关于电子档案整理与保护的探讨

[摘 要]当今社会是信息化时代，社会各行各业都将先进的信息化技术应用在工作中，实现了现代化与数字化。在档案管理工作中，随着计算机技术、信息技术的使用，档案载体已经从纸质档案转变为电子档案，需要管理人员更新传统的档案整理方式与保护方式，这样才能够提高电子档案的管理水平。本文就电子档案的整理与保护措施进行分析，以供参考。

[关键词]电子档案；整理；保护措施

一、概述

所谓电子档案也就是采用计算机、磁盘、光盘等多种设备将信息数据进行存储。这种载体的档案与纸质载体的档案相对应，其单位为案卷。虚拟档案也就是将档案实体通过多种录入方式将其转变为字节存储于计算机或者磁盘当中，并且通过显示屏，用户也就能够对这些信息进行查阅。随着现代化社会的快速发展，社会中的信息越来越多，这就需要我们对信息加强管理，但是如果采用传统的管理方式，必然无法适应现代化社会发展的要求，不利于电子档案的管理。因此我们在实际工作中必须要加深电子档案整理与保护的认识，采用最科学有效的管理方法，提高电子档案的管理水平，从而推动档案事业的健康发展。

二、电子档案的整理方法

1、对于文书电子档案的整理

2、对于人事档案的电子归档

针对于人事电子档案，管理人员需要根据这些信息内容建立一个系统的数据库，并在建立过程中应当附加一些文字与多媒体信息，附加的文字一般是对于人的综合信息，而多媒体信息则是附加一些视频、音频、图像等信息。

3、对于科技类电子档案的整理

一般来说，科技类电子档案的类型相对较多，其中主要包括设备、声像等。在对这一类电子档案进行整理的过程中，相关工作人员首先应当对这些信息进行扫描，然后再将信息按照一定的方式进行连接，这样也就方便对其整理以及后期用户的检索。针对一些设备类的电子档案，随着现代化社会的发展，许多商家在所提供的技术大多从图纸逐渐转向电子化，那么管理者在对其进行整理的过程中，管理人员不仅要采用普通的整理方法，还需要根据实际情况建立一个特定的工作平台，并严格按照设备档案整理的注意事项进行整理。

三、电子类档案的保护

1、电子档案的保护

从当前我国发展现状来看，管理者对电子档案的保存依然处于脱机保存阶段，因此，人们在保存数据的过程中一般都会将软盘应用在其中。而在现代化社会发展中，科学技术的不断发展推动了光盘的发展，由于光盘在实际使用过程中具有抗干扰能力好、结构稳定、保存时间长等优点，因此人们将其代替了软盘应用在电子档案的保护当中。如今，随着各种电子档案的不断增多，档案管理部门都已经将光盘应用在了其中，但也受到一定的限制，软盘并没有得以彻底改革。因此在实际工作中，管理者必须要采取最有效的措施对软盘电子档案以及光盘电子档案进行保护，以保证电子档案的安全性。

2、软磁盘的保护

首先，规格要统一，最好使用3.5的高保密软盘，另外，软盘的质量也非常的重要，这直接关系这数据的安全和电子档案的保存时间。软盘的保管条件要做到规范统一，不允许把磁盘放在有强的磁场、震动、有腐蚀气体、有灰尘的地方。环境的湿度最好控制在百分之五十左右，温度最好控制在20度左右。另外各部门还要加强病毒检测，确保电子文件保存的磁盘没有病毒。有的电子文件在存盘时进行过加密或隐含文件名，如果密码或文件名被遗忘，电子文件就难以打开。所以对这类文件应该解密或显现文件名后再归档保存。最后如果条件允许，我们应该把软磁盘载体换成光盘，这样才能存放的更加的长久。

3、光盘的保护

（1）排放、使用要规范

我们在存放光盘的时候要把光盘放在盒子里然后直立放置，不让光盘堆叠，防止翘曲，在光盘使用的过程，我们也要尽量的避免划痕、摩擦。

（2）温度、湿度良好

如果光盘放置的温度过高或者太潮湿，光盘就很容易氧化、变形甚至片基霉变。所以我们要把光盘放在l4―24℃，湿度40%一65%的环境里面。

（3）做好避光工作

由于光盘的保护层是塑料的，所以会受到紫外光的伤害，如果阳光直射光盘就会提前老化。所以，我们要注意光盘的避光。做好是定期复制，一般来说磁盘是2年，光盘是5年，这些年过后最好转储，转储后使用原载体编号继续保存。

四、总结

电子档案的储存介质作为多媒体光盘能够极大地缩小档案的存储空间，也有着很好的存储扩展能力，可以更好的保存、管理档案，并促进档案信息载体向大容量、高密度、电子化方向发展，从而使档案信息资源共享成为可能，信息传输迅速、广泛，便于查询与管理，方便快捷，电子档案有着非常光明的前景。

电子档案的整理和保护随着科技的发展会越来越普遍，对于整理和保护的技术要求也会越来越高，所以，我们应该深入的研究，认真的对待，最好电子档案的整理和保护，为以后的电子档案发展做好铺垫。除了做好对电子档案整理和保护的基本认识和注意事项，我们还要做好相关法规的完善，建立健全合理、科学、严密的制度，只有这样才能更好的规范和维护电子档案的安全。