职业院校推行档案预立卷制度存在的问题与对策

[摘 要]预立卷制度是上世纪50年代为加强国家档案工作，由国务院予以明确，并要求全面推行，由文书处理部门率先进行立卷的一种部门归档制度。正视职业院校推行预立卷制度的现状及存在的问题，并对其进行理性思考，探讨解决这些问题的对策是本文的主旨，以期对职业院校档案归档乃至管理工作整体推进发挥助推作用。

[关键词]档案管理；预立卷制度；问题分析；对策研究

预立卷制度是上世纪50年代，为加强国家档案工作，由国务院予以明确，要求全面推行的、由文书处理部门率先进行立卷的一种部门归档制度。正视职业院校推行预立卷制度的现状及存在的问题，并对其进行理性思考，探讨解决这些问题的对策是本文的主旨，以期对职业院校档案归档乃至管理工作整体推进发挥助推作用。

一、问题汇总评估

我们以选择具有区域或行业代表性、以陕西省内高职院校为主体，兼及本科院校与中职学校为原则，以各院校专兼职档案人员为对象，以网络为平台，通过文献查阅、问卷调查、系统分析等方式，对实施预立卷制度的态度认识、推行状况、团队建设诸方面进行了调查、分析和汇总。其结果如下：

1.多数归档单位对预立卷工作责任意识不够。部门领导重视程度直接影响到工作的落实，我们主要从思想认识、策略制定、行为落实等方面进行问卷设计。调查结果显示：归档部门涉及档案工作的记载内容寥寥无几，有的甚至从未提及。很多单位认为档案工作是档案部门的专职工作，与本部门关系不大。部分部门领导对“预立卷工作的责任主体是档案的形成与归档部门、各部门领导应为部门预立卷工作创造一定的条件，并给予一定的关心支持”的认识很不到位，抱着应付的心态，搪塞敷衍，预立卷工作的氛围还没有完全形成，尚需完善。

2.部分归档单位档案工作体制不到位。具体表现在：归档单位归档类目不清；归档范围不准，特别是业务发生交叉的部门，档案材料立卷归档常常互相推诿；档案管理相关人员职责不明。调查显示：60%以上的职校都不同程度存在以上问题。部分中职、个别高职院校归档类目不清，归档范围不准，60%左右的职校对声像档案的整理移交还很不完善，甚至出现互相推诿现象。

3.大部分兼职档案员对档案工作的积极性、主动性不高。部门分管领导和兼职档案员大都分担着多项工作，档案工作只是其中一小部分。兼职档案员队伍本来就“先天不足”，加之频繁更换。导致消极应付，责任心不强，积极性不高等现象。调查结果显示：80%以上的归档部门兼职档案员的人员构成矛盾凸显多：其一，多数年轻化、学历较高；其二，档案工龄时间短、经验不足；其三，专业不对口，档案工作甚至还无从下手；其四，档案工作仅是兼职而已，工作稳定性不强，有随时调整它处的倾向。

4.一些单位的档案员对档案业务不熟。不明白本单位归档范围，归档材料收集不齐全，整理也不规范。如归档材料和一般性资料区分不清；卷内无归档目录；案卷编目、保管期限不准和检索工具不规范等。

5.一些单位归档意识不强。有的认为是自己的东西，就干脆不交，放在个人手中或者本单位内，影响学校档案整体移交进展大局。

综合以上问题，我们认为：

1.本科类院校推行状况相对良好，且较为顺畅。由于办学历史悠久、人员素质强、领导重视，制度推行的体制机制健全保障到位等原因，使预立卷制度推行起来几乎水到渠成，较为自觉，有制度有落实。

2.高职大专类院校大多开始实施，但效果不很理想。高职院校多为合并转轨而成，虽说能紧跟政策要求，积极开展相关工作，但仍存在许多实际困难，如校级领导重视不够，归档部门认识不足，档案工作人员专业不对口，业务水平不高，积极性缺乏，工作制度不完善，执行措施不力，落实不到位等。

3.中职类学校基本尚未开始，一片空白。绝大多数学校仍为档案室立卷，认为档案工作就是档案员的事情，与其他人员没有关系。好多学校仍为档案工作人员苦口婆心地上门讨要，偶有个别部门勉强上交，也多是眉毛胡子一把抓。

二、对策措施研究

预立卷工作既然是学校档案的基础性工作之一，也是控好档案管理的前端、前沿。那么，各职业院校就应结合《高等学校档案管理办法》，根据自身档案管理的实际，制定切实可行、操作性强的运行方案。中、高职院校应向本科院校尤其是重点高校学习，不断完善细化预立卷程序，为预立卷工作创造良好氛围与条件，尽快行动，迎头赶上。

1.加大宣传力度，指导归档单位增强档案意识。加大档案法规条例宣力度传，营造“档案工作人人有责”氛围。每学期至少召开一次全校档案工作会议，至少向校党委做一次档案工作专题汇报。定期安排工作人员接受业务培训，了解档案工作动态，借鉴立卷经验；利用时事形势政策教育、重要人物档案的收集移交机会，借船出海，乘势而上。将档案工作纳入部门整体发展规划，纳入归档部门年度考核范围，适度提高档案工作权重系数，使“档案工作纳入学院整体发展规划”真正落到实处。

2.健全组织网络，形成档案三级管理体制格局。校内各归档单位应该配备相关档案管理人员，包括分管档案工作的领导、专兼职档案员和立卷员，并将档案工作纳入其岗位职责范围。高职院校立卷归档部门可分为两大类，即教学院系和职能部门。教学院系在确定一名兼职档案员的基础上，再分设教学办、学工办和综合办三个立卷点，各立卷点根据本部门的工作职责、归档范围，将资料进行初步立卷后交兼职档案员进行初验，根据初验结果进行再次调整后由兼职档案员统一向档案部门进行移交。职能部门兼职档案员与立卷员可集于一身，负责本部门档案资料的收集、整理、归档及移交工作。这种档案工作机制建立后，档案材料的收集、整理、立卷、归档起来就很顺利了。

3.明确岗位职责，推动立卷工作进展和谐有序。档案馆（室）应根据学校实际情况制定各部门及档案工作人员在部门立卷归档制度中的工作职责，包括分管领导和专（兼）职档案员，特别是归档单位专（兼）职档案员的工作职责，把他们的工作职责具体化、明确化。比如一些本科院校就将档案员职责在校园网站制度职责栏予以公布。对于各归档部门也应做到任务明确，不留空白，消除死角，特别是业务交叉的部门。比如，学校的的收文除了明确规定由党办、校办立卷以外，一律由承办部门立卷；校内以部门名义的发文，由承办部门立卷；几个部门共同起草的文件由主办部门立卷；学校各部门互送的文件，由制成部门立卷等。