浅析医院人事档案管理中存在的问题及对策

[摘 要]加强医院人事档案管理，对于推进医疗卫生体制深化改革，合理配置医院人力资源意义重大。为此，本文在分析加强医院人事档案管理重要性的基础上，指出医院在人事档案管理中存在的问题，并提出切实可行的解决对策，以期促进医疗卫生事业的长远发展。

[关键词]医院；人事档案管理；问题；对策

随着医疗卫生体制改革的不断深化，医院人事档案管理在医院管理中扮演的角色越来越重要，对医院科研、医疗、教学、人力资源配置等方面作用明显。但不可避免的是，医院人事档案管理在管理手段和方式、管理制度、管理意识等方面还存在一定的问题，因此，现阶段加强医院人事档案管理意义重大。

一、加强医院人事档案管理的重要性

（一）有益于医疗卫生体制改革

随着信息时代的到来，计算机应用技术在现代管理中的应用越来越广泛，医院管理也不例外。为了实现医疗网络全覆盖、医疗资源共享的目标，深化医疗卫生体制改革，实现医院的数字化管理已成必然。然而，医院档案管理作为医院管理工作的重要组成部分，由于人们对于人事档案管理重视程度不够，管理方式和手段落后，人事档案丢失、档案内容不完整、档案更新不及时等现象时有发生，给医院人事档案信息化管理增加了很多难题，阻碍了医疗卫生体制改革的进程。因此，加强医院人事档案管理，对于转变医院人事档案管理模式，加快医疗卫生体制改革进程具有促进作用。

（二）有益于医院人力资源的合理配置

医院人事档案记述和反映了个人经历和德才表现。是个人经历、学历、社会关系、思想品德、业务能力、工作状况以及奖励处罚等方面的原始记录，是个人参与各方面社会活动的记载和个人自然情况的真实反映。加强医院人事档案管理，可以使医院全面掌握工作人员的基本情况，合理有效的配置人力资源，推动医院人事制度的改革，从而促进医院各项事业的长远发展。

二、医院人事档案管理中存在的问题

现阶段，人们已经认识到医院人事档案管理的重要性，并紧跟医疗卫生体制改革和信息化普及的步伐，加快医院人事档案管理变革的进程，但由于管理手段、从业人员素质等方面的原因，使得医院在人事档案管理方面还存在一些问题，具体表现在：

（一）医院人事档案管理手段和方式落后

信息技术突飞猛进，管理手段日新月异，原有的医院人事档案管理方式已不能满足现代化管理的需要，具体表现在：第一，信息化程度不够，虽然计算机在医院人事档案管理中已经普及，但由于没有专门的档案管理软件，只能简单用于目录的存储和检索，信息存储量少，且不能进行档案的复杂管理；第二，管理方式单一，目前医院仍然采用手工的方式进行档案的编辑和检索，导致人事档案资料更新速度慢，归档不及时，档案资料不完整的情况。落后的管理手段，单一的管理方式不仅影响医院人事管理的效率，而且已经阻碍医院人事制度变革的进程，因此，加快转变医院人事档案的管理手段和方式迫在眉睫。

（二）医院人事档案管理效率低，信息利用率差

目前，大部分医院人事档案管理仍采用传统的管理方式，主要依靠人员记录、整理，档案整理难度大，更新不及时，容易造成档案的遗失，加上专门的医院人事档案管理电子系统开发不完善，档案管理人员对于现代技术应用不熟练、不成熟，导致医院人事档案管理效率低下。而且，医院人事档案管理具有专业性、政治性和机密性，是医院内部员工考察、升级依靠的主要标准，如果医院人事档案不能提供真实有效的信息，那么其也就失去了存在的必要性。现阶段，人们对于人事档案的利用仅仅停留在了解员工的基本情况，而没有将其发展成为了解员工各时期表现的资料库，没有对档案的利用价值进行深入挖掘。

（三）医院人事档案管理人员业务水平不高

医院最重要的工作任务就是医疗，医疗水平一流的医院才是好医院，在固有观念的影响下，导致医院工作人员只注重提高医疗水平、对于医疗科研的投入，而忽视了医院人事档案管理以及医院文化的建设，导致档案管理人员工作热情不高，对于工作敷衍了事，甚至出现员工档案丢失、档案内容不完整的现象，严重影响了医院对于人力资源的合理配置。另外，由于医院档案管理专业性较强，对于管理人员档案资料收集鉴别、整合能力提出了较高的要求，但由于部分员工非档案管理专业毕业，专业基础知识薄弱，不能迅速掌握电子文件管理、电子档案归档等新技术。甚至部分医院存在兼职管理人事档案的现象，也使的医院人事档案人员专业素质和业务水平提升存在一定难度。

三、改善医院人事档案管理的有效策略

针对医院人事档案管理中存在的问题，提出应对策略如下：

（一）引入信息技术手段，加强医院人事档案管理

医疗卫生体制的改革，为医院的发展注入了新的活力，也使的医院之间人才的流动更加频繁，而传统的人事档案管理制度常常造成档案传递不及时现象，影响了人才的流动，因此，加强人事档案的管理，引进先进的技术管理手段至关重要。一方面，更新硬件，提高医院人事档案管理的信息化程度。加强硬件投入是必不可少的管理条件，引进专门的档案管理软件，增强档案归类、检索、查询、转入、转出、保管的便利性，由于档案涉及个人隐私，所以还需加强档案防火、防盗系统。另一方面，增加医院人事档案管理的资金投入，促进人事档案的深层次开发，建立完善的医疗人才信息共享平台，对于促进医疗事业发展至关重要，同时可以为医疗科研、医疗统计工作提高更多的便利，为创新医院人事档案管理提供更多的新思路。

（二）提高医院人事档案管理效率及信息利用率

医院人事档案管理效率及信息利用率的提升对促进医院人事制度改革、人力资源的合理配置有积极的促进作用，但由于人事工作人员计算机应用水平不高、档案管理软件技术不成熟等多方面的原因，导致医院人事档案管理效率低下，尤其对人员档案的调入、调出等工作影响严重，因此，积极实现人事档案的信息化管理至关重要，要积极落实档案信息化建设、档案信息与其他信息的综合、档案信息的开发利用，以提高医院人事档案管理效率。另外，要将档案管理的工作进一步细致化，实现人事纸质档案信息资料的分类化、单元化，并同时进行档案的数据化处理，以方便工作人员及时进行档案的补充完善，保持档案的精确性和完整性，为医院人员职称评定、人力资源配置提供合理依据，进一步提供人事档案信息的利用率。

（三）增强医院人事档案管理意识，优化管理队伍

人事档案真实反应了医院的人才结构体系，建立健全的医院人事档案管理体系，有助于医院人力资源的优化配置，有利于医院的长远发展。但大部分医院重医疗、轻档案管理的现象依旧存在，为此，扭转人们对于医院档案管理的认识，加强医院对档案管理的重视乃当务之急。首先，加强档案管理人员的思想教育，使其认识到档案管理工作的重要性，端正工作态度，不断提高自己的业务水平，以饱满的热情创新档案管理工作，并督促医院其他人员配合做好档案管理工作；其次，给予资金的支持用于档案管理硬件的更新、软件的配置以及工作人员技能培训经费，使档案管理人员不断更新专业知识，提高专业技能；最后，采用参加座谈会、外出交流访问等方式开扩档案管理人员的视野，增强其创新能力，同时吸纳档案管理专业毕业生，为医院档案管理注入新的活力，并相应提高档案管理人员的福利待遇，以不断优化医院档案管理队伍，为其他各项工作的开展踏实基础。

总之，医院人事档案管理工作是医院管理工作的重要组成部分，做好医院人事档案管理工作，是优化医院人力资源的重要保障，是配合医院人事制度改革的关键。在医疗卫生体制改革不断深入，医院现代化管理不断加快的前提下，只有更新医院人事档案管理模式，引进新技术，才能适应时代要求，充分发挥人事档案资源的优势和潜在价值，才能促进医院的持续、健康发展。