浅析电子档案信息公开与档案信息安全

[摘 要]如今是一个网络信息资源共享的时代，电子化的档案信息使用已是大势所趋。然而，信息安全问题已成为影响信息使用的最大威胁。本文强调了档案信息安全的必要性，进而从人员安全、操作运行环境安全以及信息设备安全等方面对档案信息安全提出保障措施。

[关键词]电子档案；信息公开；信息安全

多年来，在传统的保密观念影响下，档案工作普遍存在着重保管轻利用的问题，致使大批的档案得不到充分的使用。随着计算机网络技术、数字技术以及多媒体技术在档案管理工作中的不断利用，电子档案信息应运而生。21世纪是一个科技化高度发展的时代，同时也是一个信息量高度共享的时代，档案信息公开已是一种必然的趋势。另一方面，在利用计算机在对电子档案进行操作、传输、存贮的过程中，以及在电子档案的采集、整理、归档、利用过程中都会不可避免地产生误操作、被偷窃、丢失、病毒、黑客侵犯等问题，这就对电子档案信息安全保障工作提出了非常迫切的要求。

一、档案信息安全工作的必要性

档案不同于一般信息，它记录着党和国家事务活动的历史过程。档案中有相当部分涉及国家机密，关系国家安全，包含国家政治、经济、科技、军事、文化等方面的敏感信息，具有较强的保密性和利用限制性。这些信息被非法利用，将威胁到国家安全，损害公众的利益，危及社会稳定。档案信息特有的原始性和凭证作用的不可替代性，也决定了对其在数字环境中存储传输的可靠性要求高于其他信息，如何提高档案信息的安全性，成为档案管理信息化时代必须面对的问题。

二、档案信息的安全性设计

1.人员安全

档案信息安全系统，不论设计再如何周密，如果没有严格的人员控管，不论利用再复杂的加密技术亦是徒具形式。所以，档案信息操作过程中最有可能发生的安全问题，就是人为泄密。因此，在档案信息公开前，必须防范任何可能蓄意或者非蓄意的人为疏失，通过培训教育组织内成员，积极宣导信息安全的重要性，降低发生的几率。同时，严格执行任何人使用档案信息前，必须先确认使用者身份才能进入档案库房。此外，因为任何档案工作部门的成员，或多或少都会接触到不同程度的档案实体，因此人员异动，包括职位调动、离职、停职及退休等均可能造成信息外流，为避免档案信息意外流出，就必须对人员异动与权限有效期的控管进行管理。任何人员以电脑接触档案信息时，首先要取得区域内电脑的使用权，落实使用者权限的管控。根据不同职位的职权，给予一般使用、超级使用者或管理者权限。以固定的使用者账号命名逻辑，人工就可以加以初步的辨识，如果有入侵意图，使用不具有管理工作权限的代码，就可以立刻排除。

2.操作安全

对员工进行信息安全的教育，是确保信息安全政策有效性的重要措施。除了宣导信息安全的观念外，应着重于档案信息操作过程的安全概念，包括个人电脑的防毒措施，以及资料备份的观念；避免档案信息公开的过程中，无意间夹带电脑病毒送出，形成感染，而造成使用者档案信息资料毁损或被篡改。档案部门除了在档案服务器中安装杀毒工具之外，同时也应在邮件服务器上安装邮件杀毒软件，建立基本的防毒安全环境。现在的电脑病毒防不胜防，因此，还应养成重要资料备份的习惯，将重要档案信息备份于服务器中，并备份于光碟或磁盘中，以减少还原失败的可能性。

3.档案信息内容安全

档案部门能够提供的公开档案信息，主要以电子邮件及网页浏览等方式来操作。为了确保公开的档案信息使用安全，档案信息以电子邮件方式发出前，应用防毒软件、电子邮件扫描软件进行杀毒；以网页方式发出时，应用内容过滤系统以及阻隔浏览网页系统来确保发送资料的安全，并阻止可能发后的攻击事件。

目前的档案全文是以影像为主，影像扫描的过程，可能会遇到人为安全问题或者资料输入大致相同的问题。因此，对提取原卷的过程应加以重视，扫描前与扫描后务必保持原件的数量一致，并确保原件并未受到破坏、恶意删改及盗用。为了防止档案信息被非法窃取，确保档案部门所公开的档案信息具有唯一性及公信力，所以文件储存时必须先将文件加密，同时配合完善的存取控制，避免权限不足的人员取得资料。

4.信息设备安全环境

设备安全是保证档案信息安全的基本要件，一般都应存放于适当的门禁系统的电脑机房内，以避免闲杂人等进入。电脑机房要加上密码锁作为主要的门禁系统管理，只有上级领导及负责机房管理的信息业务负责人有权进入，其余若有实际需要进入的人员，必须经过批准，取得同意后才能进入。以人为方式控制电子档案贮存场所的接触人数，一旦发现档案信息有泄露的情形时，即可容易追查可能的外泄人员。

三、结论

档案是国家宝贵的历史文化财富，在国家的政治、经济、文化、军事等领域发挥着不可替代的信息支撑作用。档案安全是档案信息公开的先决条件。必须具备良好的信息安全环境，才有可能确立档案信息公开的可行性。然而，通过电脑及通信网络进行档案信息公开的方式，很难达到百分之百的安全保证，主要原因是任何系统上网之后，门户都有大开的可能。所以，对于一些机密的档案，宜采取不直接上网传递。特别是涉及国家机密的档案，严禁在网上公布。另外，必须树立起档案信息安全人人有责的观念。档案信息安全并非单依赖某些人或某些产品就可确保，必须与全体档案工作有关的人员都树立安全与保密的共识，才能维护电子档案在网络应用上的安全性。