完善档案信息化建设推动档案利用体系的发展

档案是国家的宝贵财富，是历史的真实记录，在社会实践中具有重要的参考和凭证作用。随着社会的发展，档案的这种作用越来越被更多的人们所认识。而档案资源的利用是档案工作的根本出发点和落脚点，是档案工作的根本目的和档案价值的重要体现。

一、档案利用的重要性，加大档案信息资源的开发利用工作力度

（一）档案利用工作，亦称“档案利用服务”、“档案提供利用”，是档案部门通过一定的方式与方法，直接提供档案，为利用者服务的一项业务工作。

（二）档案利用是档案整个过程中最终环节，国家政府，以及档案馆工作人员，为档案所作的一切努力，包括档案安全保护最终目标就是能服务于现代化建设，服务于国家、服务于人民群众。

（三）档案利用工作是检验和衡量档案馆工作的主要标准，通过各种有效的方式和方法，利用档案信息资源，为政府、单位、个人的需求提供服务，发挥档案的社会效益和经济效益，才能使档案信息资源的利用价值得以实现。

二、做好档案信息化建设是档案利用的直接体现

（一）随着科学技术的不断发展，计算机应用的日益普及和电子文件的大量涌现，信息技术日新月异的迅猛发展和在各行各业的广泛应用，对国民经济和社会发展产生了深刻影响，必须要彻底改变传统的档案注重馆藏而轻视利用局面，运用信息资源和信息技术手段，对档案信息资源实施有效开发利用，促进档案事业发展。

（二）档案利用是档案利用者通过档案利用工作系统查找、利用，满足其利用需求的行为过程，档案利用离不开档案信息存储、收集及网络化，档案中蕴藏的丰富信息将在社会经济发展的各个领域中发挥不可替代的作用，直接为社会建设服务。

（三）档案管理信息系统的建设是实现档案利用的有效手段和载体。各部门及单位要在各自职责范围内建设信息平台，彼此之间互相联系，相互学习、相互交流，从而实现档案利用最大化。

三、如何做好档案利用工作

（一）加大档案信息资源的开发利用工作力度

1、政府支持，领导重视。要做好档案信息资源的开发利用，发挥档案利用的作用，首先需要各级人民政府从遵法守法的高度加强领导，对档案工作给与大力支持，帮助档案部门协调内外关系，督促各级部门把各项工作落到实处。其次要领导重视，给档案事业的发展创造一个良好的内外环境。

2、加强对档案工作者意识培养。档案人才是知识管理人才，要求档案工作者不仅要具备图书、情报、档案学的专业知识，还要具备现代信息技术应用和加工处理能力。当前，档案现代化管理就是计算机档案管理，这就对档案工作者提出了新的更高的要求。所以，要加快培养和造就一批信息化建设的管理型、技术型和复合型人才，以适应档案信息化的发展。

3、加强档案信息基础建设，提高档案信息化水平。档案信息基础建设主要是根据功能需要，建设大容量的信息资源数据库，开发用户的服务管理系统、城域网系统和存储系统。要配备电子计算机，电子计算机具有运算速度快，精确度高，存贮信息和逻辑判断能力强以及自动进行运算等特点，在档案管理上，运用计算机进行档案的收集、整理、编制检索工具、内容介绍和编制内目录以及库房的管理，为档案的编研和档案统计提供服务，方便档案者管理和用户使用。

4、加强信息网络建设，加快档案信息化建设步伐。档案信息资源网站建设是档案信息化建设的重要步骤，是档案部门联系社会的重要窗口。要建立档案信息资源体系，利用现代科技手段达到档案资源利用共享的目的。要建立档案信息资源网站，为社会提供档案信息服务。实行档案工作网络化，建立和完善局域网，充分发挥网络交互作用，形成具有一定规模的档案馆网。

（二）完善档案信息系统建设，保证档案信息利用的准确性

档案信息资源作为档案事业的一部分，也越来越受到人们的重视。各级档案部门要在完善档案信息平台系统的基础上，对档案资料的收集做到及时、准确，把最新的信息提供给大家。这就要求各级档案部门做到：一是把往年馆藏数据很长时间没有更新的信息及时录入和更新、把过于简单陈旧、查询不够灵活信息内容重新发布。二是档案信息资源主要体现在档案信息的系统性、有效性和完整性，其最终目的是进一步扩大档案资源的利用范围，各档案馆要把档案信息资源多层次、多结构、多视角的真实完整地保留下来，达到档案利用的目的，使档案利用的价值和意义得到最基本的体现，为国民经济的发展提供强有力的信息保障。

（三）实现档案资源的社会共享，建立和完善信息管理发布平台

各档案部门虽在各自职责范围内建立了信息平台，但彼此之间互不联系，处于分散管理，这种情况会造成系统的重复建设，也不利于公布信息的真实性更缺乏监管措施和手段，使一些无效信息长期放在网上，映像了整个信息体系的建设。要改变这种状况，需要做到：

1、加强信息数据库管理，由于信用管理系统处于分散型的管理状态，为了能使各档案部门的信息得到共享，这就需要整合各部门现有的档案系统，建设一套完整、统一的信息平台，达到档案信息利用共享。

2、把信息系统特别是具有数据采集功能的省、市级的系统统一起来，数据录入完成后与录入单位保持一定的关系，建立有效的下行机制，在一定范围内统一联网，实现档案资源的社会共享。

3、增强服务意识，充分认识到只有通过档案资源信息化，采用先进的数字和网络技术，建立起有效、快捷的档案信息服务网络体系，形成向全社会开放的服务平台，才能实现档案信息资源的自由共享，最大限度地开发和利用档案资源。

4、以往各个不同部门，不同科室调阅档案存在一定的不方便因素。将档案信息化处理后，利用和发挥网络的作用，有计划性、有针对性地实现网上查询和利用服务，电子文件比档案原件更易于导航，更有利于按需浏览保持随机存取，大限度地实提高馆藏档案的利用率。

总之，档案信息资源作为社会共享的信息资源的一部分，在国民经济发展中发挥着越来越重要的作用，档案资源开发和利用将会为社会提供更大的市场服务。