综述档案信息化管理的必要性

[摘 要]本文通过对档案信息化管理的相关内容进行简要的介绍，讨论了当前我国社会主义市场经济发展过程中，档案信息化管理工作的必要性，提出了加强档案信息化管理的相关措施，以供参考。

[关键词]档案管理；计算机信息化；必要性

在当前我国社会主义市场经济发展的过程中，人们已经将计算机信息化管理技术应用到各个行业当中，从而有效的促进我国国民经济的发展。而在档案管理工作中，计算机信息化管理技术的应用，不仅有效的提高了档案管理的工作效率，还进一步的提高了档案管理的质量，从而使得档案信息的完整性、可靠性和合理性得到提升。

一、档案信息化管理的含义

所谓的档案信息化管理也被人们称之为电子档案管理，它是在计算机信息技术的基础上，对档案管理工作中所涉及到的相关信息数据进行采集、处理和储存等方面的工作。目前，在我国档案管理工作中，档案信息化管理技术已经得到了人们的广泛的应用，它不仅有效的提高了档案管理的效率，还将许多创新理念应用到档案管理工作当中，从而使得现阶段的档案管理工作逐渐向着现代化、创新化的方向发展。可见，在当前社会发展的过程中，档案信息化管理技术的应用有责十分重要的意义，人们可以通过它来对相关的档案信息进行快速的信息储存和管理，进而保障档案信息资料的完整性、可靠性和真实性。

二、档案信息化管理的内容

目前，在我国现代化社会经济发展的过程中，档案信息化管理已经得到了人们的广泛应用。其中档案信息化管理在应用时，所涉及到的工作内容主要表现为以下几个方面：

1、数据资料信息化。

随着21世纪的到来电子信息化技术已经被人们广泛的应用到生活、工作和学习当中，而对于档案信息资料的管理，人们也通过计算机信息技术按照一定的数据格式来对其进行存档。

2、工作流程信息化。

近年来，我们在档案信息化管理的过程中，也将许多先进的科学技术应用到了其中，从而使得档案管理工作的规范性得到进一步的加强。而且我们为了保障档案信息资料的整体性和真实性，我们除了要对工作人员的专业能力进行严格的要求以外，还要对其工作标准进行确定。

3、档案检索信息化。

目前人们在档案信息管理的过程中，也将网络信息技术应用到了其中，这就使得人们在对其档案信息进行收集的过程中，可以通过网络来对其所需要的现象资料进行收集。

三、档案信息化管理的条件

1、人们在对档案信息化管理的过程中，就要将计算机查询系统应用到其中，从而使得档案信息管理的效率得到进一步的提升。

2、局域网建设的范围更加开阔

3、需要建立档案用户信息库，及时分析、了解用户对档案的需求，有针对性地编辑完整的系统档案信息，提高档案利用率。

4、要紧紧围绕中心工作，多角度、多层次、多形式地开展利用宣传活动。

四、档案信息化管理的重要性及必要性

档案工作是集服务性、科学性、管理性为一体的一项基础性工作，它贯穿于各部门、各个层次。以文字、图表、声像、电子等诸多载体形式存在的各类档案，是市场经济条件下的一笔无形资产，是重要的信息和动力之源，它的开发利用及安全保密对兴衰成败有着不可估量的意义。

1、适应社会发展的需要现代信息社会日新月异，人们对各种时效性强、具有高价值的档案信息的需求量越来越大，对利用网络实现档案资源共享的要求越来越强，对档案工作服务信息化的要求也相应地越来越高，传统的档案管理模式及各业务环节已不断受到新的挑战。

2、提升档案管理水平的需要。从总体上来看，档案管理现代化程度不高，甚至还比较落后，这就需要不断更新管理意识，改革管理方法，运用先进的设备与技术，提高工作效率，实现管理的现代化，从根本上提高档案管理和利用的水平。

3、确保可持续发展的需要。档案信息化管理不仅有利于发现、培养和造就大批人才为发展服务，而且将会大大提高工作效率，使档案信息资源得到更加充分的开发利用，同时可以延长档案寿命。

五、加强档案信息化的建设

1、档案信息化的问题所在

（1）基础设施有待完善。大部分的局域网有待建设和完善，有的办公自动化系统尚未实施，形成不了档案专业体系，档案信息化管理也由此受到制约。

（2）技术保障与政策支持不够。保证电子文件信息安全的技术措施还有待于相关法律、法规、规章和标准的引导，电子文件的法律地位尚未确立。另外信息安全技术问题也缺乏明确的管理性、业务性和技术性标准。

（3）相关体系规范有待健全。档案信息化建设的前提和必要条件是档案工作的标准化、规范化。目前虽然已有一些标准规范出台，但还不能满足档案信息化快速、有序的发展。

2、档案信息化的措施

（1）加强基础设施建设。包括软硬件方面的设施，即各种机器设备、各种档案自动化处理程序、档案数据库建设等。

（2）重视人才培养。档案信息化建设涉及的技术性较强，要采用各种措施，培养既掌握档案管理知识，又通晓计算机和网络技术，又熟悉业务的复合型人才，以满足档案信息化建设的需要。

（3）加强安全管理。一方面要制定严格的档案信息化安全保密制度，强化从业人员的安全保密意识和安全防范技能，另一方面要完善档案管理系统和严密的流程化处理机制，引入科学实用的网络安全应对策略，加强监控。

六、结束语

由此可见，在当前我国社会经济发展的过程中，实现档案信息化管理有着十分重要的意义，它不仅有效的提高了档案管理的工作效率，还使其管理质量得到进一步的提升，从而促进我国社会经济的发展。不过从当前我国档案管理工作的实际情况来看，档案信息化管理在实际应用的过程中，还存在着许多的问题，这就对档案信息管理有着一定的影响，为此我们就要采用相关的技术措施，来加强档案信息化建设。