浅谈档案管理信息化的必要性及管理措施

[摘 要]随时电子时代的到来，档案信息化管理已成为当前档案管理的重要方式，信息化管理将是档案工作全方位服务于社会的唯一选择。本文主要谈档案管理信息化的必要性及管理措施。

[关键词]档案；管理；信息化；措施

档案指的是进行社会活动时，政府、单位及个体径直产生的拥有储存意义的不同载体及方式，即图表、文字、音像及其它的历史记载。它作为载体与信息的结合，是一种信息资源。随时电子时代的到来，档案信息化进程也在催生、加快，信息化的档案管理已成为顺应社会朝着信息化不断进展的根本渠道。对档案工作者来说，信息化管理将是档案工作全方位服务于社会的唯一选择。

一、信息化档案管理的必要性

科技不断发展，使得纸质化的办公形式向无纸化转变，对于档案如何形成也有着较大的改变，譬如传统文件的草拟、手签、催发办理及归档等这些过程统统都经计算机及互联网进行，而之前的档案工作由机读文件为其重要形式，所以档案应由“机读”方式出现，这便形成了传统纸质与如今信息化档案管理的使用形式出现较大差别。如此变化代表着管理档案的人员需较多地针对机读方式是磁盘作为介质的档案。对于检索信息的人们来说，信息的具体内容是其最为关心的，管理档案的人员将所有存于各种“机读”方式下的档案信息整体地提取出来，是其工作的重点。有价值的档案信息，必须经过一个特选过程，方可让“机读”方式下的档案拥有真实感、整体感及价值感，读者方能得到较为完备的服务。所以，档案使用工作进展的必然之路便是信息化的档案管理。

二、信息化档案管理的意义

随着信息时代的迅猛发展，文件原本传统式的草拟、修改、印刷及分发，统统都通过计算机来运行，因其利于更改及复制，轻松编辑等特点，致使最先体现档案记录的方式与内容不再出现。通过计算机对文字进行处理过程时，其电子文件作为全部过程最后一环节的文本，有别于手稿及印刷稿，更异于正本及副本，由此档案及文件两者中较难区分出明显的分割线。这对于档案工作来说，必然会造成全方位且深远的打击。信息化的档案工作预示着档案由传统跨向现代，充足地使用不断发展的信息科技，进行信息化的档案工作，也代表着创新的档案工作拥有十分重要的意义。具体来看，信息化的档案需管理档案者对档案管理有全新的思考，特别是出现的新型理论、准则及状况，明确其与互联网环境里的管理档案及服务的根本方式及架构，达到服务于社会的信息化档案管理。所以，信息化档案管理已成为创新档案工作的必然需求。

三、信息化档案管理的措施

1、提高建设硬件设备，达到技术及设施的现代性

需有效地为信息化档案工作配置相应的现代式的办公设施，如电脑、刻录机、扫描仪及网络设施等，需有效地将现代科学及缩微技术运用在档案管理里，提高通用及实用软件的研究及开发，加速解决数字化档案管理问题。所以，有关部门需扩大在财政方面的投入度，档案管理机构需主动提升自我的工作技能，努力获得较多的经费支持。与此同时，档案管理机构还可利用其丰富档案资源的长处，扩大不同面的潜能，着重增强使用及供应档案工作，在较短时间内研发出大量的档案资料来保证社会各方的需求，把潜在的不同档案价值转变成经济效益。现代性科技与措施广泛地被使用于档案机构里，能为档案工作注入新型的能量，也较大地提升使用档案工作的能力，营造出更多的经济及社会效益，确保信息化档案工作更具现代性。

2、形成标准的管理制度

建设信息化档案工作，需要明确其过程中的有关责任制，确保有安全的互联网环境及其运行的数据，应以现实存在为主成立相关标准的管理制度。一方面需规范档案工作，形成一致性的标准。建设信息化的档案工作，是其规范化的主要根本之一。档案整理、统计、服务及不同项目技术等构成其规范，它已是权衡档案工作是否有效率的标准。若无此标准，则不能形成档案库里的资源信息。若每个档案机构没有依照一致的规范执行，自做自的，没有统一的体系，则档案工作所需信息在互联网上不能畅通无阻地进行，更别提达成共享资源。另一方面需对档案工作机制进行创新。档案管理机构需建设顺应信息化的档案管理机制。形成及完备档案工作进程及标准技术，将档案数字工作步骤及阶段细致化。并规定相应的安全办法，尤其是数字档案及文件的建立上，保证其档案数字化的整体性与安全性。

3、加强理念，提高管理档案的现代性思想

管理档案信息化的关键是现代性的管理理念，最重要的内容应是其思想精神的现代性。若档案管理工作者无现代性的思想理念，则会对信息化档案管理其进程造成深深的影响。若无现代性的管理档案观念，纵使拥有较先进的保护档案及管理设备，都无法将其作为信息化的管理档案。在达成信息化的管理档案进程里，管理档案的工作者需要稳固地建立起依托先进的科学管理及技术的理念，形成不脱离时代背景的档案思想，真实地将传统思想观，即保守封闭、重视管理轻视使用及坐等顾客上门等，进行科学地转变，达成主动化服务的档案管理，而非之前的被动化，利用服务开放化替换传统封闭化，能够让档案工作管理较好地顺应社会经济快速发展的需求。

4、搭建复合式的档案管理团队

建立档案管理团队是满足信息化档案工作管理走向成功的基础，影响着信息化档案进展的品质及速度。在信息化中，文件的记录、立卷、归档、检索、著录、互联网信息传达及安全使用等全部通过电脑完成。这势必影响到管理档案的工作者们不但需要熟练掌握数字档案的全部规范过程及数字文件的特点，还需了解互联网计算机体系的安全措施，保证档案信息资源的整体及安全性。对于档案管理工作者来说，还需要以本职工作为主，增加自身学习观，主动加入信息化教育中，逐步增强其专业知识，提升自我业务技能及工作素养。在培训技能方面，应迅速地将信息化的管理形式代替以往的模式，需要有步骤地、有计划地针对此部门档案管理者进行专业化的技术培训，其培训内容包括电脑、互联网及信息工程等知识。对于管理档案机构来说，还需要设立一些相应的条件，可以为档案管理工作者准确掌握档案进展的形势及现代化科学技术在其管理中的运用，逐步提升档案管理者的工作能力。