：科研档案室，并建立完全适应化工企业的科技档案管理工作所需要的体系与制度，增加资金投入，培养具有专业知识素养的综合型档案管理人才，使他们不仅要具备化工技术专业技基础知识，而且具备计算机技术，需要有丰富的科技档案管理经验和优秀的沟通能力及组织能力，让他们把科技档案融入到化工企业生产中，有效的利用档案信息。

4.4提高监管力度、归档质量及现代化手段的收集形式

化工企业要根据企业自身实际情况，根据科技档案工作相关法规，来制定适应企业本身的科技档案管理实施办法，使岗位责任及档案归档流程明确，规范科技档案的工作程序和管理要求。增加企业内部宣传力度，使科研部门人员把科技材料的归档视为自己的职责与义务，从而避免关键性技术资料和原始资料未归档的情况发生。在实际档案工作中，我们应该做到事前介入，事中控制，事后核查和验收把关。与此同时，我们除了沿用传统的收集形式外，增加现代化手段，对档案的记录、整理、编目、利用等进行科学的多形式的存储，如计算机技术、网络技术等。现代化手段也加科技档案未来发展的主流，也只有增强化工企业信息化的建设和使用，才能使科技档案的管理提供更加有利的条件。

综合上述，科技档案作为信息资源的组成部分，也是未来现代化社会占据重要作用，只有充分的认识科技档案的价值，并加大投入和利用，它必然给化工企业发展、壮大提供强大的动力。