档案数据库的质量控制

[摘 要]档案数据库是档案信息资源建设的主流组织形式，通过构建档案数据库标准体系及主要基于该体系构建的质量控制体系，为档案数据库的建设提供具有实践意义的指导。

[关键词]档案数据库；结构；质量

档案数据库是档案信息资源的高级组织形式，是适应当今信息化技术和管理需求的最佳形式，作为档案信息资源一个组成部分。它起着举足轻重的作用。因此，影响档案数据库质量的因素也必将从整体上制约着档案信息资源的质量。只有将档案数据库的质量控制好，才能构建高质量的档案信息资源，从而加快档案信息化的进程。

档案信息数据库建设，意味着在信息社会中档案管理工作开始涉及各类相关的技术问题，档案工作开始大规模引进现代技术。从长远看，档案信息数据库建设的发展就是档案信息化建设的推进，其间涉及数字档案信息的形成、收集、归档、整理、鉴定，存储、保管、保护，检索、传递、利用、统计、销毁等全过程。档案信息数据库建设将对相应的档案管理工作产生各种影响，使之在一定程度上发生某些变化。

怎样建设系统性能高、效益好的档案数据库，是档案数据库建设的关键，也是保证档案数据库质量的重点。笔者主要从以下几个方面进行探讨：

1、定位档案数据库，按标准体系进行档案数据库的统筹规划

建设档案数据库。首先要明确建设什么样的数据库。明确建库的目的和要求。从总体上对档案数据库进行定位，这样才能有的放矢，从而进行具体的、细节的规划。档案数据库的定位也就直接影响了数据库建设的规模、成本、性能和效益等。所以首先要抓住这个基本出发点。其次，应当采用标准体系来进行档案数据库的综合质量控制。目前我国国家和行业标准中尚无直接针对档案数据库建设的标准，而是间接分散在指导类和操作类标准中。有的地方档案部门自主开发了各自的数据库结构标准，但标准之间的差异很大，有成为信息孤岛的可能。因此，必须就档案数据库建设过程中所涉及到的各类标准规范进行系统管理，构建科学、合理的标准体系。

2、档案数据库系统的选择

档案数据库采用何种系统组织数据直接关系到档案信息资源能否被方便的开发和利用，能否满足档案利用者的需求，必须根据档案部门的经济状况和档案数量，合理选择档案数据库，不能盲目追求高标准、高要求。当前具有代表性的档案数据库系统主要有两种：一是关系型数据库；二是Lotus Notes数据库。Notes数据库作为面向文档的数据库，对于用户在网络上处理各种不同的文档信息来说非常方便和快捷，但在开发档案管理系统方面不足，容易形成一些信息孤岛。目前大多数档案部门还是利用关系型档案数据库组织档案信息资源，当前，应用比较广泛的大中型关系型数据库系统有SQLServer和Oracle，这两种数据库系统都具有很好的安全机制，其中前者是基于Win-dows开发平台上最标准、最普遍的数据库系统。开发人员可以按照用户的标准来选择数据库。具体考虑数据库系统的自动更新、查询、统计功能，构建与各部门相应的档案数据库系统。

3、档案数据库结构的设计

档案数据库系统选定之后，接下来的关键步骤就要设计合理的档案数据库结构，它对系统性能的好坏起着决定性的作用。在设计的过程中要充分考虑其可行性和实用性，除了要采用先进的科学技术和管理手段外，更重要的是要立足档案信息资源的特点，不能片面追求数据库的功能而忽视档案的特性。众所周知，数据库系统的响应时间随着库内记录条数和字段数量的增加而降低，而记录的数量多少与档案分类标准有关。分类中的档案数量越少，系统响应越快，详细划分档案的类别可以减少每一类档案的数量，但分得太细又会给用户的查找带来困难，大多数用户对档案的分类还不是很了解。同样，字段长度太短，档案利用比较困难，因此在设置前需要仔细分析每个字段的长度，力求简单实用。综合考虑档案用户的实际需求和系统的实时性，找出两者最佳的结合点。

4、档案数据库的安全问题

档案数据库的网络化的应用，也为其带来了传统档案信息资源管理时没有的安全性问题。档案信息易于修改而不易被发现，且容易受到网络黑客和计算机病毒的入侵，安全如果不能保证，档案数据库的质量也就无法保证。近年来信息系统的安全技术日臻成熟，档案信息资源也属于信息资源的范畴，因此，可以相互借鉴，如数字加密、身份认证、数字签名、PKI认证技术等。但无论综合运用多少种信息安全技术，信息安全隐患依然存在，所以，在档案数据库的建设过程中和动态的管理过程中都要进行安全防范。

5、档案数据库的质量控制

档案数据库质量问题是目前档案数据库建设中亟待重视和解决的关键问题。由于档案数据库是包括档案实体信息、管理信息、应用环境信息在内的各种类型数据按照特定数据模型进行组织的数据集合，本身就是一个由多种对象组成的复杂体，其质量问题具有多种来源和表现形式。从数据库角度看，一方面应采用软件产品质量控制的方法对档案数据库进行质量控制，另一方面需要对档案数据库构建依赖的标准体系进行分析把握。

档案数据库的质量评价是对数据库的质量及其运行效率和价值进行科学测定，它本身也是数据库建设生命周期的一个重要环节，使得数据库建设形成螺旋型上升的回路结构，是形成有效的档案信息系统的必需的工作环节。

总之，数据库是信息资源存储和开发利用的基础，是信息资源共享的先决条件，是信息系统的核心。档案数据库建设是实现档案信息化管理的基础。是实现档案信息网络化服务的根本保障。因此把数据库建设作为当前档案信息发布的核心工作，档案数据库建设越有成效，档案信息管理与服务也就越有保证。只有切实控制好档案数据库的质量，才能更好的开发和利用档案信息资源，加快档案的信息化进程。