电子文件对档案工作的影响

[摘 要]本文从不同的角度出发，对电子文件对档案工作的影响进行分析。

[关键词]电子文件；档案工作；影响

一、电子文件对档案工作的影响

（一）传统档案工作以纸质文件为对象，而计算机应用后，文字材料被电子文件取代，它是由拟稿者直接写入磁盘上，并修改它，一旦形成，立即向办公室信息数据存储，这是由技术人员共享。这使得文件和档案之间没有明确的界限。纸质档案的管理工作，通过长期的实践，总结了一套原则、工作过程和方法，如文件归档系统。文件归档档案工作是档案工作的启动过程，结合点也是文书工作和档案工作，通过采集备案，文件的管理、存档一年一次。电子文件随时产生、随时改变，存储在计算机磁盘或光盘中。因此，它具有很强的依赖性。如果归档，必须以磁盘或光盘形式，归档范围不能只是“办理完成”，还应该包括操作系统。

（二）因为电子文件信息与载体的可分离性，档案实体分类可以通过分类的概念所取代，因为实体分类结果能够反映一种属性的连接，这一排列的方式是手动操作管理，但在电子文档环境，电子文件被改变，通过计算机系统的快速、多角度、有效的整序，不再需要分类。不同的用户可以根据办公自动化系统的不同需求，电子文件的自由组合的分类。

（三）因为电子文件的保存价值还取决于其自身的价值和可读性，其识别方法、标准、内容发生了变化，原来的档案价值理论分析也将扩大范围，甚至操作系统软件分析电子文件的读取。根据传统的档案鉴定理论的文件，应根据文件的保留时间价值和参考价值决定，而电子文件制作方便，将产生更多的文件，另一方面，由于用户的需求，信息和数据的修改和补充，它是很难划定保管期限固的，因此，识别、管理的方法也不确定。此外，由于电子文件的信息载体的特殊性，其存储和检索的方法，与外部的使用也有许多差异的地方。

二、电子文件对档案学理论的影响

（一）电子文件的价值还取决于对档案本质属性的影响

原始记录性是档案的本质属性。原始记录性一方面表现在档案的内容里，另一方面，表现在档案的形式上，如手稿，领导人的亲笔签名，都表现出原始性。是档案的原始记录，在办公自动化系统中，从起草电子文件到修改都在电脑上进行，很容易修改，最能体现原文的内容和形式特征文件记录不存在。电子文件是计算机文字处理系统的最后一个版本，没有草案和印刷版本之间的差异，有的文件和档案的原件和复印件之间没有区别，甚至难以得出一个大的界限。人们可以方便的复制电子文件；此文件是档案的前身，文件转化为档案文件是很难理解的概念。如何确定电子文件的记录和证据？电子文件可以作为一个文件？是否有法律文件等功能，将成为了一系列新的项目档案。这些问题都可以转化为电子文档文件的关键，也是客观的需要，档案的本质属性的新内涵。

（二）对档案来源原则的影响

来源原则包括两个方面：从外部来看是尊重全宗原则，从内部的角度来看是尊重原始顺序原则。目前，大量的电子文档已日益引起人们的广泛关注。传统的观点是基于源文件检索系统的原则，必须建立组织形式或文件中的信息和文件的提供者。只有根据其来源不同，从法律责任和行政管理的角度来看，才能正确地组织和理解的存档文件。而在形成过程中，没有严格的对应于现存的组织机构，人们可以在任何时间要求的文件信息的复制命令、修改和重新组合，扰乱或破坏的档案。因此，确定文件的源，不能局限于寻找一个适当的定义，或只需要全宗和档案系列完整的保护，根据原来的顺序，在整个生命周期文件的变化，应随着客观实际的变化，丰富和发展来源原则。

（三）档案学理论研究内容的影响

档案学理论的研究对象的确定。档案学理论是以纸质档案为主要研究对象的，电子文件出现后，改变了档案工作的对象，理论研究的对象也就改变了。原来一些结论、模式将被重新审视，管理思想，对原有的管理原则将被更新和补充，对原有系统也将丰富和完善。所有这些研究成果已经应用在电子文件中。如电子文档的排序技术，信息安全技术，计算机病毒防治技术等，将成为档案学理论不可缺少的内容。

三、档案界应采取的对策

（一）做好电子文件归档的技术处理工作，电子档案管理策略实施。文件归档模式势在必行，这就要求档案工作者必须深入到当前的文件工作中，电子文件的指导下产生的处理和存储，对电子文件的原始信息进行保护，了解文件的信息重新组合事件序列。也就是说，通过技术处理，电子文件归档的“只读”文件，它可以读取但不能写，不能更改文件，电子文件的识别和保护原有结构，保证电子文件和纸质文件，成为一种社会效用的发挥。

（二）保存电子文档存在的问题。从理论上讲电子文件可以保存很长时间，因为它的信息读出无接触，无磨损。介质层记录电子文件，不受外部磁场的影响，在空气中不受灰尘、水和有害气体的直接侵害。然而，由于电子文件形成时间短，缺乏实际的验证、贮存，长期保存电子文件，是档案工作者的一个重要课题。目前，对电子文件长期保存，需要定期复制，防止信息丢失。

（三）按档案管理向立体化方向发展。以前的档案管理是呈直线状态的，随着人们对利用服务工作的重视，使利用工作和其它基础工作构成一个平面。这种平面结构只反映纸质档案的情况，随着电子文件的介入，档案种类在增加，其基础工作和利用工作也都具有各自的个性。因此，在原有平面结构基础上，又增加了一项档案信息载体内容，就构成三维空间，形成了立体化的管理结构。

（四）档案人员知识结构的变革迫在眉睫。我国档案人员要适应信息技术和档案事业的发展，必须采取积极措施抓好知识更新，引进、消化、适应信息技术的成果，使档案人员拥有广博的知识，以适应信息技术发展的需要。可以肯定，加快档案人员知识结构的变革，多途径、多层次培养人才，是档案工作迎接信息技术革命最根本的对策。