如何做好文书档案中的鉴别工作

[摘 要]本文首先探讨了做好文书档案中鉴别工作的重要性，然后论述了文书档案中鉴别工作价值鉴别标准的确定、影响文书档案中鉴别工作的因素，最后就做好文书档案中鉴别工作的途径提取了具体可行的方法和步骤。

[关键词]文书档案；鉴定鉴别

文书档案是机关、团体、企事业单位在行政管理事务活动中产生的，由通用文书转化而来的那一部分档案的习惯称谓。文书档案记录了一个社会组织所从事的各类管理活动，如党群管理、财务管理、人事管理、业务管理等。文书档案是一个社会组织各项工作的真实记录，是各项事业持续发展的重要依据，既能指导现实工作又能为查考历史提供重要的凭据。

一、做好文书档案中鉴别工作的重要性

（一）做好文书档案中鉴别工作有利于对档案的保管

根据我国《档案法》的有关规定，在现存的很多档案中，存在着已超过保管期限或者已失去保存利用价值的档案，这就凸显出文书档案中鉴别工作的紧迫性和重要性，因此正确判定档案价值，剔除已失去保存价值的档案，是有利于提高文书档案自身价值的重要环节。

（二）文书档案中鉴别工作与人、财、物合理使用

近年来，由于机关、团体、企事业单位行政管理事务的不断增多，使文书档案的数量急剧增多，导致了库房紧张、设备短缺、经费不足等问题频繁出现。通过对文书档案的有效鉴别，有利于档案库房、设备人员的合理和有效利用。提高档案人员的整体业务水平，实现优质服务。

二、文书档案中鉴别工作价值鉴别标准的确定

文书档案鉴别标准是使文书档案鉴别工作得以顺利进行的关键，是提高文书档案鉴别工作质量的重要保证。文书档案的价值是客观存在的，而价值鉴别对档案价值的认识和评价带有很强的主观性。为使主观认识活动最大限度地符合客观实际，保证文书档案鉴别工作的质量，必须建立明确的档案价值鉴别标准。

（一）文书档案的来源标准

文书档案的来源通常指文书档案的形成者。一般情况下，形成者在社会活动中的地位越高，其形成的档案价值越大。首先，本单位的档案通常需要重点保存，外单位的来文需要根据来文机关的地位、职能、以及与本单位的关系具体判断其价值。其次，在本单位制成的文件中，不同的撰稿者和制发机构也会对档案价值产生不同影响，主要职能部门或人员形成的档案往往比一般事务部门或人员形成的档案价值相对要高。

（二）档案的内容标准

社会对文书档案的需求集中反映在对文书档案内容的需求上，因此，内容标准是文书档案鉴别的最重要的依据。鉴别时主要应依据文书档案内容的重要性、真实性、客观性、独特性、时效性等因素进行价值判断。一方面文书档案所记录实事的重要程度越高、典型性越突出、真实性与客观程度越高，文书档案的价值越大。另一方面文书档案内容越新颖独特，或者越富于本单位特色，文书档案的价值越大。

（三）档案的形式特征标准

文书档案的形式特征通常是指文书档案的名称、形成的时间、载体形态和记录方式等。这些形式特征在某种情况下会对文书档案的价值产生一定影响。

三、影响文书档案中鉴别工作的因素

文书档案价值鉴定是一项对文书档案工作者要求非常高的业务工作，它要求文书档案工作者不仅具有优秀的政治素质和道德修养，而且具有广博的知识面和丰富的文书档案价值鉴定经验，文书档案价值鉴定人员的心理在一定程度上直接制约着文书档案价值鉴定的活动过程。因此建立文书档案价值鉴定标准体系必须立足于现状，根据存在的不同问题制定相应的文书档案鉴定标准，从而建立文书档案价值鉴定过程中更加规范的标准。

四、做好文书档案中鉴别工作的途径

文书档案价值鉴定的难度较大，应结合本单位的实际开展文书档案价值鉴定工作，不断完善补充文书档案价值鉴定工作中的标准，使文书档案中的鉴别工作有章可循，确保文书档案鉴别工作的健康发展。

（一）文书档案中鉴别工作的方法

鉴别文书档案价值的基本方法就是直接、具体地审查文书档案，通常情况下，这种方法也被称为直接鉴定法。直接鉴定法要求鉴定人员逐件逐张审查文书档案材料，从文件的内容、作者、名称、可靠程度等方面考察分析，确定其价值，而不是仅仅根据案卷目录、案卷标题或文件目录、文件题名等来简单判定文书档案的价值。一般情况下，文件题目和案卷目录应该正确反映文件和案卷的内容及成分，但有时候也会出现题目中文种使用不当或组卷不合理的情况，导致题目和目录不能正确提示文件或案卷的内容和成分。

（二）文书档案中鉴别工作的步骤

第一步，在文件归档时确定是否属于归档范围，剔除一部分没有保存价值的文件，由机关文书处理部门或业务部门保存

一、二年后销毁。国家档案局对归档文件的范围作出了明确规定，各单位应根据规定，结合本单位的实际情况确定具体的归档范围。文书工作人员和档案工作人员在归档工作中应增强档案价值意识，用档案价值鉴定的原则和方法指导归档文件的选择。

第二步，对归档文件确定其保管期限，即确定文书档案的“生存期”。通常的做法是各单位在每年的归档类目中预定每个案卷或每份文件的保管期限，正式整理时再根据文件的内容和保存价值确定每卷或每件最终的期限。

第三步，到一定年限后对文书档案的价值进行复审。复审主要采取两种形式：一是移交复审，即需要向档案馆移交档案的机关在移交档案时，由本机关档案人员和档案馆的接收人员共同对移交档案的期限加以审查。二是到期复查，即对于定期保管的文书档案在保管期满后，重新审查这些文书档案是否需要继续保存。对于保管期满但仍具有保存价值的文书档案，要重新划定保管期限，要剔除并按规定程序进行销毁。