文书档案管理的现有问题及对策

[摘 要]随着社会和科技的不断进步，文书档案管理工作也逐渐被人们所重视。文书大难管理工作也是一个单位的重要组成部分，而且它还是衡量和评估一个单位的标准。档案管理工作也随着社会的发展得到了更新换代，使档案管理工作更加规范化、标准化。现今的文书档案管理工作还存在着一定的问题需要我们去改进，这样档案管理工作会展开的越来越好。

[关键词]文书档案管理工作；现有问题；改进对策

一、文书档案管理的特点

文书档案记载着一个单位发生事件过程的记载和一个单位的发展史，一般以纸质为主。一般单位文书档案包括：重要手稿、人事档案、行政档案、活动方案及记录、签订的各种协议、上级签发的文件、各种重要时刻的照片等各种形式的档案记载。档案以纸张形式居多，还有影像、录音、照片、电子档案等多种形式的档案记载。文书档案的管理需要有专业的人员去管理。文书档案管理人员需要专业的职业道德和职业素养，现今的文书档案管理工作还需要不断的改进。

1.1档案管理制度及管理人员相对落后

随着科技的不断发展，对于文书档案的管理工作也越来越被人关注，其中有一些问题也随之而来。例如，档案管理制度。如今有一些单位由于资金缺乏、上级领导的不重视所以并没有建立单独的档案室、配备相应的设配、专业的管理人员和相应的管理制度。这些问题虽然小，但是却有可能导致文书档案资料的缺失、损害、借阅人员未定时归还等问题。

还有没有专业的人员，会导致文件遗漏、管理不足和装订错误等问题。而且现在的管理人员已经成为了“保管”人员，管理人员的年龄偏大、专业素质偏低、与现代化记录方法相悖，对统计、记录档案会造成遗漏、存错档、借阅记录有误等问题。档案管理人员对于文书档案管理是很重要的，原因如下：第

一、专业的保管人员经过上岗培训。而现今的保管人员只是对文书档案进行看管和外借等表面知识了解，对于专业的上岗知识并不了解。第

二、专业管理人员会合理利用文书档案的价值。专业的管理人员可以跟上时代的脚步，用现代化的方法进行工作，并合理运用文书档案的潜在价值。

现今科技的飞速发展，使各行各业的工作都更加的方便快捷。而文书管理工作也可以采用科学化、数字化的方式进行管理。文书档案管理中可以引入一些现代化的运用，提高工作效率、减轻管理人员的工作压力。一般文件的档案材料都以纸质为主，时间过长纸张就不易保管，容易字体模糊、纸张变脆等。若是在档案管理工作中采用数字化管理，运用一些管理软件做成电子档案，存储空间小、易于整理、分类整理方便快捷而有直观、节省时间，还可以避免图书馆管理人员把档案资料存错档、漏存档等问题。运用管理软件进行文书档案管理工作会使一个单位的管理工作更加的现代化、信息化、数字化。

1.3文书与档案工作衔接有待改进

文书工作与档案管理工作有着密不可分的关系又有着一定的区别。但是，在文书档案管理工作中，文书工作与档案工作需要相互合作。在实际中，文书工作者对档案意识薄弱而档案工作人员通常情况下又不会考虑文书工作，这是文书工作与档案工作当中的衔接问题。这样的问题会导致文书工作者对档案资料格式的不了解、书写不规范等问题。

二、改进文书档案管理的方式

文书档案管理在一个单位中是很有必要的，档案资料中有很多的“红头文件”、合同协议、珍贵的照片等，这些档案都有着重要意义和潜在的价值。对文书档案管理要打破传统模式，增强管理制度、加强领导对文书档案管理的重视、运用科学的方法进行管理。

2.1引起领导重视，加强制度管理

想要完善文书管理工作就必须引起领导对文书档案管理的重视，只有这样文书档案管理工作才可以顺利开展。首先，要设立一个单独的文书档案管理室存储各类档案资料；其次，要进行一次大规模的检查、分类、统计、调查、从整，把档案资料从新整理、分类，从新记录；然后要招聘一些专业管理人员进行管理，要求管理人员专业素质和管理技术过硬、受过专业的上岗培训；最后，要制定一套完善的管理规定，规范每一位管理人员的工作流程和工作态度。从而，建立一套完整的文书管理工作体系。

2.2制定相应的管理规定，完善管理工作

文书管理工作有着专业性和服务性，工作中需要有相应的条令规范管理人员。单位可以依据《中华人民共和国档案法》制定一些关于工作时间及要求、保管规定、保密规定、借调规定等规定。这要的规定可以让工作人员有迹可循，从而让管理人员更加信服、工作更加规范，还可以跟好的开展文案管理工作。

2.3加强部门合作，做好衔接工作

文书档案管理需要各个部门共同合作才能更好的开展。文件是档案的基础，这就需要文书工作者加强档案意识，使用正确的纸张、格式书写文书，及时记录并查找文件是否有误保证文件的准确性，规范文书的质量。要求文书管理人员积极主动了解各个部门的工作、活动，获得一手信息。在工作中严格按照规定流程，对文件进行核实、检查整理、记录在案，完善好文书工作与档案管理工作的衔接，从而达到文书工作于管理工作一体化。

三、结论

随着科技的不断发展，文书档案管理在单位中也占有一席之地。要完善文书档案管理制度、加强各部门之间的合作，使文使档案管理工作更加的规范化、信息化，以此保证单位的建设和发展。