项目管理在图书馆实际工作中的应用

[摘 要]论述项目管理在图书馆实际工作中应用的可行性，并对照实例阐述项目各个阶段的管理思想和方法，包括项目启动与计划、实施与控制以及项目收尾，为项目管理在图书馆的应用提供了宝贵的工作经验。

[关键词]项目管理；图书馆

引言

2013年1月13日，由黑龙江中医药大学校长匡海学教授担任首席科学家，黑龙江中医药大学为第一承担单位的国家重点基础研究发展计划（973计划）项目《基于利水功效的中药药性理论研究》启动会在黑龙江中医药大学举行[1]。在973计划项目推进过程中，我馆承担中医古籍数据进行加工筛选工作，将符合课题要求的数据按固定格式予以收录。第一阶段的工作由于缺乏有效的项目管理，项目成果收效甚微，见表1。

1.项目管理在图书馆应用的可行性分析

项目管理的历史最早起源于美国[2]。项目管理就是把各种知识、技能、手段和技术应用于项目活动之中，以达到项目的要求；项目管理是通过应用和综合诸如启动、规划、实施、监控和收尾等项目管理过程来进行的；项目管理的对象是一系列的临时性活动或任务，目的是实现项目的预定目标。项目管理的应用能够使项目组人员责任分工明确，通过项目经理的沟通、协调，团队成员间的互助、合作，避免因工作范围梳理不清而带来的扯皮与推诿，提高工作人员效率、效益。

项目型工作在图书馆是普遍存在的，如新馆搬迁、机房建设、毕业生集体退卡、大型专题展览等。因此，吸收和应用项目管理的思想和方法指导图书馆工作是切实可行的[3]。

973项目第二阶段的工作，作为一个独立的管理过程，具有临时性，且资源（人力、物力、财力等）有限，目标明确，具备项目一般特征[2]。因此，在工作中应用项目管理相关的知识、技能、方法和技术，无疑能够在最短的时间内，用最好的质量、最快的速度、最少的费用完成数据的加工任务，最大限度地降低工作中资源的浪费。

2.项目管理在图书馆实际工作中的应用

2.1项目启动与计划

项目立项后将正式启动项目，项目启动就是以书面正式的形式肯定项目的成立与存在，同时为项目经理进行授权，以及确立项目各项规章制度。我馆通过召开“973”课题动员会的形式正式启动项目，以领导委派的方式确定图书馆副馆长为本项目的项目经理，负责整个项目的管理与协调。

项目计划是一个用来协调所有其他计划，以指导项目执行和控制的可操作文件。计划的制定和完善是一个“滚动式”的过程，每一位项目组成员都应参与项目计划设计与制定。通过不断检查、修正和完善，将前期积累的工作经验反映到更新的项目计划中去。

项目计划必定包括项目的整体介绍，项目的组织描述，项目所需的管理程序和技术程序，以及所需完成的任务，时间进度和预算等。由于本文篇幅有限，只能对我馆项目组织架构做简要介绍，供同行参考。如图1所示，我馆采用弱矩阵组织形式，抽调各个职能部门14位馆员组建临时项目团队，项目组成员须在完成各自职能工作的基础上，利用业余时间进行项目工作，任务完成后，各部门人员复位。我馆采用“从上到下”的方式，将项目分解为最小单元工作包（WBS， work breakdown structure），使项目组成员明确各自分工及工作目标。

2.2项目实施与控制

好的计划是项目成功的一半，而另一半就是实施与控制。项目实施的过程实际上就是执行项目计划，将计划付诸于行动的过程[4]。项目控制贯穿于项目实施整个过程，在项目偏离计划时采取适当纠正措施，以使项目回复到正常轨道，保证实现计划目标。我馆项目控制过程包括3个方面。

2.2.1进度控制

项目进度控制的关键是监控项目的实际进度，及时地将它与计划进度进行比较，采取必要的措施纠正偏差[5]。我馆依据进度计划甘特图中各项活动的时间安排，对影响973课题数据加工进度的因素进行实时监控，以便在必要时及时采取措施加以纠正，确保各项活动的按时完成。

2.2.2质量控制

质量控制指采取有效措施监控项目的执行结果，确保项目质量计划和目标得以圆满实现的过程。课题组定期将加工完数据上传给项目经理，由项目经理进行最后的数据校验，对校验过程发现的错误操作及时予以纠正，并将问题通过QQ群告知每一位课题组成员，避免类似问题发生，进而提高工作效率。

2.2.3成本控制

项目成本是指为完成项目目标而付出的费用和耗费的资源，项目成本控制的主要目标是确保在批准的预算范围内完成项目所需的各个过程。由于973计划项目的预算费用比较有限，如控制稍有不慎，就可能会超出预算。我馆对于项目各项费用支出严格控制，必须向项目经理申请，并报馆长批准。

3.数据加工项目收尾

通过项目收尾管理，可确定项目第二阶段预期的目标是否达到，项目或规划是否合理有效。通过分析评价找出成败的原因，对实施过程中出现的问题提出改进建议，总结经验教训，并通过及时有效的信息反馈，为下一阶段工作提供指导和借鉴，提高项目经理的决策和管理水平，见表2。

成本未超出应用项目管理相关知识整合了图书馆的各类人才资源，提升了图书馆的管理水平，拓展了图书馆的管理思路及方法。项目化管理使我馆承担973计划项目相关的第二阶段工作得以圆满完成，整个过程中馆员间的沟通、协作能力与团队精神得到充分的培养和检验，有效降低了管理层决策所要花费的时间与精力，成功经验值得图书馆同仁参考借鉴。